Conseils sur la rédaction d'e-mails commerciaux directs et indirects

Les messages commerciaux suivent généralement un modèle direct ou un modèle indirect. C'est une façon d'organiser les informations communiquées dans le message, selon que l'idée principale est une bonne, une mauvaise ou une nouvelle neutre. Choisissez le modèle le plus efficace pour vos e-mails professionnels en fonction de la façon dont vous pensez que votre lecteur va réagir à l'idée principale.

Utiliser le courrier électronique direct pour aller droit au but

Dans les e-mails directs, le point principal va au début, suivi de détails, d'explications ou de preuves à l'appui. Un e-mail organisé de cette manière fait gagner du temps au lecteur en se rendant directement à l'objet du message. Cela aide également le lecteur à mettre les détails qui suivent dans leur contexte et leur perspective. Cela évite au lecteur d'être frustré d'avoir à parcourir des paragraphes d'informations pour trouver le point principal. Le modèle direct fonctionne mieux si votre lecteur va être réceptif au point principal, pas résistant.

Envoyer des messages positifs et neutres

Si votre lecteur sera satisfait, légèrement intéressé ou neutre (n'aura pas de sentiments à ce sujet d'une manière ou d'une autre), utilisez le modèle direct. Prenons l'exemple d'un e-mail d'un client suite à une offre pour exécuter un contrat. Si vous remportez le contrat, la lettre commence par quelque chose comme "Votre offre a été examinée et nous sommes heureux de proposer le contrat à votre entreprise". Lorsque le point principal est une bonne nouvelle ou une nouvelle neutre, communiquez-le tout de suite et faites un suivi avec les détails. La plupart des e-mails utiliseront cette approche, y compris ceux traitant des tâches de routine, des commandes et des accusés de réception.

Utiliser l'e-mail indirect pour faire valoir un point

Dans les e-mails indirects, l'essentiel va plus loin dans le message, après les détails, les explications ou les preuves. L'utilisation du modèle indirect dans un e-mail montre que vous respectez les sentiments de votre lecteur, qui peut être blessé par le point principal. En le construisant, vous permettez à votre lecteur d'être mieux préparé à le recevoir. C'est aussi une tentative d'encourager le lecteur à vous écouter --- si vous exprimez une idée principale qui dérangera le lecteur tout de suite au début d'un message, il ou elle peut arrêter de lire. Dans l'ensemble, l'objectif est de minimiser toute réaction négative que votre lecteur pourrait avoir.

Envoi de messages négatifs ou sensibles

Si votre lecteur va être indifférent, mécontent ou hostile, utilisez le modèle indirect. Considérez à nouveau l'e-mail du client. Si vous n'avez pas gagné, la lettre commence différemment :"Merci d'avoir soumis une offre pour travailler sur notre contrat. Nous avons examiné attentivement chaque offre, etc." Le point principal, que vous pensez déjà connaître, mais continuez à lire quand même, vient beaucoup plus tard. Utilisez un e-mail indirect lorsque le point principal est une mauvaise nouvelle, comme lorsque vous refusez une demande ou refusez une réclamation. Cette approche fonctionne également bien lorsque vous essayez de vendre quelque chose ou que vous partagez des informations sensibles.