Comment envoyer un document protégé par mot de passe par e-mail

L'envoi d'un document protégé par mot de passe à quelqu'un par e-mail demande une certaine prévoyance et planification. Un document avec mot de passe doit être la première étape parmi tant d'autres pour une sécurité totale. Envoyez des données sensibles aux personnes en qui vous avez confiance avec les informations, ou à ceux qui « ont besoin de savoir ». Choisissez judicieusement le destinataire, car quelqu'un que vous connaissez protégera les données et ne les transmettra qu'à ceux qui en ont besoin. Intégrez ces étapes dans votre routine pour limiter l'accès à vos informations privées.

Étape 1

Rédigez un nouveau document contenant vos informations privées dans un fichier Word ou Excel. Vous pouvez également copier et coller les informations dans le document. Copiez et collez en mettant en surbrillance le texte dans votre document d'origine, puis en cliquant sur "Modifier" dans le menu principal, puis sur "Copier". Dans le nouveau document, utilisez la souris pour placer le curseur à l'endroit où vous souhaitez que le texte apparaisse, cliquez sur "Modifier", puis sur "Coller".

Étape 2

Enregistrez le document que vous avez l'intention d'envoyer par e-mail en cliquant sur "Fichier" dans le menu principal et en choisissant "Enregistrer sous". Une boîte de dialogue apparaîtra dans laquelle vous pourrez donner un nom au fichier. Tapez un nom et ajoutez les initiales du destinataire afin de pouvoir identifier facilement le fichier protégé par mot de passe ultérieurement.

Étape 3

Sécurisez le fichier en cliquant sur « Outils » dans le menu principal, puis sur « Options » et en cliquant sur l'onglet « Sécurité ». Dans la case "Mot de passe pour ouvrir", saisissez un mot de passe, puis retapez-le dans la deuxième case pour vérifier. Les meilleurs mots de passe comportent au moins huit caractères et utilisent une combinaison de lettres majuscules, minuscules, chiffres et symboles, que vous pouvez ajouter en déplaçant l'un des chiffres de la rangée de chiffres sur votre clavier.

Étape 4

Écrivez un e-mail au destinataire et joignez le document contenant les informations sensibles. Informez le destinataire que le document est protégé par un mot de passe et que vous fournirez le mot de passe. N'écrivez pas le mot de passe dans le même e-mail contenant le document protégé par mot de passe. Appelez le destinataire pour fournir un mot de passe si vous avez un numéro de téléphone, ou envoyez un e-mail séparé contenant le mot de passe. Ne précisez pas comment vous contacterez le destinataire et laissez la ligne d'objet vide si vous envoyez un mot de passe par e-mail.

Étape 5

Supprimez les documents protégés par mot de passe de votre ordinateur lorsque vous êtes sûr que le bon destinataire a reçu sa copie. Si le destinataire doit apporter des modifications ou modifier le document protégé par mot de passe, vous devrez fournir des instructions pour supprimer le mot de passe ; reportez-vous à la troisième étape.

Astuce

Pour une mesure de sécurité supplémentaire, vous pouvez compresser votre document crypté par mot de passe dans un fichier WinRAR ou WinZip, qui peuvent également être protégés par mot de passe, et l'envoyer par e-mail. Consultez le fichier d'aide WinRAR ou WinZip pour plus d'informations.