Comment ajouter des notifications par e-mail à une liste dans SharePoint
La plateforme SharePoint facilite la collaboration entre les membres du site. Vous pouvez définir des alertes sur une liste et une bibliothèque pour recevoir des notifications par e-mail lorsque la liste ou la bibliothèque est mise à jour. Une notification par e-mail est envoyée aux adresses e-mail spécifiées pour l'alerte chaque fois qu'un élément est ajouté, supprimé ou modifié. Cependant, vous pouvez également définir une alerte sur chaque élément individuel d'une liste ou d'une bibliothèque afin d'être averti lorsque l'élément est mis à jour.
Définir l'alerte sur la liste
Étape 1
Connectez-vous à votre site SharePoint avec les informations d'identification de votre site, puis accédez à la liste pour configurer les alertes.
Étape 2
Cliquez sur l'onglet "Liste" pour afficher les contrôles de liste dans le ruban supérieur. Si vous travaillez dans une bibliothèque au lieu d'une liste, cliquez sur l'onglet "Bibliothèque".
Étape 3
Cliquez sur la flèche pointant vers le bas sous le contrôle "M'alerter" dans le ruban supérieur, puis cliquez sur "Définir une alerte sur cette liste". Lors de la définition d'une alerte sur une bibliothèque, l'option s'appelle "Définir une alerte sur cette bibliothèque". La page Nouvelle alerte s'ouvre.
Étape 4
Saisissez un nouveau nom pour l'alerte dans le champ Titre de l'alerte; alternativement, vous pouvez laisser le nom par défaut en place. Le titre de l'alerte apparaît comme objet des notifications par e-mail.
Étape 5
Saisissez les adresses e-mail ou les noms d'utilisateur réseau des destinataires de l'alerte dans le champ Envoyer les alertes à.
Étape 6
Cliquez sur l'option "E-mail" dans la section Mode de livraison. Notez que si cette section est grisée, les notifications par e-mail peuvent ne pas être activées pour la plate-forme.
Étape 7
Sélectionnez le "Type de changement" pour lequel les notifications seront envoyées. Par exemple, pour alerter les destinataires lorsqu'un élément est supprimé, sélectionnez l'option correspondante dans les sections Change Type et Send Alerts for These Changes.
Étape 8
Sélectionnez "Immédiatement" dans la section Quand envoyer les alertes pour envoyer l'alerte lorsque le changement se produit. Vous pouvez également choisir de recevoir un résumé quotidien ou hebdomadaire de toutes les alertes par e-mail.
Étape 9
Cliquez sur "OK" pour enregistrer et activer l'alerte.
Définir une alerte sur l'élément de liste
Étape 1
Ouvrez l'élément de liste dans le navigateur, puis cliquez sur l'onglet "Fichiers" dans la barre d'outils supérieure. Notez que le nom de l'onglet varie selon le type de liste. Par exemple, l'onglet est étiqueté "Tâches" au lieu de "Fichiers" dans une liste de tâches.
Étape 2
Cliquez sur l'option "M'avertir", puis cliquez sur "Définir une alerte sur ce document". L'écran Nouvelle alerte s'ouvre.
Étape 3
Saisissez un nouveau titre pour l'alerte dans la zone Titre de l'alerte, si vous le souhaitez.
Étape 4
Saisissez les adresses e-mail ou les noms d'utilisateur des destinataires de l'alerte dans le champ Envoyer les alertes à.
Étape 5
Sélectionnez "E-mail" comme méthode de livraison, puis cliquez sur les options souhaitées pour les sections Type de modification et Envoyer des alertes pour ces modifications.
Étape 6
Cliquez sur "Immédiatement" pour que les alertes soient envoyées lorsque la modification est effectuée, ou sélectionnez l'option de résumé quotidien ou hebdomadaire pour recevoir des résumés d'alerte.
Étape 7
Cliquez sur "OK" pour enregistrer et activer l'alerte.
Astuce
Si la plateforme est configurée pour le faire, vous recevrez une confirmation par e-mail lorsque vous configurerez une alerte dans SharePoint.
Avertissement
Les informations fournies dans ces étapes s'appliquent à Microsoft SharePoint 2013. Les instructions peuvent varier légèrement ou considérablement pour les autres versions de la plate-forme.