Comment envoyer un e-mail à un numéro de fax dans Microsoft Outlook

Le fax par e-mail — l'envoi et la réception de lettres de présentation et/ou de documents virtuellement — offre une large gamme d'avantages, notamment la possibilité d'envoyer plusieurs pages ou fax à la fois et l'économie sur les coûts de fournitures, d'impression et de réparation associés aux machines à fax. L'envoi d'e-mail à un numéro de fax en utilisant Microsoft Outlook n'est pas difficile — nécessitant seulement un abonnement à un service de fax et éventuellement des modifications à votre configuration Outlook selon votre service de fax ou votre version d'Outlook. Une fois configuré, le processus utilise les mêmes outils qu'un message e-mail ordinaire mais de manière légèrement différente.

Étape 1

Abonnez-vous à un service de fax et suivez les instructions de configuration Outlook requises par votre fournisseur de service de fax si nécessaire. Si vous avez déjà un abonnement ou travaillez sur un réseau avec des services, allez à l'étape 2. Pour consulter une liste de fournisseurs de services de fax Internet, comme MyFax ou RapidFAX, cliquez sur le lien dans la section Ressources ci-dessous ou allez dans « Fichier » dans Microsoft Outlook et sous « Nouveau » cliquez sur « Fax » ou « Fax Internet ». Lorsque Microsoft Outlook vous invite à vous abonner aux « Services de fax », cliquez sur « OK » pour ouvrir la page web Microsoft listant les fournisseurs de fax Internet.

Étape 2

Ouvrez une fenêtre de message e-mail vierge.

Étape 3

Tapez le numéro de votre destinataire de fax ou l'adresse e-mail de fax dans le champ « À... » de votre message e-mail. Selon les instructions de votre fournisseur de service de fax, les services basés sur le réseau de votre entreprise et/ou votre version de Microsoft Outlook, vous pouvez taper le numéro de fax de plusieurs façons :

1. Numéro de fax uniquement : numéro de fax à 10 chiffres, numéro à 8 chiffres sans indicatif régional, numéro à 10 chiffres avec chiffres de carte d'appel suivant ou un numéro international
2. Numéro de fax suivant le texte « fax: » entre crochets : [fax:1234567890]
3. Adresse e-mail avec le numéro de fax comme nom d'utilisateur suivi du symbole @ et du nom de domaine du fournisseur de service de fax : 1234567890@nomdedomainedufournisseur

Étape 4

Ajoutez un « Objet : » décrivant le but du fax comme vous le feriez normalement dans un e-mail. Certains services exigent que le champ « Objet » contienne le nom du destinataire ou la salutation qui apparaîtrait normalement sur une page de garde de fax. Par exemple, « Horatio Banister Washington » ou « Fax pour Consuela ».

Étape 5

Joignez votre page de garde et la documentation du fax à l'e-mail, sauf si votre service permet au corps de l'e-mail de servir de page de garde en fournissant les informations de contact de retour et le message ou les instructions pour le destinataire.

Étape 6

Cliquez sur le bouton « Envoyer » pour envoyer le fax. Après un certain délai, votre fournisseur de service de fax vous enverra par e-mail une notification de statut de fax similaire à une feuille de transmission. Si votre fax n'est pas passé, réessayez ou contactez le destinataire pour un numéro alternatif.

Conseil

Si votre fournisseur de service de fax utilise une adresse e-mail régulière pour diriger les fax via un serveur vers une ou plusieurs machines ou destinataires, tapez l'adresse e-mail dans le champ « À... » (sunnyfaxes@nomdedomaine) et le(s) numéro(s) de fax dans le corps de l'e-mail. Joignez votre page de garde/document(s) et cliquez sur le bouton « Envoyer ».

Avertissement

Confirmez toujours le nombre de documents et/ou de pages que vous pouvez faxer dans votre e-mail avant de vous abonner à un service de fax ; certains fournisseurs limitent le total que vous pouvez envoyer en un seul message.

Vérifiez toujours l'ordre dans lequel vous joignez votre page de garde et/ou vos documents car l'ordre des pièces jointes dans l'e-mail peut dicter l'ordre dans lequel le fax est reçu ou imprimé.