Comment préparer un grand livre dans une feuille Microsoft Excel ?

Microsoft Excel est un progiciel de tableur financier qui permet de suivre les revenus, les dépenses et plus encore. Si vous avez besoin d'un peu d'aide pour créer des formules, des pages et les subtilités d'Excel, vous pouvez envisager de télécharger un modèle gratuit de feuille Excel de grand livre. Les modèles facilitent les entrées, mais peu d'entre eux incluent des formules pour conserver un total cumulé.

Étape 1

Téléchargez un modèle de grand livre général Excel disponible sur l'un des sites gratuits fournis. Le modèle devrait fonctionner dans toutes les versions d'Excel. Un grand livre général est un enregistrement des transactions de chaque compte au sein de votre système comptable. Étant donné que l'utilisation d'un grand livre général et de techniques comptables appropriées nécessite l'utilisation d'une comptabilité en partie double, chaque transaction saisie affecte deux comptes.

Étape 2

Cliquez dans la cellule juste au-dessus du "1" et à gauche du "A". Cela mettra en surbrillance la page entière sur la feuille du grand livre général. Maintenez les touches "CTRL" et "C" pour copier la feuille. Cliquez sur le bouton "Insérer" dans la barre de menu supérieure et faites défiler jusqu'au bouton "Feuille de calcul", puis cliquez. Cliquez dans la cellule du coin supérieur gauche au-dessus du "1" et à gauche du "A" dans la nouvelle feuille de calcul et maintenez les touches "CTRL" et "V" enfoncées pour coller le modèle de grand livre dans une autre feuille. Dans ce modèle, il y a de l'espace pour saisir des transactions du grand livre général pour neuf comptes différents.

Étape 3

Créez au moins cinq feuilles identiques, ce qui vous donne un total de 45 comptes différents dont vous pouvez suivre l'évolution. La première feuille doit être destinée aux comptes chèques, d'épargne ou de paie; l'intituler "Comptes bancaires". Vous créez le titre en cliquant avec le bouton droit sur l'onglet dans le coin inférieur gauche intitulé "Feuille 1" et en choisissant le bouton "Renommer". La deuxième feuille devrait être pour les comptes "Revenus". Ceux-ci comprendraient les revenus des ventes, les revenus des services et les remboursements des frais payés.

La troisième feuille devrait être pour les comptes de "dépenses". Ceux-ci comprendraient les loyers payés, les services publics, la main-d'œuvre et les licences ou les taxes. La quatrième feuille doit être pour les comptes "Equity", y compris l'investissement initial pour le démarrage de l'entreprise, tout prélèvement effectué pour le propriétaire et tout réinvestissement dans l'entreprise. Enfin, la cinquième feuille devrait être consacrée au "Passif", y compris les prêts pour les bâtiments, les véhicules, l'équipement et les cartes de crédit.

Étape 4

Créez des feuilles supplémentaires pour les zones qui contiennent plus de neuf comptes. Si par hasard l'une des catégories comporte plus de neuf comptes, "Dépenses" par exemple, créez une ou deux feuilles supplémentaires et renommez-les "Dépenses 2" et "Dépenses 3". Chaque compte que vous créez doit se voir attribuer un numéro. En règle générale, tous les comptes bancaires commenceront par 10--, les comptes de revenus par 20--, les comptes de dépenses par 30--, les comptes de capitaux propres par 40-- et les comptes de passif par 50--.

Étape 5

Notez les colonnes de chaque écriture du grand livre général. Les colonnes de date et de description sont explicites. Le "poste réf." colonne sert à saisir le numéro de l'autre compte concerné par la transaction dans la ligne. Les colonnes restantes sont "Débit", "Crédit" et "Solde".

Étape 6

La plupart du temps, un débit sur un compte ajoute de l'argent à ce compte, et un crédit en retire de l'argent. Pour chaque débit, il doit y avoir un crédit. Une autre façon de penser est la suivante :un débit est "ce que vous avez" et un crédit est "d'où vient-il".

Par exemple, vous payez 400 $ pour votre facture d'électricité. Vous le payez avec un chèque de votre entreprise. Demandez-vous, qu'avez-vous obtenu? Vous avez 400 $ d'électricité, alors débitez le compte Utilities (#3010) pour 400 $. Maintenant demandez-vous, d'où vient-il ? Il provient de votre compte courant, créditez donc le compte bancaire (#1010) de 400 $.

Dans le compte des services publics, mettez #1010 pour la référence de la poste, et dans le compte bancaire, mettez #3010 pour le numéro de compte.