Avantages des systèmes d'information informatisés
Les systèmes d'information basés sur le calcul sont largement utilisés depuis les années 1990 dans l'industrie, les organisations à but non lucratif et les agences gouvernementales. Ces systèmes fournissent un accès rapide et centralisé aux bases de données d'informations sur le personnel, à la lecture de références, aux meilleures pratiques et à la formation en cours d'emploi, et sont facilement personnalisables pour répondre aux besoins d'une organisation. Avec l'essor d'Internet et de la technologie au début du XXIe siècle, l'utilisation des réseaux d'information informatisés augmente chaque année plus rapidement.
Centralité des données
L'accès aux données via un système d'information de réseau informatique est central, fournissant un emplacement « à guichet unique » pour trouver et accéder aux données informatiques pertinentes. La plupart des grandes entreprises et organisations utilisent une sorte de base de données centrale pour gérer les informations des utilisateurs, gérer les listes de publicités, stocker les informations sur les produits et suivre les commandes. Des exemples de solutions de bases de données centrales sont les solutions de bases de données MySQL, PostgreSQL ou Microsoft SQL, associées à un logiciel personnalisé qui fournit des interfaces utilisateur.
Couverture des informations
Les systèmes d'information centralisés offrent aux organisations l'avantage de disposer de grandes quantités de données, couvrant de nombreux domaines différents, toutes accessibles via une source centrale. La couverture des informations est un énorme avantage pour toute organisation, car le fait de disposer de grandes quantités de données utiles provenant de chaque service rationalise l'accès et augmente la productivité. Pour les utilisateurs, avoir accès à un système d'information en réseau revient à disposer d'une bibliothèque numérique de connaissances partagées. Les développements récents dans les systèmes d'information de base de données relient l'accès aux informations de l'entreprise à de plus grandes bases de données de recherche universitaire et professionnelle, telles que Google Scholar, pour fournir encore plus de capacité d'information au personnel.
Efficacité des accès
L'efficacité de l'accès est un avantage crucial des systèmes d'information en réseau par rapport aux systèmes de gestion de l'information plus traditionnels, tels que le catalogage et le classement papier. Les systèmes d'information informatisés cataloguent et classent les documents d'une manière logique, rendant l'accès aux données très efficace et rapide. Les données peuvent être catégorisées manuellement et des filtres créés pour classer automatiquement les documents qui correspondent à certains modèles. Cela augmente le temps de productivité des employés en leur permettant de se concentrer davantage sur la tâche à accomplir plutôt que sur le classement de la paperasse.
Extensibilité
Les systèmes d'information informatisés sont entièrement extensibles et personnalisables selon les besoins d'une organisation. Lors de l'installation, les systèmes d'information informatiques personnalisés utilisent des fichiers de configuration adaptés aux besoins d'une organisation pour classer et catégoriser les données. Les ingénieurs en logiciel informatique conçoivent fréquemment des interfaces de base de données personnalisées et des systèmes de stockage/récupération d'informations pour les entreprises clientes. Au fur et à mesure que l'entreprise grandit, les modifications et les ajouts à cette configuration de classement permettent une extensibilité facile. Les systèmes d'information informatiques ne sont pas limités en termes d'échelle ou de possibilités. Ils sont conçus de manière unique pour un bénéfice organisationnel maximal pour chaque client.