Avantages et inconvénients de la téléconférence

Une téléconférence est un appel de groupe entre collègues, famille ou amis. Une personne initie l'appel et transmet l'information aux autres. Comme son nom l'indique, vous tenez une conférence, ou réunion, par téléphone. Il y a plusieurs avantages et inconvénients à la téléconférence à considérer avant de choisir cette méthode.

Planification immédiate et flexibilité

Vous pouvez organiser une téléconférence en quelques minutes. Des services en ligne permettent de vous connecter, définir la date et l'heure, et récupérer un numéro de téléphone et un code PIN à distribuer aux participants presque instantanément. Les participants ont aussi beaucoup de flexibilité : ils peuvent quitter et revenir à la discussion quand ils le souhaitent.

Possibilité d'enregistrement

Autre avantage : vous avez la preuve de qui a participé et pouvez enregistrer l'appel. En cas de litige ou question sur les termes d'un accord verbal passé par téléphone, vous pouvez vous référer à l'enregistrement ou à la transcription. Vous pouvez aussi envoyer une copie à chaque participant, ce qui aide clients, collègues et employés à être plus efficaces. Par exemple, si vous discutiez d'un projet, un employé peut réécouter l'appel pour clarifier son rôle.

Difficile à animer

Dans une réunion normale, une personne est souvent désignée comme président de séance. Ce rôle neutre empêche la discussion de dériver, médiatise les conflits et garde la réunion courte. Par téléphone, les gens sont moins enclins à respecter ce rôle. Résultat : une téléconférence peut être difficile à gérer et animer.

Impersonnel

Remplaçant une rencontre en face à face, la téléconférence est un moyen impersonnel de faire des affaires ou discuter. Vous ne pouvez pas regarder quelqu'un dans les yeux ni observer ses mouvements pour évaluer son humeur, son sens ou son intention. Il est plus dur pour les membres de développer une forte connexion. Si vous remplacez les réunions physiques par des téléconférences, vos membres pourraient, avec le temps, se sentir déconnectés les uns des autres.