Comment utiliser Outlook pour planifier des salles de conférence

Dans un bureau animé avec plusieurs salles de conférence, il est difficile de suivre lesquelles sont utilisées à quels moments. Le calendrier de Microsoft Outlook peut planifier vos réunions, rendez-vous et événements, et aussi gérer les plannings des salles de conférence à l'échelle du bureau. Vous pouvez configurer un calendrier unique pour toutes les salles, afin que le personnel voie facilement la disponibilité à tout moment.

Étape 1

Ouvrez Microsoft Outlook. Cliquez sur « Calendrier » dans le volet Favoris. Faites un clic droit sur « Calendrier » et sélectionnez « Nouveau calendrier ». Nommez-le, par exemple « Planning salles de conférence ».

Étape 2

Cliquez sur « Affichage planning » dans le ruban. Faites un clic droit dans le calendrier et sélectionnez « Nouveau rendez-vous ».

Étape 3

Cliquez sur « Catégoriser » dans le ruban, puis « Toutes les catégories ». Sélectionnez une catégorie de couleur et cliquez sur « Renommer ». Donnez un nom comme « Salle de conférence 1 » ou « Salle du hall ». Renommez d'autres catégories pour chaque salle. Cliquez sur « OK ».

Étape 4

Entrez le titre de la réunion dans « Objet ». Indiquez le nom ou numéro de la salle dans « Lieu ». Définissez la date, l'heure de début et de fin. Si la salle est nécessaire plusieurs jours, modifiez la date de fin.

Étape 5

Ajoutez les détails de la réunion dans la zone principale : description, liste des participants.

Étape 6

Cliquez sur « Catégorie » dans le ruban et sélectionnez la salle concernée. Cela code la réunion par couleur sur le calendrier, différenciant facilement plusieurs salles utilisées simultanément.

Étape 7

Cliquez sur « Enregistrer et fermer » pour revenir au calendrier.