Comment contrôler plusieurs utilisateurs sur une seule feuille de calcul Excel
Avec Microsoft Excel 2013 et Excel Online, la personne qui crée une feuille de calcul peut la partager à des fins de collaboration. Excel Online propose des options de partage de base, tandis qu'Excel 2013 vous permet de personnaliser les autorisations de modification dans un classeur, une feuille de calcul ou même si des cellules individuelles peuvent être modifiées ou non.
Utiliser OneDrive
Avant d'essayer de partager un fichier Excel avec d'autres, enregistrez-le d'abord sur OneDrive, le service de stockage cloud gratuit de Microsoft. Pour enregistrer un fichier Excel sur votre ordinateur dans OneDrive, cliquez sur le fichier d'Excel , sélectionnez Enregistrer sous puis cliquez sur OneDrive . Les fichiers OneDrive Excel peuvent être ouverts à l'aide d'Excel 2013 sur votre bureau ou avec Excel Online, un autre service gratuit fourni avec votre compte Microsoft.
Partage avec Excel en ligne
Excel Online offre des options de base pour partager un classeur à partir de n'importe quel navigateur Web. Lorsque vous cliquez sur Partager situé sous la barre d'adresse du navigateur, vous pouvez envoyer le lien à d'autres personnes à l'aide de leur adresse e-mail et spécifier s'ils peuvent ou non modifier le classeur. Si vous cliquez sur l'option Obtenir un lien, vous pouvez créer un lien de partage pour afficher le classeur et un lien séparé permettant aux utilisateurs de modifier le classeur.
Un avantage important de l'utilisation d'Excel Online est que les modifications sont enregistrées automatiquement. Si toutes les personnes qui collaborent sur un classeur utilisent Excel Online, elles peuvent y travailler ensemble, toutes les modifications étant affichées en temps réel.
Partage avec Excel 2013
Excel 2013 est préférable si vous souhaitez spécifier ce qui peut et ne peut pas être modifié. Notez que si vous travaillez sur un classeur dans Excel 2013, personne d'autre ne peut enregistrer les modifications tant que vous n'avez pas enregistré et fermé le classeur.
Contrôle des autorisations de partage globales
Lorsque vous partagez un classeur avec d'autres personnes, choisissez s'ils peuvent le modifier ou non. Pour partager le classeur, cliquez sur Fichier , sélectionnez Partager puis cliquez sur Inviter des personnes . Entrez l'adresse e-mail de la personne dans le champ Inviter des personnes champ. Cliquez sur Autorisations menu sur la droite et sélectionnez Peut modifier ou Peut voir . Vous pouvez modifier ces autorisations à tout moment en cliquant avec le bouton droit sur le nom de cette personne dans cette fenêtre de partage.
Contrôler les liens de partage
Pour envoyer un lien de partage vers un classeur sur votre compte OneDrive avec les mêmes autorisations pour tout le monde, cliquez sur le Fichier , sélectionnez Partager puis cliquez sur Obtenir un lien de partage . Pour les personnes qui devraient pouvoir voir le document mais pas le modifier, créez un lien de visualisation , et envoyez-le-leur. Pour ceux qui devraient également avoir des autorisations de modification, créez un lien de modification à la place.
Revenez à ce même écran à tout moment si vous souhaitez révoquer les liens en cliquant sur Désactiver le lien bouton.
Contrôle des autorisations dans un classeur
Étape 1
Cliquez sur Réviser et cliquez sur l'onglet Partager le classeur icône dans la section Modifications du ruban.
Étape 2
Cochez la case pour Autoriser les modifications .... en haut de la fenêtre Partager le classeur pour permettre à plusieurs personnes de modifier le fichier Excel en même temps. Cela permet la fusion de classeurs.
Astuce
Plusieurs utilisateurs peuvent toujours modifier un fichier partagé à l'aide d'Excel Online, même si la fusion de classeurs n'est pas activée.
Étape 3
Cliquez sur Avancé languette. Ici, vous pouvez spécifier la durée d'enregistrement de l'historique des modifications et la fréquence d'enregistrement des modifications du fichier. Vous pouvez également demander à Excel de vous avertir chaque fois qu'il y a des modifications conflictuelles entre les utilisateurs afin que vous puissiez décider ce qui doit être enregistré et ce qui ne doit pas l'être.
Étape 4
Cliquez sur Autoriser les utilisateurs à modifier les plages
Étape 5
Cliquez sur Protéger la feuille icône dans la Révision ruban pour autoriser ou empêcher les utilisateurs de modifier des parties spécifiques de la feuille de calcul, comme la modification des polices, l'ajout ou la suppression de lignes ou de colonnes, le tri des données ou la modification des liens hypertexte.
Étape 6
Cliquez sur Protéger le classeur icône pour empêcher quiconque de modifier sa structure. Les modifications structurelles incluent l'ajout ou la suppression de feuilles de calcul.
Reprendre le contrôle d'un classeur
Étape 1
Lancez Excel et ouvrez le classeur partagé. Une notification s'affiche indiquant que le classeur ne peut pas être modifié car quelqu'un d'autre l'a ouvert. Vous pouvez modifier le classeur, mais vous ne pouvez pas l'enregistrer pendant que l'autre personne le modifie.
Cliquez sur Notifier lorsque disponible bouton si vous souhaitez être averti lorsque vous pouvez enregistrer le classeur.
Étape 2
Cliquez sur le Fichier et cliquez sur Partager . Faites un clic droit sur le nom de la personne et sélectionnez Peut voir pour l'empêcher de modifier, ou sélectionnez Supprimer l'utilisateur de révoquer ses autorisations.
Étape 3
Revenez au classeur, qui est maintenant libre d'être modifié. Toutes les modifications apportées récemment par l'autre personne ne sont pas enregistrées. Cliquez sur Enregistrer bouton qui apparaît à l'écran si vous avez apporté des modifications alors que l'autre personne avait encore le classeur ouvert.