Comment utiliser Outlook pour planifier des salles de conférence

Dans un bureau occupé avec plusieurs salles de conférence, il peut être difficile de savoir quelles salles de conférence sont utilisées à quel moment. Le calendrier de Microsoft Outlook peut être utilisé pour planifier vos réunions, rendez-vous et événements et peut également être utilisé pour des événements à l'échelle du bureau, tels que le calendrier des salles de conférence. Vous pouvez configurer un calendrier pour programmer toutes les salles de conférence, afin que le personnel puisse facilement voir la disponibilité des salles de conférence à n'importe quelle heure et date.

Étape 1

Ouvrez Microsoft Outlook. Cliquez sur "Calendrier" dans le panneau Favoris. Faites un clic droit sur "Calendrier" et sélectionnez "Nouveau calendrier". Saisissez un nom pour le nouvel agenda, par exemple "Horaire de la salle de conférence".

Étape 2

Cliquez sur "Affichage du calendrier" dans l'interface du ruban. Faites un clic droit dans le calendrier et sélectionnez "Nouveau rendez-vous".

Étape 3

Cliquez sur "Catégoriser" dans le ruban et sélectionnez "Toutes les catégories". Mettez en surbrillance une catégorie de couleur et cliquez sur "Renommer". Saisissez un nom pour la catégorie, par exemple "Salle de conférence 1" ou "Salle de conférence du hall". Renommez des catégories de couleurs supplémentaires, une pour chaque salle de conférence. Cliquez sur "OK".

Étape 4

Entrez un titre de réunion ou d'événement dans la zone de texte Objet. Saisissez le nom ou le numéro de la salle de conférence dans la zone de texte Emplacement. Entrez le jour et l'heure de début d'utilisation de la salle de conférence et l'heure de fin d'utilisation. Si une salle de conférence est nécessaire pendant plusieurs jours, vous pouvez également modifier la date de fin.

Étape 5

Entrez les détails de la réunion prévue dans la salle de conférence dans la fenêtre principale. Vous pouvez inclure une description de la réunion et une liste des participants.

Étape 6

Cliquez sur "Catégorie" dans le ruban et cliquez sur la salle de conférence où se tiendra la réunion. Cette couleur code la réunion sur le calendrier et différencie facilement plusieurs salles de conférence utilisées en même temps.

Étape 7

Cliquez sur "Enregistrer et fermer" pour fermer l'événement de la salle de conférence et revenir au calendrier.