Comment envoyer des rappels et des tâches dans Outlook

Si vous êtes sur le point d'envoyer un e-mail important à l'aide de Microsoft Outlook 2013, ajoutez un rappel pour vous assurer de ne pas oublier de vérifier la réponse. De plus, vous pouvez envoyer un rappel dans l'e-mail pour vous assurer que le destinataire n'oublie pas de répondre. Les tâches vous permettent d'organiser ce que vous avez à faire. Si vous faites partie d'une équipe, vous pouvez envoyer des tâches à d'autres personnes. Outlook 2013 peut envoyer des rappels et des tâches par défaut ; vous n'avez pas besoin d'installer de modules complémentaires.

Créer et envoyer des rappels

Étape 1

Lancez Microsoft Outlook 2013 et cliquez sur le bouton "Nouvel e-mail" pour créer un nouvel e-mail. Rédigez votre e-mail, cliquez sur "Suivre" dans le groupe Balises de l'onglet Message et sélectionnez "Ajouter un rappel". La fenêtre personnalisée apparaît.

Étape 2

Cochez la case "Signaler pour moi" pour créer un rappel pour vous-même. Sélectionnez le type de drapeau dans la case « Flag to ». Vous pouvez choisir un indicateur "Suivi", "Pour votre information", "Transférer", "Aucune réponse nécessaire", "Lire", "Répondre", "Répondre à tous" ou "Réviser". Sélectionnez la date de début du drapeau dans la case "Date de début" et la date d'échéance dans la case "Date d'échéance". Les drapeaux permettent aux utilisateurs de localiser rapidement les e-mails importants ; les e-mails peuvent être triés par statut de drapeau. Cochez la case "Rappel" et sélectionnez une date et une heure pour le rappel dans les deux listes déroulantes.

Étape 3

Cochez la case "Signaler pour les destinataires" puis la case "Rappel" pour marquer l'e-mail pour les destinataires et également ajouter un rappel pour eux. Sélectionnez le type de signalement dans la case "Signaler à", puis définissez la date et l'heure du rappel à l'aide des deux listes déroulantes. Cliquez sur "OK" pour ajouter les rappels à l'e-mail, puis cliquez sur "Envoyer" pour envoyer le message.

Créer et envoyer des tâches

Étape 1

Cliquez sur "Tâches" dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Outlook 2013, puis cliquez sur "Tâches" pour voir toutes vos tâches. Les tâches peuvent être triées par sujet, date d'échéance, catégorie ou indicateur.

Étape 2

Cliquez sur le bouton "Nouvelle tâche" dans le groupe Nouveau de l'onglet Accueil pour créer une nouvelle tâche, puis cliquez sur le bouton "Attribuer une tâche" dans le groupe Gérer la tâche de l'onglet Tâche.

Étape 3

Tapez le nom ou l'adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez attribuer la tâche dans la case "À". Tapez un nom significatif pour la tâche dans la case "Objet".

Étape 4

Sélectionnez la date de début et la date d'échéance de la tâche dans les cases "Date de début" et "Date d'échéance". Sélectionnez une priorité pour la tâche dans la liste "Priorité". Vous pouvez choisir une priorité "Élevée", "Normale" ou "Faible".

Étape 5

Sélectionnez le statut de la tâche dans la case "Statut". Vous pouvez choisir un statut "Non commencé", "En cours", "Terminé", "En attente de quelqu'un d'autre" ou "Différé".

Étape 6

Cochez la case "Conserver une copie à jour de cette tâche dans ma liste de tâches" si vous souhaitez ajouter la tâche à votre liste de tâches et la mettre à jour automatiquement. Cochez la case "Envoyez-moi un rapport d'état lorsque cette tâche est terminée" si vous souhaitez être averti lorsque le destinataire a terminé la tâche.

Étape 7

Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour envoyer la tâche au destinataire. Cliquez sur le bouton "Enregistrer et fermer" pour enregistrer la tâche dans votre liste de tâches et fermer la fenêtre de tâche.

Astuce

Vous pouvez avoir des rappels pour vous-même et les destinataires dans le même e-mail si les cases "Signaler pour moi" et "Signaler pour les destinataires" sont cochées.

Pour supprimer des rappels et des drapeaux, ouvrez l'e-mail, cliquez sur "Suivre", puis sélectionnez "Ajouter un rappel". Décochez les cases « Signaler pour moi » et « Signaler pour les destinataires » pour supprimer les drapeaux et les rappels. Pour supprimer uniquement les rappels, décochez les cases "Rappel". Notez que vous ne pouvez pas avoir de rappel sans indicateur.

Si vous souhaitez envoyer une tâche existante, ouvrez-la, puis cliquez sur "Attribuer une tâche". Vous pouvez modifier la tâche avant de l'envoyer.

Vous pouvez répéter une tâche en cliquant sur le bouton "Récurrence" dans le groupe Récurrence et en choisissant les options de récurrence appropriées.

Les tâches récurrentes restent dans votre liste de tâches, mais ne sont jamais mises à jour. Cependant, vous pouvez recevoir un rapport d'état pour chaque occurrence terminée si vous cochez la case "Envoyez-moi un rapport d'état lorsque cette tâche est terminée".

Avertissement

Soyez prudent lorsque vous envoyez des rappels avec vos e-mails. Certaines personnes peuvent s'énerver lorsque le rappel se déclenche, surtout si elles sont au travail. Pour contourner ce problème potentiel, marquez l'e-mail du destinataire sans cocher la case "Rappel".

Vous ne pouvez pas attribuer une tâche à plusieurs personnes. Cependant, vous pouvez diviser votre tâche en plusieurs tâches plus petites et attribuer chacune à une personne différente.