Comment utiliser Excel pour rapprocher les comptes GL

Le rapprochement mensuel des comptes de bilan est le seul moyen de s'assurer que les données financières d'une entreprise sont correctement enregistrées dans les livres comptables. Le rapprochement des comptes du bilan protège une entreprise contre les erreurs de déclaration dans les états financiers de l'entreprise, ce qui peut entraîner des erreurs lors de la préparation de la déclaration de revenus fédérale de l'entreprise. De nombreux comptables créent des feuilles de calcul Microsoft Excel pour faciliter le rapprochement des comptes du grand livre (GL) avec la documentation externe.

Étape 1

Tapez le nom du compte du grand livre et le numéro de compte du grand livre en haut de la feuille de calcul Excel. Vous pouvez taper des noms et des nombres directement dans les cellules d'Excel et le logiciel formatera correctement les entrées.

Étape 2

Entrez le mois et l'année à rapprocher sous le nom et le numéro GL.

Étape 3

Saisissez "Solde final par GL" dans la première colonne de la feuille de calcul, quelques lignes sous l'en-tête.

Étape 4

Entrez le montant final contenu dans le compte du grand livre général dans la deuxième colonne de la feuille de calcul sur la même ligne que l'étiquette "Solde final par GL".

Étape 5

Tapez "Solde final par (document source)" dans la première colonne de la feuille de calcul sous la ligne qui contient "Solde final par GL". Des exemples de documents sources incluent les rapports sur les comptes clients, les rapports sur les comptes fournisseurs et les listes d'actifs.

Étape 6

Entrez le solde final selon le document source pour ce compte du grand livre général dans la deuxième colonne de la feuille de calcul sur la même ligne que l'étiquette "Solde final par (document source)".

Étape 7

Tapez "Différence" dans la ligne suivante de la première colonne.

Étape 8

Créez un calcul dans la deuxième colonne à côté de l'étiquette "Différence" qui soustrait le total du document source du solde final du grand livre. Il s'agit du montant à rapprocher.

Étape 9

Créez une section sous la ligne de différence intitulée "Réconcilier les éléments".

Étape 10

Répertoriez chaque élément créant une différence de rapprochement dans la section des éléments de rapprochement. Inclure une explication de chaque article et le montant de l'article. Un exemple d'élément de rapprochement peut être un acompte qui a été enregistré sur le compte bancaire mais pas enregistré sur le compte du client.

Étape 11

Créez un calcul à la fin de la section Eléments de rapprochement qui totalise le montant des éléments de rapprochement. Lorsque le total des éléments de rapprochement est égal au total de la "différence", vous avez correctement rapproché le compte.

Astuce

Il est préférable de rapprocher les comptes GL avant de clôturer le mois comptable afin de pouvoir apporter les corrections nécessaires aux données comptables au cours du mois approprié.

Si vous ne savez pas comment créer des feuilles de calcul de rapprochement dans Excel, envisagez de faire appel à un professionnel de la comptabilité pour vous aider à configurer.