Comment importer un relevé bancaire dans QuickBooks
De nombreuses banques proposent désormais d'exporter les relevés et les transactions comptabilisées dans un fichier .QBO que le programme de comptabilité d'entreprise QuickBooks peut importer dans les comptes de votre entreprise, que ce soit sur un PC ou un Mac. Le fichier de relevé bancaire en ligne QuickBooks affichera une liste des transactions de paiement et de dépôt téléchargées, y compris les dates et les bénéficiaires des chèques et des paiements par carte de débit. La mise à jour de votre registre bancaire QuickBooks consiste alors simplement à comparer les transactions importées à ce que vous avez enregistré et à transférer toutes les transactions manquantes vers le registre.
Étape 1
Cliquez sur l'élément de menu "Banque" dans QuickBooks lorsque vous êtes en ligne, et dans la liste déroulante qui apparaît, vérifiez si votre institution financière est répertoriée. Vous pouvez également consulter directement le site Web de votre banque pour découvrir si elle dispose d'une fonction d'exportation qui enregistre en tant que fichier .QBO.
Étape 2
Téléchargez vos transactions depuis la banque, généralement sur une période de dates définie.
Étape 3
Ouvrez votre fichier d'entreprise dans QuickBooks. Dans votre menu "Fichier", sélectionnez "Importer", puis dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez "Depuis Web Connect". Localisez le fichier dans la nouvelle fenêtre et cliquez sur "Ouvrir". Une fenêtre s'ouvre montrant les transactions téléchargées.
Étape 4
Choisissez le compte dans la liste déroulante qui correspond au registre que vous utilisez, en vérifiant très probablement. La liste dans la fenêtre des transactions téléchargées affiche les éléments qui correspondent à ce que vous avez déjà enregistré dans votre registre, et les transactions que le programme ne peut faire correspondre avec aucune des entrées actuelles de votre registre.
Étape 5
Confirmez qu'une transaction qui ne correspond pas automatiquement n'est pas un doublon. Les dates peuvent différer du moment où vous écrivez le chèque et du moment où il est compensé par la banque. Vérifiez également les erreurs dans les entrées manuelles que vous avez faites dans votre registre. Pour les entrées téléchargées qui sont des doublons, sélectionnez l'entrée et cliquez sur le bouton "Match" pour forcer le logiciel à faire correspondre la transaction. Si cela ne fonctionne pas, cliquez sur le bouton Supprimer. Pour les entrées téléchargées qui ne sont pas des doublons, sélectionnez l'entrée et cliquez sur "Ajouter une entrée pour s'inscrire". L'entrée est ajoutée à votre registre de contrôle et l'entrée téléchargée est maintenant marquée comme correspondante.
Étape 6
Modifiez la transaction si nécessaire dans votre registre pour la joindre à un compte de dépenses ou de revenus spécifique et pour faire correspondre les noms des clients ou des fournisseurs avec ce que vous avez répertorié dans votre fichier d'entreprise QuickBooks.
Étape 7
Répétez jusqu'à ce qu'il ne reste plus que les transactions correspondantes dans la fenêtre des transactions téléchargées. Vérifiez le solde pour voir s'il correspond à votre solde bancaire, à l'exception des transactions en cours. Lorsque votre caisse balance, fermez la fenêtre de téléchargement. Vous avez terminé.