Comment créer une liste de présence étudiante dans Microsoft Access

Suivez les absences et retards de vos élèves avec une liste de présence dans Microsoft Access. Access offre de nombreuses options pour créer divers tableaux, requêtes et rapports. Créez une liste de présence simple en utilisant des tableaux et des relations. Créez deux tableaux pour les informations étudiants et les informations de présence, et reliez-les avec des champs de recherche. Avec un système à deux tableaux, vous réduirez la redondance et améliorerez l'efficacité. Au lieu de taper un nom complet pour chaque enregistrement, le champ de recherche s'autocomplétera après quelques lettres.

Étape 1

Créez un tableau « Étudiants » en cliquant sur l'onglet « Créer » du ruban en haut de la page et en sélectionnant « Tableau ». En « Mode Création », créez de nouveaux champs pour noms d'étudiants, année, numéros de téléphone et autres informations importantes. À moins que les étudiants n'aient des numéros d'identifiant uniques, gardez le champ « ID » par défaut comme clé primaire.

Étape 2

Enregistrez le tableau comme « Étudiants » avec Ctrl+S. Basculez en « Mode Feuille de données » en cliquant sur le bouton « Affichage » du ruban et en sélectionnant « Mode Feuille de données ». Saisissez tous les noms d'étudiants et informations de contact. Comme ce tableau est seulement pour les infos de base, n'entrez pas de dates ni d'infos de présence.

Étape 3

Créez un tableau « Présence » en cliquant sur l'onglet « Créer » du ruban et en sélectionnant « Tableau ». Gardez le champ « ID » par défaut comme clé primaire. Basculez en « Mode Création » et créez un nouveau champ nommé « Étudiant » et sélectionnez « Assistant Recherche » comme type de champ.

Étape 4

Choisissez l'option « données depuis un autre tableau » et sélectionnez le tableau « Étudiants » quand l'Assistant Recherche le demande. Choisissez « Nom de l'étudiant » comme champ de recherche et définissez l'ordre de tri sur Croissant. Terminez l'Assistant Recherche et nommez le champ « Étudiant ».

Étape 5

Créez un champ « Présence » et sélectionnez à nouveau « Assistant Recherche » pour le type de données. Cette fois, choisissez l'option « saisir les valeurs souhaitées » pour définir quelques choix. Entrez : justifié, non justifié, retard et présent.

Étape 6

Créez un champ « Date » avec type « Date/Heure » et un champ « Notes » avec type « Texte ». Enregistrez avec Ctrl+S et basculez en « Mode Feuille de données ». Vérifiez et testez le tableau en Mode Feuille de données.

Astuces et avertissements

• Personnalisez les tableaux selon vos besoins en ajoutant des champs spécifiques comme Note, Nom du parent, Adresse.