Fonctionnalités et fonctions de Microsoft Excel
Que ce soit pour le travail ou un usage personnel, un tableau Excel est le meilleur outil de Microsoft Office pour organiser des données et créer des listes. Bien que les documents Word puissent inclure des tableaux et des colonnes, Excel rend la mise en page de l'information bien plus facile. Excel possède également une gamme de fonctions pour concevoir des formules qui automatisent les calculs. Bien qu'Excel puisse sembler intimidant au premier abord, la disposition du programme est similaire aux autres applications Office, donc si vous avez utilisé Word, vous vous sentirez à l'aise après un coup d'œil. Pour obtenir de l'aide supplémentaire sur un bouton particulier du ruban Excel, survolez-le avec votre curseur pour voir une info-bulle.
Cellules et feuilles de calcul
La partie principale de la fenêtre Excel consiste en un tableau — ou feuille de calcul — de cellules. Tout comme avec un tableau papier, chaque cellule peut contenir n'importe quels nombres ou texte — contrairement à une base de données Access, Excel vous permet de simplement cliquer sur n'importe quelle cellule et la remplir comme bon vous semble. Dans certains cas, comme pour suivre des dépenses, vous voudrez utiliser une série organisée de lignes et de colonnes. D'autres fois, comme pour créer une liste de membres d'équipe, l'ordre et le positionnement des cellules ne joueront pas un rôle majeur. Un avantage d'Excel est la simplicité avec laquelle il permet de réorganiser les données : sélectionnez une cellule et faites glisser sa bordure pour la déplacer vers un nouvel emplacement sur la feuille.
Classeurs Excel
Chaque fichier Excel, appelé classeur, contient une ou plusieurs feuilles de calcul. Pour basculer entre les feuilles d'un classeur, utilisez les onglets dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Depuis Excel 2007, la plupart des classeurs utilisent l'extension de fichier XLSX, alors que les versions antérieures utilisaient des fichiers XLS. Les nouvelles versions d'Excel peuvent lire ces anciens fichiers, mais pour ouvrir un nouveau classeur dans une ancienne édition, l'ancien PC a besoin du pack de compatibilité Office.
Onglets du ruban
Comme pour le reste d'Office depuis 2007, Microsoft a remplacé les menus d'Excel par des onglets de ruban. Vous pouvez considérer les onglets comme des menus visuels qui restent ouverts — chaque onglet contient un ensemble de fonctionnalités liées avec des icônes explicatives. Par exemple, l'onglet Accueil contient les options les plus courantes, comme la police et la couleur du texte, tandis que l'onglet Insertion offre des moyens d'insérer des tableaux, zones de texte et graphiques. Un onglet, Fichier, se comporte différemment. Fichier contient toujours les tâches de base incluant "Nouveau", "Ouvrir" et "Enregistrer", mais les affiche dans une zone plein écran avec des options supplémentaires, appelée vue Backstage. Par exemple, le bouton "Nouveau" dans la vue Backstage offre une sélection consultable de modèles pour de nouveaux classeurs.
Formules et fonctions
En plus de contenir du texte brut et des nombres, les cellules peuvent contenir des formules, qui commencent toujours par un signe égal. Avec une formule, Excel affiche le résultat d'une équation dans une cellule, mais met automatiquement ce résultat à jour lorsque vous modifiez ses composants. Une formule basique peut remplacer une calculatrice : écrivez "=2+4" et Excel affiche "6". Les formules fonctionnent aussi avec les données d'autres cellules : "=A1+B1" additionne les valeurs des cellules A1 et B1.
Pour des procédures autres que l'arithmétique directe, utilisez des fonctions pour effectuer diverses opérations sur les données. Les capacités des fonctions vont des mathématiques simples, comme "MOYENNE" pour calculer la moyenne d'une plage de cellules, à la modification de texte, comme "MINUSCULE" pour convertir une ligne en minuscules. Les deux termes sont souvent confondus, mais rappelez-vous que chaque cellule ne peut contenir qu'une seule formule, mais chaque formule peut utiliser plusieurs fonctions, comme "=MOYENNE(A1, B1)+SOMME(A2, B2)" pour ajouter la somme de deux cellules à la moyenne de deux autres cellules.