Comment formater les dates et les nombres dans un publipostage Microsoft Word ?
Les nombres et les dates peuvent être problématiques dans un publipostage Microsoft Word, en particulier lorsque la source de données est un classeur Excel. Certains problèmes sont plus facilement résolus que d'autres. Les nombres sans valeurs décimales, comme un code postal à cinq chiffres ou un nombre entier, peuvent être convertis en valeurs de texte dans Excel. Cependant, pour éviter les problèmes de dates et de nombres en décimales, vous devez insérer des codes de formatage dans ces champs de fusion pour formater correctement ces valeurs dans les documents produits.
Astuce
Les autres types de documents pouvant être utilisés comme sources de données pour un publipostage Word sont :
- Un fichier de base de données à un seul niveau
- Un tableau d'un fichier HTML
- Un carnet d'adresses Microsoft Outlook
- Un autre document Microsoft Word avec un seul tableau de données
- Un fichier texte avec des champs de données séparés par des virgules ou des tabulations
Ces types de documents exportent les valeurs sous forme de texte.
Fusionner des nombres entiers
Il est préférable de formater les nombres entiers avant d'importer les données source dans Word. Cette section traite de l'utilisation d'Excel.
Étape 1 :Ouvrir la source de données
Ouvrez le classeur de source de données Excel et, s'il y a plusieurs feuilles, cliquez sur l'onglet de la feuille de calcul contenant les données source pour le publipostage.
Étape 2 :Formater les entiers en tant que texte
Sélectionnez une colonne contenant des valeurs entières. Faites un clic droit sur les cellules sélectionnées et choisissez Formater les cellules dans le menu contextuel pour afficher le Formater les cellules boite de dialogue. Cliquez sur le Texte sélection dans la Catégorie liste. Cliquez sur OK pour appliquer le changement de format. Les données des cellules sélectionnées sont maintenant au format texte.
Fusionner des nombres avec des valeurs décimales
Pour les décimales, vous pouvez facilement formater le nombre directement dans Word.
Étape 1 :Afficher les champs de fusion
Pour mettre en forme le nombre de décimales dans un champ numérique, tel que la devise, les pourcentages ou tout nombre avec des valeurs décimales, ajoutez des codes de mise en forme au champ de fusion. Ouvrez le document de publipostage (lettre, e-mail, etc.) pour afficher ses champs de fusion, qui apparaissent sous la forme <
Étape 2 :Basculer les codes de champ
Le champ de fusion <> fusionne un montant en devise à partir de la source de données. Faites un clic droit sur le <> champ de fusion et choisissez Toggle Field Codes depuis son menu contextuel pour afficher sa mise en forme, le cas échéant.
Étape 3 :Insérer les codes de formatage
Le champ de fusion <> devrait maintenant afficher { MERGEFIELD "Amount" }. Aucune mise en forme n'est incluse pour ce champ. Pour afficher les données fusionnées sous forme de champ de devise, entrez "# $,#.00" après le nom du champ dans le champ de fusion. Le champ de fusion doit maintenant contenir {MERGEFIELD "Amount" # $,#.00}, où :
- # - Indique que le formatage suit.
- $ - Désigne un caractère à afficher au début du champ.
- , (virgule) - Indique que des virgules doivent être insérées, le cas échéant, dans une valeur numérique.
- # (dièse) - Indique le nombre de chiffres fixes à afficher.
- .00 - Indique qu'une valeur décimale de deux chiffres (dans ce cas) doit être affichée. Un nombre sans décimales s'affiche avec des zéros après la décimale.
Pourcentages de fusion
Comme tout nombre calculé par une formule dans Excel, les valeurs brutes ne peuvent pas être limitées à seulement deux décimales fixes, quel que soit ce qui s'affiche dans la cellule. Comme indiqué à l'étape précédente, la longueur d'un nombre, en particulier des décimales, peut être définie sur un nombre fixe de positions.
Actions dans les codes de formatage
Dans certains cas, il est nécessaire de fusionner un champ de données avant de pouvoir agir dessus. Le champ "Pct" dans l'exemple en est un bon exemple. Pour que ces données apparaissent dans le document fusionné sous la forme d'un pourcentage à deux décimales avec au moins un chiffre significatif et un signe de pourcentage, il faut deux actions.
Étape 1 :Récupérer les données
Remplacez l'instruction MERGEFIELD existante par l'action la plus interne de la nouvelle instruction MERGEFIELD "Pct" . Cette clause d'instruction récupère les données de la source de données et les met à disposition du reste du code de formatage. Après avoir saisi la clause la plus interne, utilisez CTRL-F9 clés pour mettre l'instruction entre accolades.
Étape 2 :Formater les données
Entrez un signe égal ("= ") avant l'instruction saisie à l'étape 1. Cela indique à la fonction Merge que l'instruction comprend un opérateur. Saisissez ensuite le reste du code de formatage, *100 # "#0.00%", immédiatement derrière l'accolade la plus à droite de la déclaration interne. Cette clause multiplie la valeur de fusion par 100 (pour décaler la décimale), formate la valeur sous la forme d'un pourcentage à deux décimales et affiche le signe de pourcentage. À ce stade, le champ de fusion doit être ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0.00%" . Utilisez CTRL-F9 pour mettre l'intégralité de l'instruction entre accolades et l'activer.
Dates de fusion
Pour fusionner une date d'Excel au format M/j/a, par exemple 15/06/2015, vous n'avez pas besoin d'un formatage spécial. Ce format de date fusionne comme il se doit. Cependant, si vous souhaitez afficher la date dans un autre format, comme le 15 juin 2015, certains codes de formatage sont nécessaires.
Pour fusionner un champ date et l'afficher sous la forme jour, mois, année, le code de formatage est "@" MMMM j, aaaa", où "@" indique un format de date et " MMMM j aaaa" indique le mois en texte, le jour sans zéro de tête et l'année sous la forme d'un nombre à quatre chiffres
Astuce
Lors du formatage des dates dans un publipostage, les espaces réservés et les codes de format pour le mois utilisent un « M » majuscule. Le "m" minuscule est utilisé pour représenter les minutes.