Comment envoyer des rappels et des tâches dans Outlook

Si vous êtes sur le point d'envoyer un e-mail important en utilisant Microsoft Outlook 2013, ajoutez un rappel pour vous-même pour vous assurer de ne pas oublier de vérifier une réponse. De plus, vous pouvez envoyer un rappel dans l'e-mail pour garantir que le destinataire n'oublie pas de répondre. Les tâches vous permettent d'organiser les choses que vous avez à faire. Si vous faites partie d'une équipe, vous pouvez envoyer des tâches à d'autres personnes. Outlook 2013 peut envoyer des rappels et des tâches par défaut ; vous n'avez pas besoin d'installer de modules complémentaires.

Créer et envoyer des rappels

Étape 1

Lancez Microsoft Outlook 2013 et cliquez sur le bouton « Nouvel e-mail » pour créer un nouvel e-mail. Composez votre e-mail, cliquez sur « Suivi » dans le groupe Marqueurs sur l'onglet Message et sélectionnez « Ajouter un rappel ». La fenêtre Personnalisée apparaît.

Étape 2

Cochez la case « Marqueur pour moi » pour créer un rappel pour vous-même. Sélectionnez le type de marqueur dans la zone « Marqueur pour ». Vous pouvez choisir un marqueur « Suivi », « Pour votre information », « Transférer », « Aucune réponse nécessaire », « Lire », « Répondre », « Répondre à tous » ou « Examiner ». Sélectionnez la date de début du marqueur dans la zone « Date de début » et la date d'échéance dans la zone « Date d'échéance ». Les marqueurs permettent aux gens de localiser rapidement les e-mails importants ; les e-mails peuvent être triés par statut de marqueur. Cochez la case « Rappel » et sélectionnez une date et une heure pour le rappel dans les deux listes déroulantes.

Étape 3

Cochez la case « Marqueur pour les destinataires » puis la case « Rappel » pour marquer l'e-mail pour les destinataires et ajouter un rappel pour eux. Sélectionnez le type de marqueur dans la zone « Marqueur pour » puis définissez la date et l'heure du rappel à l'aide des deux listes déroulantes. Cliquez sur « OK » pour ajouter les rappels à l'e-mail, puis cliquez sur « Envoyer » pour envoyer le message.

Créer et envoyer des tâches

Étape 1

Cliquez sur « Tâches » dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Outlook 2013, puis cliquez sur « Tâches » pour voir toutes vos tâches. Les tâches peuvent être triées par objet, date d'échéance, catégorie ou marqueur.

Étape 2

Cliquez sur le bouton « Nouvelle tâche » dans le groupe Nouveau sur l'onglet Accueil pour créer une nouvelle tâche, puis cliquez sur le bouton « Assigner une tâche » dans le groupe Gérer la tâche sur l'onglet Tâche.

Étape 3

Tapez le nom ou l'adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez assigner la tâche dans la zone « À ». Tapez un nom significatif pour la tâche dans la zone « Objet ».

Étape 4

Sélectionnez la date de début et la date d'échéance pour la tâche dans les zones « Date de début » et « Date d'échéance ». Sélectionnez une priorité pour la tâche dans la liste « Priorité ». Vous pouvez choisir une priorité « Élevée », « Normale » ou « Faible ».

Étape 5

Sélectionnez le statut de la tâche dans la zone « Statut ». Vous pouvez choisir un statut « Non commencé », « En cours », « Terminé », « En attente de quelqu'un d'autre » ou « Reporté ».

Étape 6

Cochez « Conserver une copie mise à jour de cette tâche dans ma liste de tâches » si vous souhaitez ajouter la tâche à votre liste de tâches et la mettre à jour automatiquement. Cochez « M'envoyer un rapport d'état lorsque cette tâche est terminée » si vous souhaitez être notifié lorsque le destinataire termine la tâche.

Étape 7

Cliquez sur le bouton « Envoyer » pour envoyer la tâche au destinataire. Cliquez sur le bouton « Enregistrer et fermer » pour enregistrer la tâche dans votre liste de tâches et fermer la fenêtre Tâche.

Astuce

Vous pouvez avoir des rappels pour vous-même et les destinataires dans le même e-mail si les cases « Marqueur pour moi » et « Marqueur pour les destinataires » sont toutes deux cochées.

Pour supprimer les rappels et les marqueurs, ouvrez l'e-mail, cliquez sur « Suivi » puis sélectionnez « Ajouter un rappel ». Décochez les cases « Marqueur pour moi » et « Marqueur pour les destinataires » pour supprimer les marqueurs et les rappels. Pour supprimer seulement les rappels, décochez les cases « Rappel ». Notez que vous ne pouvez pas avoir un rappel sans marqueur.

Si vous souhaitez envoyer une tâche existante, ouvrez-la, puis cliquez sur « Assigner une tâche ». Vous pouvez modifier la tâche avant de l'envoyer.

Vous pouvez répéter une tâche en cliquant sur le bouton « Récurrence » dans le groupe Récurrence et en choisissant les options de récurrence appropriées.

Les tâches récurrentes restent dans votre liste de tâches, mais ne se mettent jamais à jour. Cependant, vous pouvez recevoir un rapport d'état pour chaque occurrence terminée si vous cochez la case « M'envoyer un rapport d'état lorsque cette tâche est terminée ».

Avertissement

Soyez prudent lors de l'envoi de rappels avec vos e-mails. Certaines personnes peuvent être contrariées lorsque le rappel se déclenche, surtout si elles sont au travail. Pour contourner ce problème potentiel, marquez l'e-mail pour le destinataire sans cocher la case « Rappel ».

Vous ne pouvez pas assigner une tâche à plusieurs personnes. Cependant, vous pouvez diviser votre tâche en plusieurs tâches plus petites et assigner chacune à une personne différente.