Comment saisir un prêt dans QuickBooks
Saisir un prêt dans QuickBooks n'est pas difficile mais demande de la rigueur. Oublier une seule étape peut fausser votre bilan. Vous devez connaître le type de prêt (court ou long terme), le solde initial, le montant des intérêts, et vérifier l'exactitude de toutes ces informations.
Procédure
Étape 1
Ajoutez le compte de prêt au plan comptable. Ouvrez le plan comptable via l'onglet « Listes » dans la barre de menu. Appuyez sur « Ctrl » + « N » pour créer un nouveau compte. Dans la fenêtre « Nouveau compte », sous « Actifs et Passifs », cliquez sur « Emprunt » puis « Continuer ».
Étape 2
Modifiez le type de compte si nécessaire. Le type par défaut pour un prêt est « Autre passif à court terme ». Si le prêt doit être remboursé dans l'année, ce type convient. Si le remboursement dépasse un an, changez le type en « Passif à long terme » en haut de la page.
Étape 3
Saisissez toutes les informations du prêt. D'abord, nommez-le de façon reconnaissable (ex : « Prêt Camion » plutôt que « Compte Prêt #333 »). Ensuite, entrez la description de l'objet du prêt. Puis, le numéro de compte ou celui utilisé sur les chèques pour identifier ce compte. Le mappage de ligne fiscale peut être fait par votre comptable plus tard. Si vous utilisez « Saisir le solde initial », le bénéficiaire est la société de financement et le montant est celui financé.
Étape 4
Créez un nouveau compte de charges d'intérêts pour ce prêt. L'erreur la plus fréquente est d'oublier d'établir le montant des intérêts payés. Cela réduit le capital du prêt, donnant l'impression qu'il est remboursé avant l'heure. Utilisez les documents du prêt pour déterminer quelle part du paiement mensuel est capital et quelle part est intérêts.
Étape 5
Séparez les intérêts du remboursement du capital. Exemple : pour un Hummer à 75 000 $, paiements de 2 000 $/mois. Si les documents indiquent 500 $ d'intérêts mensuels sur ces 2 000 $, votre paiement se décompose en 1 500 $ de capital et 500 $ d'intérêts.
Rédigez le premier chèque via l'icône « Écrire chèques ». Le bénéficiaire est la société de financement. Dans l'onglet « Charges » (partie inférieure), première colonne : compte de prêt créé précédemment, montant 1 500 $. Deuxième compte : compte de charges d'intérêts créé, montant 500 $. Cliquez « Enregistrer et fermer ».
Étape 6
Vérifiez le plan comptable. Ouvrez l'onglet « Listes » et cliquez sur « Plan comptable ». Le montant du passif de prêt doit avoir diminué du montant du capital remboursé par le premier paiement. Sinon, revérifiez chaque étape.