Comment utiliser les sous-totaux et totaux dans une feuille de calcul Excel
Alors que le calcul des totaux dans Excel 2013 est généralement juste une question de cliquer sur le bouton Somme automatique, le calcul des sous-totaux et totaux est un peu plus complexe, surtout pour les débutants. Commencez par calculer les sous-totaux d'abord — puis vous pouvez insérer le Total en utilisant la formule SOMME dirigée vers chaque cellule de Sous-total.
Étape 1 : Créer une ligne de sous-total
Ouvrez la feuille de calcul Excel contenant vos données. Insérez une ligne sous chaque groupe de données qui sera présenté comme un sous-total. Dans une cellule sur la même ligne, tapez « Sous-total » pour marquer la colonne. Vous pouvez ajouter une couleur d'arrière-plan différente à la ligne ou utiliser du texte en gras pour rendre le sous-titre plus visible.
Étape 2 : Calculer et vérifier le premier sous-total
Cliquez sur la première cellule Sous-total. Cliquez sur l'onglet Formules, puis cliquez sur Somme automatique. Si les nombres que vous additionnez sont directement au-dessus de la cellule de sous-total, Excel les additionne automatiquement pour vous. Notez que les cellules sélectionnées sont mises en surbrillance avec une ligne pointillée. Si les cellules sont dans une colonne différente, comme peut être le cas avec une facture, supprimez les numéros de cellules entre les crochets, puis Ctrl-cliquez chaque valeur. Appuyez sur Entrée. Examinez le nombre pour vous assurer qu'il est exact.
Astuce
Pour vérifier rapidement qu'une somme est correcte, additionnez seulement les derniers chiffres. Si les derniers chiffres sont 9, 3 et 8, alors le dernier chiffre de la somme doit être 0. S'il n'est pas 0, vous savez que la somme n'est pas calculée correctement.
Étape 3 : Copier la formule de somme à tous les sous-totaux
Faites de chaque autre cellule de Sous-total une valeur de Somme. Pour faire cela rapidement, utilisez copier-coller. Faites un clic droit sur le Sous-total que vous avez déjà calculé et appuyez sur Ctrl-C. Faites un clic droit sur les autres cellules de sous-total et appuyez sur Ctrl-V. Lorsque vous copiez et collez des sommes, Excel réajuste la formule pour sélectionner les cellules appropriées pour la nouvelle position.
Notez que Excel colle le formatage ainsi que la formule lorsque vous utilisez Ctrl-V. Si vous faites un clic droit sur la cellule de destination, vous pouvez copier uniquement la formule en sélectionnant l'icône Fx sous Options de collage. Dans l'exemple ici, la colonne Bénéfice utilise des valeurs décimales, tandis que la colonne Ventes n'en utilise pas. L'utilisation de Fx lors du collage dans la colonne Bénéfice garantit qu'aucun centime de bénéfice n'est manquant.
Étape 4 : Totaliser les sous-totaux
Tapez « Total » dans une cellule vide dans une ligne sous votre dernier sous-total, puis cliquez sur la cellule où vous voulez que la valeur Totale apparaisse. Puisque les sous-totaux ne sont pas tous directement au-dessus de la cellule Totale, la Somme automatique ne fonctionnera pas très bien. Il est plus rapide de simplement taper la formule. Tapez « =SOMME() » (sans les guillemets) dans la cellule où vous voulez que le total s'affiche. Placez le curseur entre les parenthèses et Ctrl-cliquez chaque cellule de Sous-total. Appuyez sur Entrée et examinez ensuite le total pour vous assurer qu'il est exact.
Astuce
Les totaux doivent toujours être en dessous des sous-totaux ou à droite. Les totaux n'apparaissent jamais au-dessus ou à gauche d'un sous-total.