Comment formater dates et nombres dans un publipostage Word
Les nombres et dates peuvent poser problème dans un publipostage Word, surtout si la source est un classeur Excel. Certains problèmes se résolvent facilement. Les nombres sans décimales (code postal 5 chiffres, compteur entier) peuvent être convertis en texte dans Excel. Mais pour éviter les problèmes avec dates et nombres décimaux, il faut insérer des codes de formatage dans les champs de fusion pour formater correctement ces valeurs dans les documents produits.
Astuce
Autres types de sources de données pour un publipostage Word :
- Fichier de base de données à un seul niveau
- Tableau depuis un fichier HTML
- Carnet d'adresses Microsoft Outlook
- Autre document Word avec un seul tableau de données
- Fichier texte avec champs séparés par virgules ou tabulations
Ces types exportent les valeurs en texte.
Fusionner des nombres entiers
Le formatage des entiers se fait mieux avant d'importer les données dans Word. Cette section traite d'Excel.
Étape 1 : Ouvrir la source de données
Ouvrez le classeur Excel source et, s'il y a plusieurs feuilles, cliquez sur l'onglet de la feuille contenant les données sources pour le publipostage.
Étape 2 : Formater les entiers en texte
Sélectionnez une colonne contenant des valeurs entières. Clic droit > "Format de cellule" > onglet "Nombre" > catégorie "Texte" > OK. Les données sont maintenant en format texte.
Fusionner des nombres avec décimales
Pour les décimales, formatez directement dans Word.
Étape 1 : Afficher les champs de fusion
Pour formater le nombre de décimales dans un champ numérique (devise, pourcentages, etc.), ajoutez des codes de formatage au champ de fusion. Ouvrez le document de publipostage pour afficher ses champs, qui apparaissent comme <
Étape 2 : Basculer les codes de champ
Le champ de fusion <Montant> fusionne un montant en devise. Clic droit sur <Montant>> > "Basculer les codes de champ" pour afficher son formatage.
Étape 3 : Insérer les codes de formatage
Le champ devrait afficher { MERGEFIELD "Montant" }. Pour afficher en devise, entrez "# $,#.00" après le nom du champ. Le champ devient {MERGEFIELD "Montant" # $,#.00}, où :
- # : indique qu'un formatage suit.
- $ : caractère affiché en début de champ.
- , (virgule) : insère des séparateurs de milliers si applicable.
- # (dièse) : nombre de chiffres fixes à afficher.
- .00 : deux décimales affichées. Un nombre sans décimales affiche des zéros.
Fusionner des pourcentages
Comme tout nombre calculé par formule dans Excel, les valeurs brutes peuvent avoir plus de deux décimales, peu importe l'affichage dans la cellule. L'étape précédente montre comment fixer le nombre de positions décimales.
Actions dans les codes de formatage
Parfois, il faut fusionner un champ avant d'agir dessus. Le champ "Pct" en est un exemple. Pour l'afficher en pourcentage à deux décimales avec au moins un chiffre significatif et le signe %, deux actions sont nécessaires.
Étape 1 : Récupérer les données
Remplacez l'instruction MERGEFIELD existante par l'action la plus interne MERGEFIELD "Pct". Cette clause récupère la donnée et la rend disponible au reste du code. Après l'avoir entrée, utilisez CTRL-F9 pour l'entourer d'accolades.
Étape 2 : Formater les données
Entrez un signe égal ("=") devant l'instruction de l'étape 1. Cela indique à la fusion que l'instruction inclut un opérateur. Ajoutez ensuite le reste du code, *100 # "#0.00%", juste après l'accolade fermante de l'instruction interne. Cette clause multiplie par 100 (décale la virgule), formate en pourcentage à deux décimales et affiche le signe %. Le champ devient ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0.00%". Utilisez CTRL-F9 pour entourer toute l'instruction d'accolades et l'activer.
Fusionner des dates
Pour fusionner une date Excel au format J/M/AAAA (ex: 15/6/2015), pas de formatage spécial nécessaire. Ce format fusionne tel quel. Mais pour un autre format (ex: 15 juin 2015), des codes sont nécessaires.
Pour afficher jour, mois, année : le code est @ "MMMM j, aaaa", où "@" indique un format date et "MMMM j aaaa" indique le mois en texte, le jour sans zéro initial, l'année sur 4 chiffres.
Astuce
Dans les codes de formatage de dates, les mois utilisent un "M" majuscule. Le "m" minuscule représente les minutes.