Comment envoyer un document protégé par mot de passe par e-mail

L'envoi d'un document protégé par mot de passe par e-mail nécessite une certaine préparation. La protection par mot de passe est la première étape parmi plusieurs pour assurer une sécurité totale. N'envoyez des données sensibles qu'à des personnes de confiance ou à celles qui « ont besoin de savoir ». Choisissez le destinataire avec soin, quelqu'un qui protégera les informations et ne les transmettra qu'à ceux qui en ont besoin. Intégrez ces étapes à votre routine pour limiter l'accès à vos informations privées.

Étape 1

Créez un nouveau document contenant vos informations privées dans un fichier Word ou Excel. Vous pouvez également copier-coller les informations depuis un document existant. Sélectionnez le texte, cliquez sur « Modifier » puis « Copier » dans le menu principal. Dans le nouveau document, placez le curseur à l'endroit souhaité, cliquez sur « Modifier » puis « Coller ».

Étape 2

Enregistrez le document en cliquant sur « Fichier » puis « Enregistrer sous ». Dans la boîte de dialogue, donnez un nom au fichier et ajoutez les initiales du destinataire pour identifier facilement le fichier protégé ultérieurement.

Étape 3

Sécurisez le fichier : cliquez sur « Outils » dans le menu principal, puis « Options », et sélectionnez l'onglet « Sécurité ». Dans la case « Mot de passe pour ouvrir », saisissez un mot de passe, puis confirmez-le dans la seconde case. Les meilleurs mots de passe comportent au moins huit caractères, combinant majuscules, minuscules, chiffres et symboles (accessibles via la touche Maj sur la rangée des chiffres du clavier).

Étape 4

Rédigez un e-mail au destinataire et joignez le document. Informez-le qu'il est protégé par mot de passe et que vous communiquerez le mot de passe séparément. N'incluez jamais le mot de passe dans le même e-mail que le document protégé. Appelez le destinataire pour lui communiquer le mot de passe si vous avez son numéro, ou envoyez un e-mail distinct contenant uniquement le mot de passe. Ne précisez pas comment vous le contacterez, et laissez la ligne d'objet vide si vous l'envoyez par e-mail.

Étape 5

Supprimez les documents protégés de votre ordinateur une fois certain que le destinataire a reçu sa copie. Si le destinataire doit modifier le document ou changer le mot de passe, fournissez-lui les instructions pour retirer la protection (voir l'étape 3).

Astuce

Pour une sécurité supplémentaire, vous pouvez compresser votre document chiffré dans une archive WinRAR ou WinZip, qui peuvent également être protégées par mot de passe, puis l'envoyer par e-mail. Consultez l'aide de WinRAR ou WinZip pour plus d'informations.