Comment envoyer un e-mail à un numéro de fax dans Microsoft Outlook
La télécopie par e-mail, c'est-à-dire l'envoi et la réception virtuelle de lettres de motivation et/ou de documents, présente un large éventail d'avantages, notamment la possibilité d'envoyer plusieurs pages ou télécopies à la fois et d'économiser sur les coûts d'approvisionnement, d'impression et de réparation associés aux télécopieurs. L'envoi d'e-mails à un numéro de fax à l'aide de Microsoft Outlook n'est pas difficile - ne nécessitant qu'un abonnement au service de fax et éventuellement des modifications de votre configuration Outlook en fonction de votre service de fax ou de la version d'Outlook. Une fois configuré, le processus utilise les mêmes outils qu'un e-mail classique, mais de manière légèrement différente.
Étape 1
Abonnez-vous à un service de télécopie et suivez les instructions de configuration d'Outlook requises par votre fournisseur de services de télécopie si nécessaire. Si vous avez déjà un abonnement ou travaillez sur un réseau avec des services, passez à l'étape 2. Pour consulter une liste de fournisseurs de services de télécopie Internet, tels que MyFax ou RapidFAX, cliquez sur le lien dans la section Ressources ci-dessous ou allez à "Fichier" dans Microsoft Outlook et sous « Nouveau », cliquez sur « Fax » ou « Fax Internet ». Lorsque Microsoft Outlook vous invite à vous abonner aux « Services de télécopie », cliquez sur « OK » pour ouvrir la liste des pages Web Microsoft des fournisseurs de télécopie Internet.
Étape 2
Ouvrez une fenêtre de message électronique vide.
Étape 3
Tapez le numéro de votre destinataire de fax ou l'adresse e-mail du numéro de fax dans le champ "À..." de votre e-mail. Selon les instructions de votre fournisseur de services de télécopie, les services réseau de votre entreprise et/ou votre version de Microsoft Outlook, vous pouvez saisir le numéro de télécopie de plusieurs manières :
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Numéro de fax uniquement :numéro de fax à 10 chiffres, numéro à 8 chiffres sans indicatif régional, numéro à 10 chiffres suivi des chiffres de la carte d'appel ou numéro international)
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Numéro de fax après le texte "fax : " entre parenthèses :[fax:1234567890]
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Adresse e-mail avec le numéro de fax comme nom d'utilisateur suivi du symbole @ et du nom de domaine du fournisseur de services de fax :1234567890@nom de domaine du fournisseur de services
Étape 4
Ajoutez un "Objet :" décrivant le but du fax comme vous le feriez normalement dans un e-mail. Certains services exigent que le champ « Objet » contienne le nom ou le message d'accueil du destinataire qui apparaîtrait normalement sur une page de garde de télécopie. Par exemple, "Horatio Banister Washington" ou "Fax for Consuela".
Étape 5
Joignez votre page de garde et la documentation du fax à l'e-mail, sauf si votre service autorise le corps de l'e-mail à servir de page de garde fournissant les coordonnées de retour et le message ou les instructions pour le destinataire.
Étape 6
Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour envoyer le fax. Au bout d'un certain temps, votre fournisseur de services de fax enverra par e-mail une notification d'état du fax semblable à une feuille de transmission. Si votre fax n'a pas abouti, réessayez ou contactez le destinataire pour obtenir un autre numéro.
Astuce
Si votre fournisseur de services de fax utilise une adresse e-mail standard pour diriger les fax via un serveur vers un ou plusieurs appareils ou destinataires, saisissez l'adresse e-mail dans le champ "À..." (sunnyfaxes@nomdomaine) et le(s) numéro(s) de fax dans le corps du mail. Joignez votre page de garde/document(s) et cliquez sur le bouton "Envoyer".
Avertissement
Confirmez toujours le nombre de documents et/ou de pages que vous pouvez faxer dans votre e-mail avant de souscrire à un service de fax; certains fournisseurs de services de télécopie limitent le nombre total que vous pouvez envoyer dans un seul message.
Vérifiez toujours l'ordre dans lequel vous joignez votre page de garde et/ou vos documents, car l'ordre des pièces jointes sur l'e-mail peut dicter l'ordre dans lequel la télécopie est reçue ou imprimée.