Les parties d'un e-mail professionnel

L'e-mail est devenu une forme essentielle de communication professionnelle. Bien que l'e-mail personnel soit informel, l'e-mail professionnel exige professionnalisme et courtoisie. Les parties de base d'une lettre commerciale papier s'appliquent aussi à la correspondance Internet.

Objet

Rendez la ligne d'objet brève et précise. Évitez les désignations qui pourraient déclencher le filtre anti-spam du destinataire, comme « Re » (abréviation de bureau pour « Objet ») ou « Trans » (transféré). Remplissez toujours la ligne d'objet ; la laisser vide risque aussi d'envoyer votre message dans les spams.

Salutation

Utilisez une salutation professionnelle. « Monsieur Dupont » fait bien meilleure impression que « Salut, Pierre » et reflète votre image de professionnel. Laissez une ligne vide après la salutation, puis commencez le corps du message. Cette structure rend le message plus lisible.

Corps du message

Suivez les directives standards des lettres commerciales pour le corps de votre e-mail. Utilisez un langage poli pour faire une demande ou expliquer un point. Si vous n'êtes pas sûr que le destinataire se souvienne de vous ou si c'est un premier contact, présentez-vous dès la première ligne. « Merci pour votre appel jeudi dernier concernant le contrat Johnson » rafraîchira sa mémoire avant d'aborder le sujet.

Signature

Ajoutez une ligne vide après le corps du message, puis terminez par une formule de politesse comme « Cordialement », « Bien à vous » ou « Merci ». Après votre nom, ajoutez votre e-mail, numéro de téléphone, votre titre dans l'entreprise et même l'adresse du bureau si désiré. Cela donne au destinataire toutes vos coordonnées en un seul endroit.

Relire deux fois, envoyer une fois

Avant d'appuyer sur « Envoyer », relisez l'e-mail pour détecter les problèmes : l'adresse du destinataire est-elle correcte dans « À », y a-t-il une ligne « Objet » appropriée, le message est-il exempt de fautes d'orthographe, de contexte ou de grammaire. Vérifiez aussi votre signature et vos coordonnées.

Restez professionnel

Utilisez uniquement du texte noir sur fond blanc. Choisissez une police professionnelle comme Times New Roman ou Courier. N'utilisez pas de polices colorées, fantaisistes, d'arrière-plans chargés en graphismes, d'émoticônes ou d'argot Internet comme « LOL ». Évitez d'écrire en majuscules, ce qui est considéré comme crier. Si vous envoyez un e-mail professionnel à de nombreux destinataires, utilisez l'option Copie carbone invisible (CCI). Ainsi, chaque adresse e-mail est protégée et moins susceptible de finir sur une liste de spam.