Conseils pour rédiger des e-mails professionnels directs et indirects

Les messages professionnels suivent généralement soit un schéma direct, soit un schéma indirect. C'est une façon d'organiser l'information communiquée dans le message, selon que l'idée principale est une bonne, une mauvaise ou une nouvelle neutre. Choisissez le schéma le plus efficace pour vos e-mails professionnels en fonction de la façon dont vous pensez que votre lecteur va réagir à l'idée principale.

Utiliser l'e-mail direct pour aller à l'essentiel

Dans les e-mails directs, le point principal va au début, suivi de détails, d'explications ou de preuves le soutenant. Un e-mail organisé de cette façon fait gagner du temps au lecteur en allant directement au but du message. Cela aide également le lecteur à mettre les détails qui suivent en contexte et en perspective. Cela empêche le lecteur d'être frustré d'avoir à parcourir des paragraphes d'informations pour trouver le point principal. Le schéma direct fonctionne mieux si votre lecteur va être réceptif au point principal, pas résistant.

Envoyer des messages positifs et neutres

Si votre lecteur sera satisfait, légèrement intéressé ou neutre (n'aura pas de sentiments d'un côté ou de l'autre), utilisez le schéma direct. Considérez un e-mail d'un client après un appel d'offres pour exécuter un contrat. Si vous gagnez le contrat, la lettre commence par quelque chose comme « Votre offre a été examinée, et nous sommes heureux d'offrir le contrat à votre entreprise. » Lorsque le point principal est une bonne nouvelle ou une nouvelle neutre, communiquez-le immédiatement et faites un suivi avec les détails. La plupart des e-mails utiliseront cette approche, y compris ceux traitant des tâches routinières, des commandes et des accusés de réception.

Utiliser l'e-mail indirect pour faire passer un message

Dans les e-mails indirects, le point principal vient plus tard dans le message, après les détails, explications ou preuves. Utiliser le schéma indirect dans un e-mail montre que vous respectez les sentiments de votre lecteur, qui pourraient être blessés par le point principal. En y allant progressivement, vous permettez à votre lecteur d'être mieux préparé à le recevoir. C'est aussi une tentative d'encourager le lecteur à vous écouter jusqu'au bout – si vous exprimez une idée principale qui va bouleverser le lecteur dès le début d'un message, il ou elle peut cesser de lire. Dans l'ensemble, l'objectif est de minimiser toute réaction négative que votre lecteur pourrait avoir.

Envoyer des messages négatifs ou sensibles

Si votre lecteur va être désintéressé, mécontent ou hostile, utilisez le schéma indirect. Considérez l'e-mail du client à nouveau. Si vous n'avez pas gagné, la lettre commence différemment : « Merci d'avoir soumis une offre pour travailler sur notre contrat. Nous avons examiné chaque offre soigneusement, etc. » Le point principal, que vous pensez déjà connaître, mais continuez à lire quand même, arrive beaucoup plus tard. Utilisez un e-mail indirect lorsque le point principal est une mauvaise nouvelle, comme refuser une demande ou rejeter une réclamation. Cette approche fonctionne également bien lorsque vous essayez de vendre quelque chose ou que vous partagez des informations sensibles.