Comment planifier des vacances dans Outlook

À l'aide de Microsoft Outlook 2013, bloquez les vacances dans votre calendrier en prenant simplement rendez-vous avec vous-même. Si votre bureau utilise Microsoft Exchange, vous pouvez personnaliser les messages de réponse automatique destinés uniquement aux personnes de votre organisation, tout en envoyant un message différent à toute autre personne qui vous envoie un e-mail pendant votre absence. Si vous n'utilisez pas Exchange, vous pouvez toujours envoyer des réponses automatiques aux messages depuis Outlook, mais vous devrez laisser votre ordinateur allumé pendant votre absence.

Réserver du temps dans votre calendrier

Étape 1

Ouvrez le calendrier dans Outlook 2013, faites glisser le curseur sur les jours où vous serez en vacances et cliquez avec le bouton droit sur le bloc de temps en surbrillance. Alternativement, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton "Nouveau rendez-vous" et entrer les heures de début et de fin dans les menus appropriés.

Étape 2

Tapez "Vacances !" ou un autre titre applicable pour votre temps libre dans la case "Sujet". Entrez un emplacement si vous le souhaitez dans la case "Emplacement". "Hawaï" fonctionne toujours bien, même si vous ne restez qu'une semaine à la maison pour regarder Netflix.

Étape 3

Cliquez sur la case "Afficher comme" située dans le groupe Options sous l'onglet Rendez-vous et sélectionnez "Absent du bureau" pour permettre à toutes les personnes ayant accès à votre calendrier de voir quand vous serez absent. Cliquez sur "Enregistrer et fermer" pour finaliser vos projets de vacances, du moins en ce qui concerne votre calendrier Outlook.

Réponses automatiques avec échange

Étape 1

Cliquez sur le menu "Fichier" dans Outlook 2013 et sélectionnez "Réponses automatiques (absence du bureau)". Si cette option n'est pas disponible, vous n'avez pas de compte Microsoft Exchange. La fenêtre Réponses automatiques s'ouvre.

Étape 2

Cliquez sur l'option "Envoyer des réponses automatiques". Notez que l'onglet "Dans mon organisation" est sélectionné.

Étape 3

Cliquez sur le grand champ de texte et saisissez le message que vous souhaitez envoyer à toute personne de votre organisation pendant votre absence. Cela devrait normalement inclure la date à laquelle vous revenez. Si quelqu'un vous couvre pendant votre absence, vous pouvez inclure les coordonnées de cette personne ou vos coordonnées d'urgence si vous le souhaitez. Utilisez les options de mise en forme au-dessus du champ de texte pour personnaliser la mise en forme comme vous le feriez pour n'importe quel message électronique.

Étape 4

Cliquez sur l'onglet "En dehors de mon organisation" si vous souhaitez qu'Outlook réponde également automatiquement aux personnes qui ne travaillent pas dans votre entreprise. Cliquez sur l'option "Répondre automatiquement aux personnes extérieures à mon organisation". Sélectionnez l'option « Mes contacts uniquement » ou « Toute personne extérieure à mon organisation ». Le texte que vous avez utilisé pour les réponses automatiques au sein de votre organisation apparaît automatiquement dans le champ de texte du message. Modifiez ce message comme vous le souhaitez ou supprimez-le et rédigez un autre message.

Étape 5

Cliquez sur les menus « Heure de début » et « Heure de fin » pour sélectionner la date et l'heure de votre départ en vacances et l'heure de votre retour au bureau. Outlook enverra votre réponse automatique pendant cette période.

Étape 6

Désactivez les réponses automatiques si vous revenez plus tôt en cliquant sur le menu "Fichier", puis sur le bouton "Désactiver" sous l'option Réponses automatiques.

Réponses automatiques sans échange

Étape 1

Cliquez sur le bouton "Nouvel e-mail" dans Outlook 2013. Tapez un titre approprié dans la ligne "Objet", comme "Absent cette semaine", puis tapez un message d'absence du bureau dans le champ "Message".

Étape 2

Sélectionnez "Enregistrer sous" dans le menu Fichier. Cliquez sur le menu "Enregistrer en tant que type" et sélectionnez "Modèle Outlook". Par défaut, le titre du fichier est le même que votre ligne d'objet, mais vous pouvez le modifier si nécessaire. Cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Étape 3

Cliquez sur le bouton "Règles" situé dans l'onglet Accueil du ruban. Sélectionnez "Gérer les règles et les alertes" dans le menu déroulant. La fenêtre Règles et alertes s'ouvre.

Étape 4

Cliquez sur le bouton "Nouvelle règle". Cela ouvre l'assistant Nouvelles règles. Cliquez sur l'option "Appliquer les règles aux messages que je reçois" située dans la section Démarrer à partir d'une règle vide. Cliquez sur Suivant." Une liste d'options apparaît pour filtrer qui doit ou ne doit pas recevoir votre message d'absence du bureau. Par exemple, vous pouvez spécifier que le message est envoyé uniquement aux messages lorsque votre nom est dans le champ "À" et non dans le champ "CC", ou vous pouvez spécifier que la réponse est envoyée uniquement aux messages de haute importance.

Étape 5

Sélectionnez les options pour déterminer qui reçoit ou non la réponse automatique. Si vous laissez les options vides, la réponse automatique est envoyée à tous ceux qui vous envoient un e-mail. Cliquez sur "Suivant".

Étape 6

Cliquez sur l'option "Répondre en utilisant un modèle spécifique" dans la section Étape 1, puis cliquez sur le lien "un modèle spécifique" dans la section Étape 2. Une fenêtre de navigation s'ouvre. Cliquez sur le menu "Regarder dans" et sélectionnez "Modèles utilisateur dans le système de fichiers", puis double-cliquez sur le modèle de message de réponse automatique que vous venez de créer il y a quelques minutes.

Étape 7

Cliquez sur le bouton « Suivant », vérifiez vos choix et cliquez à nouveau sur « Suivant ». Cliquez sur "Terminer". Laissez Outlook en cours d'exécution sur votre ordinateur. Si l'ordinateur se met en veille, s'éteint ou si Outlook est fermé, le message de réponse automatique ne sera envoyé à personne.

Étape 8

Appuyez sur l'icône "Rechercher" sur l'écran de démarrage de Windows 8.1, tapez "veille" et sélectionnez "Paramètres d'alimentation et de veille". Cliquez sur le menu "Veille" et sélectionnez "Jamais". Sur un ordinateur portable, cette option n'est disponible que dans le menu "Lorsqu'il est branché, s'éteint après".

Étape 9

Désactivez la réponse automatique lorsque vous revenez de vacances en revenant à l'option "Gérer les règles et les alertes" à partir du bouton Règles. Cliquez sur la coche à côté de la règle pour désactiver la réponse automatique et cliquez sur "Appliquer". N'oubliez pas de rétablir le paramètre de veille de votre ordinateur à la normale.

Astuce

Si votre bureau utilise Microsoft Exchange, vous pouvez désigner un collègue comme délégué pour vos e-mails et votre calendrier lorsque vous êtes absent. Cliquez sur l'onglet "Fichier" d'Outlook 2013, sélectionnez "Paramètres du compte", cliquez sur "Déléguer l'accès", puis cliquez sur "Ajouter". Tapez le nom de votre collègue, sélectionnez-le et cliquez sur "Ajouter". Vous pouvez ensuite spécifier ce que le délégué peut faire, comme accepter des réunions en votre nom, dans la boîte de dialogue Autorisations de délégué. Votre délégué peut alors accéder à votre compte.