Comment numériser et envoyer un document par e-mail
Numériser et envoyer un document personnel ou professionnel sous forme de pièce jointe à un e-mail peut vous faire gagner du temps et de l'argent puisque vous n'avez pas à vous soucier des frais d'impression ou d'affranchissement. Bien qu'il soit important de choisir le bon format de fichier, le processus n'est pas difficile et les procédures de numérisation sont généralement les mêmes, que vous utilisiez un scanner autonome ou une imprimante multifonction. Il en va de même pour joindre un document numérisé à un e-mail, car les procédures de pièce jointe sont généralement les mêmes dans la plupart des programmes de messagerie.
Choisissez un type de fichier
La plupart des scanners vous permettent de choisir entre un fichier PDF et JPEG. Le fichier PDF est le meilleur choix pour numériser des documents contenant du texte ou des graphiques vectoriels comprenant des points, des lignes, des formes et des courbes. L'utilisation de ce format vous permet également de combiner des documents avec plus d'une page dans un seul fichier. Le format de fichier JPEG est un bon choix pour les photographies, car il vous permet de compresser les données d'image et de réduire la taille d'un fichier volumineux.
Numériser le document
Nettoyez la vitre du scanner avec un chiffon doux et propre. Placez le document face vers le bas sur la vitre du scanner. Alignez-le à l'aide de repères le long du périmètre de la vitre, puis abaissez le couvercle. Sélectionnez "numériser" dans le menu de l'imprimante, choisissez l'ordinateur vers lequel vous souhaitez numériser le document, sélectionnez le type de fichier et lancez la numérisation. Comme autre méthode, ouvrez le logiciel que vous avez installé lors de l'installation et numérisez le document à partir de votre ordinateur.
Enregistrer et renommer le fichier numérisé
Une fois l'analyse terminée, l'Explorateur Windows ou Mes documents s'ouvriront automatiquement. L'analyse que vous venez de terminer sera la dernière de la liste. Ouvrez et examinez le document pour vous assurer qu'il a été numérisé correctement, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer". Renommez le fichier de son nom actuel, tel que Scan0001.jpg, en quelque chose de plus descriptif, tel que "Liste téléphonique de l'entreprise", et enregistrez le fichier à un emplacement pratique.
Joindre le document à un e-mail
Il existe deux manières de joindre un document à un e-mail. Dans la première méthode, cliquez avec le bouton droit sur le nom du fichier à partir de son emplacement actuel. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez "envoyer à" puis "destinataire du courrier". Une nouvelle fenêtre de message s'ouvrira avec le document déjà joint. Une deuxième méthode consiste à ouvrir votre programme de messagerie et à composer un nouveau message. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez le bouton "Joindre un fichier" en haut de la fenêtre de message. Accédez à l'emplacement où vous enregistrez le fichier de document, sélectionnez-le et cliquez sur "Insérer". Le fichier sera joint sans autre action de votre part, et vous pourrez ensuite envoyer l'e-mail.