Avantages et inconvénients de la téléconférence

Une téléconférence est un appel de groupe entre collègues, famille ou amis. Une personne initie l'appel et transmet l'information aux autres. Comme son nom l'indique, vous organisez une conférence ou une réunion par téléphone. Il y a un certain nombre d'avantages et d'inconvénients à la téléconférence que vous devriez considérer avant de choisir cette méthode de réunion.

Planification immédiate et flexibilité

Vous pouvez configurer un appel de téléconférence en quelques minutes. Il existe des services de téléconférence en ligne qui vous permettent de vous connecter, de définir la date et l'heure de votre appel et de récupérer un numéro de téléphone et un numéro d'identification personnel, ou NIP, à distribuer presque instantanément aux participants de votre appel. Les participants à l'appel disposent également d'une grande flexibilité. Les appelants peuvent quitter et revenir à la discussion quand ils le souhaitent.

Capacité à enregistrer

Un autre avantage de la téléconférence est que vous avez la preuve de qui a participé à l'appel et que vous pouvez également enregistrer l'appel. Donc, s'il y a des différends ou des questions sur les termes d'un accord verbal qui a été conclu par téléphone, vous pouvez simplement vous référer à l'enregistrement ou à la transcription de l'appel. Vous pouvez également envoyer par e-mail à chaque participant une copie de l'appel. Cela aidera vos clients, collègues et travailleurs à être plus efficaces. Par exemple, si vous discutiez d'un projet à réaliser, un employé peut rejouer l'appel pour être clair sur son rôle dans le projet.

Difficile à arbitrer

Lors d'une réunion normale, une personne est généralement désignée pour agir en tant que parlementaire sur la procédure. Le parlementaire est une personne neutre qui évite que la discussion ne dévie du sujet, arbitre les arguments et garde la réunion courte. Cependant, lorsque vous avez une réunion au téléphone, les gens sont moins susceptibles de respecter et de reconnaître le parlementaire. Par conséquent, une téléconférence peut être difficile à gérer et à officier.

Impersonnel

Étant donné que cette téléconférence remplace une véritable réunion en personne, cela peut être une façon très impersonnelle de faire des affaires ou de discuter de problèmes avec votre groupe. Vous ne pouvez pas regarder une personne dans les yeux lorsqu'elle parle ou observer ses mouvements pour évaluer son humeur, sa signification ou son intention. Il est plus difficile pour les membres de développer un lien fort les uns avec les autres. Si vous remplacez les réunions en face à face par des téléconférences, les membres de votre groupe pourraient, au fil du temps, commencer à se déconnecter les uns des autres.