Comment numériser et envoyer un document par e-mail
Numériser et envoyer un document personnel ou professionnel en pièce jointe d'e-mail peut faire gagner du temps et de l'argent car vous n'avez pas à vous soucier des frais d'impression ou d'affranchissement. Bien que choisir le bon format de fichier soit important, le processus n'est pas difficile, et les procédures de numérisation sont généralement les mêmes que vous utilisiez un scanner autonome ou une imprimante multifonction. Il en va de même pour l'attachement d'un document numérisé à un e-mail, car les procédures d'attachement sont généralement les mêmes dans la plupart des programmes de messagerie.
Choisir un type de fichier
La plupart des scanners vous permettent de sélectionner entre un fichier PDF et JPEG. Le fichier PDF est le meilleur choix pour numériser des documents qui incluent du texte ou des graphiques vectoriels qui incluent des points, des lignes, des formes et des courbes. L'utilisation de ce format vous permet également de combiner des documents de plus d'une page en un seul fichier. Le format de fichier JPEG est un bon choix pour les photographies, car il vous permet de compresser les données d'image et de réduire la taille d'un gros fichier.
Numériser le document
Nettoyez le verre du scanner avec un chiffon doux et propre. Placez le document face vers le bas sur le verre du scanner. Alignez-le en utilisant les repères le long du périmètre du verre, puis abaissez le couvercle. Sélectionnez « numériser » sur le menu de l'imprimante, choisissez l'ordinateur sur lequel vous voulez numériser le document, sélectionnez le type de fichier et lancez la numérisation. Comme méthode alternative, ouvrez le logiciel que vous avez installé lors de la configuration et numérisez le document depuis votre ordinateur.
Enregistrer et renommer le fichier numérisé
Lorsque la numérisation est terminée, l'Explorateur Windows ou Mes Documents s'ouvrira automatiquement. La numérisation que vous venez de terminer sera la dernière sur la liste. Ouvrez et examinez le document pour vous assurer qu'il a été numérisé correctement, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Renommez le fichier de son nom actuel, comme Scan0001.jpg, en quelque chose de plus descriptif, comme « Liste téléphone entreprise », et enregistrez le fichier à un emplacement pratique.
Attacher le document à un e-mail
Il y a deux façons d'attacher un document à un e-mail. Dans la première méthode, faites un clic droit sur le nom du fichier depuis son emplacement actuel. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez « envoyer vers » puis « destinataire du courrier ». Une nouvelle fenêtre de message s'ouvrira avec le document déjà attaché. Une seconde méthode consiste à ouvrir votre programme de messagerie et à composer un nouveau message. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez le bouton « joindre un fichier » en haut de la fenêtre de message. Naviguez jusqu'à l'emplacement où vous avez enregistré le fichier du document, sélectionnez-le et cliquez sur « insérer ». Le fichier s'attachera sans aucune action supplémentaire de votre part, et vous pourrez alors envoyer l'e-mail.