Comment créer des tâches de groupe dans Outlook

La fonction Calendrier de Microsoft Outlook permet de créer vos propres plannings, utile pour organiser vos tâches quotidiennes ou plans à long terme. Mais vous pouvez aussi utiliser le partage d'Outlook pour créer une tâche et la partager avec d'autres. Cela aide dans les situations de travail où vous voulez collaborer sur des tâches au sein d'une équipe. Pour créer des tâches de groupe, tous doivent faire partie d'un serveur Microsoft Exchange. Ce serveur est un serveur de communication collaboratif utilisé dans les organisations et entreprises. Vous pouvez créer des tâches de groupe et les visualiser dans Outlook.

Étape 1

Ouvrez votre compte Microsoft Outlook.

Étape 2

Cliquez sur le menu "Fichier", sélectionnez "Nouveau" et choisissez "Tâche".

Étape 3

Cliquez sur l'onglet "Tâche" dans le groupe "Actions". Personnalisez votre tâche : date de début et d'échéance, récurrence et fréquence, alertes de rappel, suivi de progression. Quand c'est fait, cliquez sur "Enregistrer et fermer".

Étape 4

Sélectionnez "Tâches" dans le "Volet de navigation". Sélectionnez "Partager mon dossier Tâches". Cela permet de partager votre dossier de tâches par défaut avec d'autres.

Étape 5

Entrez les noms des destinataires, tous ceux impliqués dans la tâche de groupe. Entrez-les dans la zone de texte "À".

Étape 6

Modifiez la ligne "Objet" de la tâche de groupe si vous le souhaitez. Dans le corps du message, tapez toute information supplémentaire pour le groupe.

Étape 7

Cliquez sur "Envoyer" et vérifiez le message pour le confirmer. Cliquez sur "OK".

Astuce

Il y a d'autres façons de créer des tâches que par le menu Fichier. Vous pouvez aussi utiliser la zone de texte "Taper une nouvelle tâche" dans la barre À faire, dans la "Liste des tâches quotidiennes" du "Calendrier", ou la zone "Cliquez ici pour ajouter une nouvelle tâche" dans l'affichage "Tâches".

Si vous voulez partager un dossier de tâches que vous avez créé (autre que le défaut), faites un clic droit sur le dossier dans le "Volet de navigation" et sélectionnez "Partager [Nom du dossier]".