Comment utiliser Excel pour rapprocher les comptes de grand livre
Le rapprochement mensuel des comptes de bilan est le seul moyen de garantir que les données financières d'une entreprise sont correctement enregistrées dans les livres comptables. Le rapprochement des comptes de bilan protège l'entreprise contre les erreurs dans les états financiers, qui peuvent entraîner des erreurs lors de la préparation de la déclaration fiscale. De nombreux comptables créent des feuilles de calcul Microsoft Excel pour aider au rapprochement des comptes de grand livre (GL) avec la documentation externe.
Étape 1 : En-tête du compte
Saisissez le nom du compte de grand livre et son numéro en haut de la feuille Excel. Vous pouvez entrer noms et numéros directement dans les cellules ; Excel les formatera correctement.
Étape 2 : Période
Indiquez le mois et l'année à rapprocher sous le nom et le numéro du GL.
Étape 3 : Solde final selon GL
Dans la première colonne, quelques lignes sous l'en-tête, tapez « Solde final selon GL ».
Étape 4 : Montant du GL
Entrez le solde final du compte de grand livre dans la deuxième colonne, sur la même ligne que l'étiquette ci-dessus.
Étape 5 : Solde final selon document source
Dans la première colonne, sous la ligne précédente, tapez « Solde final selon (document source) ». Exemples de documents sources : rapports clients, rapports fournisseurs, états d'actifs.
Étape 6 : Montant du document source
Entrez le solde final selon le document source pour ce compte GL dans la deuxième colonne, sur la même ligne.
Étape 7 : Différence
Sur la ligne suivante, dans la première colonne, tapez « Différence ».
Étape 8 : Calcul de la différence
Dans la deuxième colonne, à côté de « Différence », créez une formule qui soustrait le total du document source du solde final du GL. C'est le montant à rapprocher.
Étape 9 : Section « Éléments de rapprochement »
Créez une section sous la ligne « Différence » intitulée « Éléments de rapprochement ».
Étape 10 : Lister les écarts
Listez chaque élément créant un écart dans cette section. Incluez une explication et le montant. Exemple : un paiement client porté en banque mais non porté au compte client.
Étape 11 : Total des éléments de rapprochement
À la fin de la section, créez une formule qui totalise les montants des éléments de rapprochement. Lorsque ce total égale la « Différence », le compte est correctement rapproché.
Astuce
Il est préférable de rapprocher les comptes GL avant la clôture comptable mensuelle pour pouvoir corriger les données dans le bon mois.
Si vous n'êtes pas à l'aise avec la création de feuilles de rapprochement dans Excel, envisagez de faire appel à un professionnel comptable pour la mise en place.