Comment configurer Outlook pour GTD (Getting Things Done)
Vous pouvez intégrer la méthodologie Getting Things Done de David Allen avec Microsoft Outlook 2013 en utilisant les catégories, les indicateurs de suivi et les priorités. Bien que vous puissiez configurer manuellement Outlook sur votre PC pour implémenter la méthodologie GTD, plusieurs compléments Outlook offrent des outils d'intégration GTD avancés. Vous pouvez créer des tâches directement à partir de vos autres éléments Outlook, comme les e-mails et les rendez-vous, puis les affecter à des projets et listes d'actions pour vous aider à traiter votre boîte de réception plus efficacement.
Configuration manuelle d'Outlook pour GTD
Étape 1
Entrez chacun de vos projets dans Outlook en tant que catégories afin de pouvoir associer des éléments à des projets spécifiques. Faites un clic droit sur un e-mail, un rendez-vous ou une tâche, cliquez sur « Catégoriser » puis « Toutes les catégories ». Cliquez sur le bouton « Nouveau… ». Ajoutez chaque nom de projet et attribuez une couleur.
Étape 2
Convertissez d'autres éléments Outlook en tâches au fur et à mesure qu'ils attirent votre attention. Par exemple, vous pouvez convertir un message e-mail en tâche. Faites glisser-déposer un rendez-vous, un message, un contact ou une note sur « Tâches » dans le volet de navigation pour créer automatiquement une nouvelle tâche à partir du contenu de l'élément.
Étape 3
Affectez des indicateurs et des priorités à vos tâches. Ouvrez une tâche, puis cliquez sur les commandes dans le groupe Suivi du ruban Accueil dans Tâches pour ajouter un indicateur. Cliquez sur le bouton « Priorité » dans le groupe Marqueurs pour marquer un élément comme « Haute importance ». Vous pouvez utiliser cet indicateur pour marquer vos éléments d'action selon la méthodologie GTD.
Étape 4
Affichez votre liste de tâches par projet, date ou importance. Cliquez sur « Tâches » dans le volet de navigation. Cliquez sur l'onglet « Affichage ». Sélectionnez parmi les options d'affichage disponibles dans la liste déroulante du groupe Organisation. Par exemple, sélectionnez « Catégories » pour organiser vos tâches par projets, « Date de début » ou « Date d'échéance » pour les organiser par date, ou « Priorité » pour les organiser par priorité.
Utiliser le complément GTD Outlook de NetCentrics
Étape 1
Téléchargez et installez la version d'essai gratuite du complément Getting Things Done Outlook de NetCentrics. Ce complément est conçu pour simplifier votre capacité à traiter les éléments Outlook selon la méthodologie de David Allen.
Étape 2
Sélectionnez parmi les actions clés dans la barre d'outils NetCentrics pour traiter vos éléments Outlook en tâches. Par exemple, sélectionnez l'une de ces actions dans le groupe Getting Things Done du ruban Accueil : « Action », « Prochaine action », « Déléguer », « Différer » ou « Un jour ». Quand vous sélectionnez l'une de ces commandes depuis un élément de messagerie, une tâche est classée dans son dossier respectif et l'action est affectée à la tâche.
Étape 3
Gérez tous vos projets en cours avec Project Central. Cliquez sur le bouton « Project Central » dans le groupe Getting Things Done du ruban Accueil. Vous pouvez utiliser cette fenêtre pour organiser les tâches en projets spécifiques.
Étape 4
Générez un rapport de projet. Cliquez sur le bouton de menu « Projet » dans Project Central, puis sur « Créer un rapport… ». Sélectionnez les options à inclure dans votre rapport. Par exemple, sélectionnez « Date d'échéance » dans la liste déroulante Trier les tâches par. Cliquez sur « OK » pour générer votre rapport. Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer votre rapport — il est étiqueté avec une icône ressemblant à une imprimante.
Utiliser le complément TaskCracker pour Outlook
Étape 1
Téléchargez et installez la version d'essai gratuite de 30 jours de TaskCracker pour Outlook. TaskCracker vous aide à organiser vos éléments Outlook en utilisant une représentation visuelle de vos tâches et projets avec une interface glisser-déposer.
Étape 2
Cliquez sur la commande « Ouvrir TaskCracker » dans le groupe Ouvrir du ruban TaskCracker. Alternativement, vous pouvez cliquer sur « TaskCracker » en bas du volet Dossiers sur la gauche.
Étape 3
Organisez vos tâches en fonction de la priorité. Cliquez sur une tâche, faites-la glisser vers un autre quadrant à l'intérieur de l'écran TaskCracker et relâchez-la pour affecter la tâche à cette priorité. Vous pouvez utiliser cette méthode pour attribuer rapidement des actions à votre liste de tâches sans avoir à ouvrir chaque tâche individuellement.