Comment gérer plusieurs utilisateurs sur un classeur Excel partagé

Avec Excel 2013 et Excel Online, le créateur peut partager un classeur pour collaboration. Excel Online : partage basique. Excel 2013 : permissions fines (classeur, feuille, cellules individuelles).

Utiliser OneDrive

Sauvegardez d'abord sur OneDrive (stockage cloud gratuit Microsoft). Onglet « Fichier » → « Enregistrer sous » → « OneDrive ». Accessible via Excel 2013 (bureau) ou Excel Online (navigateur, gratuit avec compte Microsoft).

Partager avec Excel Online

Bouton « Partager » sous la barre d'adresse → envoyez le lien par email, choisissez « Peut modifier » ou « Lecture seule ». Option « Obtenir un lien » : lien lecture seule et lien modification distincts. Avantage : sauvegarde automatique, collaboration temps réel si tous utilisent Excel Online.

Partager avec Excel 2013

Idéal pour permissions granulaires. Attention : en édition locale, personne d'autre ne peut sauvegarder tant que vous n'avez pas sauvegardé et fermé.

Contrôler les permissions globales

Onglet « Fichier » → « Partager » → « Inviter des personnes ». Email → menu « Autorisations » : « Peut modifier » ou « Peut afficher ». Modifiables à tout moment (clic droit sur le nom dans la fenêtre Partage).

Contrôler les liens de partage

« Fichier » → « Partager » → « Obtenir un lien de partage ». « Lien d'affichage » (lecture seule) ou « Lien de modification ». Révoquez via « Désactiver le lien ».

Contrôler les permissions dans le classeur

Étape 1

Onglet « Révision » → icône « Partager le classeur » (section « Modifications »).

Étape 2

Cochez « Autoriser les modifications par plusieurs utilisateurs » → active la fusion de classeurs.

Astuce : Excel Online permet toujours l'édition multi-utilisateurs, même sans fusion activée.

Étape 3

Onglet « Avancé » : durée de conservation de l'historique, fréquence de sauvegarde, alerte sur conflits entre utilisateurs.

Étape 4

Ruban « Révision » → « Autoriser les utilisateurs à modifier des plages » → édition de cellules verrouillées.

Étape 5

« Protéger la feuille » : autoriser/bloquer modifications spécifiques (polices, lignes/colonnes, tri, hyperliens).

Étape 6

« Protéger le classeur » : empêche changements structurels (ajout/suppression feuilles).

Reprendre le contrôle d'un classeur partagé

Étape 1

Ouvrez le classeur partagé. Notification : verrouillé car un autre l'édite. Vous pouvez éditer mais pas sauvegarder. Bouton « Notifier quand disponible ».

Étape 2

« Fichier » → « Partage » → clic droit sur l'utilisateur → « Peut afficher » (bloque édition) ou « Supprimer l'utilisateur » (révoque accès).

Étape 3

Retour au classeur, maintenant libre. Modifications récentes de l'autre non sauvegardées. Cliquez « Enregistrer » si vous avez modifié pendant qu'il l'avait ouvert.