Comment envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail

Certains classeurs sont trop importants pour rester confidentiels. Que ce soit pour collaborer avec des collègues, envoyer un fichier à un client ou partager un inventaire personnel, Excel 2013 offre plusieurs options de partage sans quitter l'application. Vous pouvez envoyer un lien vers un fichier sur OneDrive, ou l'envoyer en pièce jointe au format PDF, XPS ou Excel (XLSX).

Étape 1

Ouvrez le classeur dans Excel. Vérifiez l'ensemble du classeur (chaque feuille) pour vous assurer qu'il ne contient que les informations à partager. Par exemple, si vous envoyez une grille de tarifs à un client, assurez-vous que vos coûts internes n'y figurent pas. Pour supprimer une feuille, cliquez sur son onglet en bas et choisissez « Supprimer ».

Étape 2

Enregistrez le classeur sous un nouveau nom si vous avez fait des modifications : menu « Fichier » → « Enregistrer sous ». Si vous préférez envoyer un lien plutôt qu'une pièce jointe, enregistrez la copie dans votre dossier OneDrive au lieu du disque local.

Étape 3

Menu « Fichier » → « Partager » → « Envoyer par courrier électronique ». Quatre options s'offrent à vous : en pièce jointe (fichier Excel, PDF, XPS) ou sous forme de lien vers votre fichier OneDrive.

Étape 4

Choisissez « Envoyer en pièce jointe ». Excel ouvre une fenêtre Outlook avec le fichier XLSX déjà joint. Ajoutez les destinataires, un message et cliquez sur « Envoyer ». La fenêtre Outlook se ferme automatiquement.

Étape 5

Cliquez sur « Envoyer un lien » (dans les options de partage par e-mail) uniquement si le fichier est enregistré sur OneDrive. Excel génère automatiquement un lien et l'insère dans un nouveau message. Le destinataire l'ouvrira dans Excel Online ; s'il n'a pas de compte Microsoft, le lien lui propose d'en créer un gratuitement.

Étape 6

Sélectionnez « Envoyer au format PDF » ou « Envoyer au format XPS » si vous ne voulez pas que le destinataire puisse modifier le fichier. Windows 8.1 ouvre nativement ces formats avec l'application Lecteur. C'est aussi pratique si le destinataire n'a pas de compte Microsoft.

Étape 7

Cliquez sur « Obtenir un lien de partage » si vous préférez envoyer le lien via un autre compte mail ou un service de messagerie. Deux choix : lien d'édition ou lien en lecture seule. Cliquez « Créer le lien », copiez-le et collez-le dans votre message.

Étape 8

Choisissez « Inviter des personnes » pour collaborer sur le classeur. Entrez les noms de vos collègues et définissez leurs droits (édition ou lecture). Différence avec le lien de partage : 1) si vous utilisez SharePoint, vous pouvez exiger une connexion ; 2) vous pouvez révoquer l'accès ultérieurement via le même écran (« Supprimer l'utilisateur »).