Comment créer un reçu dans Excel
Avec Excel 2013, créez un reçu que vous pouvez facilement personnaliser pour chaque vente. L'utilisation de formules dans un reçu vous permet de saisir les prix des articles vendus sans avoir à sortir la calculatrice. Vous pouvez ensuite imprimer le reçu ou l'envoyer par email à votre client.
Créer un reçu consiste essentiellement à mettre en forme une feuille de calcul Excel de base pour qu'elle soit reconnue comme un reçu professionnel, incluant sous-totaux, taxes et prix total.
Créer votre propre reçu
Mise en page et formatage
Étape 1
Ouvrez un classeur vide dans Excel. Cliquez sur l'onglet Affichage puis sur la vue Mise en page dans le ruban pour voir facilement les bordures de page pour un papier format lettre. Pour utiliser un autre format de papier pour l'impression, modifiez-le maintenant via les options Taille sous le ruban Mise en page.
Étape 2
Saisissez le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise à droite. À gauche, tapez Reçu et un numéro de reçu, par exemple 0001. Pour que les zéros s'affichent, cliquez sur l'onglet Accueil et changez le menu Nombre en Texte pour la cellule du numéro de reçu. Pour modifier la taille et la police du texte, sélectionnez les cellules et utilisez les options du menu Accueil. Pour inclure une date et heure actuelles qui se mettent à jour automatiquement pour chaque reçu, tapez =MAINTENANT() dans la cellule de date.
Étape 3
Tapez les en-têtes de colonnes sous les informations de l'entreprise : Article, Unités, Prix, Remise et Total. Sélectionnez les cellules d'en-tête en faisant glisser le curseur dessus et ajoutez une double ligne en dessous en cliquant sur l'onglet Accueil et en sélectionnant Double bordure inférieure depuis l'icône Bordure. Cliquez sur l'icône Remplissage et sélectionnez une couleur claire, comme un gris clair. Sélectionnez la section des informations de l'entreprise et appliquez la même couleur de remplissage à ces cellules.
Étape 4
Allez en bas de la page. Dans la deuxième colonne à partir de la gauche, tapez Sous-total, Taxe et Total dans la colonne. Sélectionnez ces lignes et utilisez la même couleur de remplissage qu'en haut de page. Utilisez une Double bordure inférieure sous les cellules Sous-total et Total. Utilisez une Bordure simple fine sur les cellules Taxe.
Étape 5
Séparez chaque section du reçu avec une Bordure extérieure depuis l'icône Bordure dans le ruban Accueil. Pour le groupe de cellules à gauche de la section Total et Sous-total, ajoutez toute information supplémentaire ou utilisez-le pour des notes, comme dans la capture d'écran.
Sélectionnez toutes les cellules vides des colonnes Prix, Remise et Total. Cliquez sur l'onglet Accueil et changez le menu Nombre de Standard à Monétaire.
Formules
Étape 1
Sélectionnez la cellule Sous-total. Cliquez sur l'onglet Formules puis sur l'icône Somme auto. Sélectionnez toutes les cellules Total et appuyez sur Entrée. Chaque fois que vous ajoutez une valeur dans ces cellules, elles s'additionnent au Sous-total.
Étape 2
Sélectionnez la cellule Taxe, qui multipliera le Sous-total par votre taux de taxe local. Tapez un = et cliquez sur la cellule Sous-total. Entrez un * puis le pourcentage de taxe en décimal. Dans l'exemple ci-dessus, nous utilisons un taux de taxe de 8 % sur la cellule Sous-total I20, donc la formule est =I20*0,08. Appuyez sur Entrée.
Étape 3
Cliquez sur la cellule Total puis sur l'icône Somme auto dans le ruban Accueil à nouveau. Sélectionnez les cellules Sous-total et Taxe et appuyez sur Entrée. Le total ajoute la taxe au sous-total.
Étape 4
Faites en sorte que la feuille Excel laisse vides les cellules avec une valeur nulle, sinon il y aura bientôt beaucoup d'entrées 0,00 € dans le reçu. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Fichier, sélectionnez Options puis Avancées. Faites défiler vers le bas et décochez la case Afficher un zéro dans les cellules qui ont une valeur nulle. Cliquez sur OK.
Étape 5
Sélectionnez la première cellule Total vide. Cette cellule doit multiplier les unités par le prix, puis soustraire toute remise saisie. Tapez = et cliquez sur la cellule Unités, tapez * pour multiplier, cliquez sur la cellule Prix, tapez - pour soustraire, puis cliquez sur la cellule Remise. Dans notre exemple, la formule est =F8*G8-H8. Appuyez sur Entrée.
Copiez cette formule en sélectionnant cette cellule et en appuyant sur Ctrl+C. Collez-la dans toutes les cellules Total d'articles vides en dessous en les sélectionnant et en appuyant sur Ctrl+V.
Étape 6
Testez le reçu en saisissant des données dans les cellules, en utilisant des articles à 10 € pour vérifier facilement si les totaux d'articles, le sous-total, la taxe et le total final sont corrects. S'ils le sont, enregistrez le fichier de reçu.
Utiliser un modèle de reçu
Étape 1
Ouvrez Excel, ou cliquez sur l'onglet Fichier s'il est déjà ouvert. Tapez « Reçu » dans le champ Recherche. Cliquez sur un reçu pour voir un aperçu et cliquez sur le bouton Créer pour l'ouvrir.
Étape 2
Remplacez tous les champs d'informations de l'entreprise par vos propres coordonnées. Si le reçu comporte un emplacement pour votre logo, sélectionnez l'Image d'espace réservé. Cliquez sur l'onglet Format des outils d'image puis sur l'icône Remplacer l'image. Sélectionnez votre image dans le menu de navigation ; elle sera automatiquement redimensionnée pour s'adapter au modèle.
Étape 3
Testez le modèle pour vous assurer qu'il fonctionne correctement. Saisissez un article à 10 € et examinez les cellules Sous-total et Total. Apportez d'autres modifications souhaitées, puis enregistrez le fichier au format XLSX en cliquant sur l'icône Enregistrer en haut de la fenêtre.