Comment planifier des vacances dans Outlook
Avec Microsoft Outlook 2013, bloquez vos vacances au calendrier en créant un rendez-vous avec vous-même. Si votre entreprise utilise Microsoft Exchange, vous pouvez personnaliser des réponses automatiques distinctes : une pour vos collègues internes, une autre pour les expéditeurs externes. Sans Exchange, les réponses automatiques fonctionnent aussi, mais votre ordinateur doit rester allumé pendant votre absence.
Bloquer la période au calendrier
Étape 1
Ouvrez le Calendrier Outlook 2013. Sélectionnez les jours de vacances (glisser-déposer) > clic droit sur la sélection. Ou bouton "Nouveau rendez-vous" et saisissez dates/heures de début et fin.
Étape 2
Dans "Objet", tapez "Congés !" ou un titre approprié. Dans "Lieu", entrez une destination (ex: "Hawaï" — même si vous restez chez vous pour Netflix).
Étape 3
Dans l'onglet "Rendez-vous", groupe "Options", cliquez "Afficher comme" > "Absent". Cela signale votre indisponibilité à qui consulte votre calendrier. "Enregistrer et fermer".
Réponses automatiques avec Exchange
Étape 1
Menu "Fichier" > "Réponses automatiques (Absence du bureau)". Si l'option est absente, vous n'avez pas de compte Exchange.
Étape 2
Cochez "Envoyer des réponses automatiques". L'onglet "Au sein de mon organisation" est sélectionné.
Étape 3
Dans la zone de texte, rédigez le message pour vos collègues internes (date de retour, contact de remplacement, urgence...). Formatez comme un e-mail normal.
Étape 4
Onglet "En dehors de mon organisation" si vous voulez répondre aussi aux externes. Cochez "Réponse auto. aux personnes extérieures". Choisissez "Mes contacts seulement" ou "Tous les expéditeurs extérieurs". Le message interne est copié ; modifiez-le ou écrivez-en un autre.
Étape 5
Définissez "Heure de début" et "Heure de fin" (dates/heures de départ et retour). Outlook enverra les réponses auto pendant cette période.
Étape 6
Si retour anticipé : "Fichier" > bouton "Désactiver" sous "Réponses automatiques".
Réponses automatiques sans Exchange
Étape 1
Bouton "Nouveau message". Objet : "Absent cette semaine". Corps : votre message d'absence.
Étape 2
Menu "Fichier" > "Enregistrer sous". Type : "Modèle Outlook" (.oft). Le nom du fichier = objet par défaut (modifiable). "Enregistrer".
Étape 3
Ruban "Accueil" > "Règles" > "Gérer les règles et alertes".
Étape 4
"Nouvelle règle" > "Appliquer la règle aux messages que je reçois" (section "Partir d'une règle vierge") > "Suivant". Choisissez les conditions : ex: mon nom dans "À" pas "CC", ou importance haute seulement.
Étape 5
Sélectionnez les conditions pour filtrer qui reçoit la réponse auto. Laisser vide = tout le monde. "Suivant".
Étape 6
Cochez "Répondre en utilisant un modèle spécifique" > cliquez le lien "un modèle spécifique" (étape 2). Naviguez : "Regarder dans" > "Modèles utilisateur dans le système de fichiers" > double-cliquez votre modèle .oft créé.
Étape 7
"Suivant", vérifiez, "Suivant", "Terminer". Laissez Outlook ouvert et l'ordinateur allumé. Si veille, extinction ou fermeture Outlook : pas d'envoi.
Étape 8
Écran Démarrer Windows 8.1 > recherche "veille" > "Alimentation et mise en veille". Menu "Mise en veille" > "Jamais". Sur portable, seulement sur secteur.
Étape 9
Au retour : "Gérer les règles et alertes" > décochez la règle > "Appliquer". Remettez la veille normale.