Comment créer une liste de présence des étudiants dans Microsoft Access

Gardez une trace des absences et des retards de vos étudiants avec une liste de présence des étudiants dans Microsoft Access. Microsoft Access offre de nombreuses options pour créer une variété de tables, de requêtes et de rapports. Créez une liste de présence simple à l'aide de tableaux et de relations. Créez deux tables qui contiendront des informations sur les étudiants et des informations sur la présence, et connectez-les à l'aide de champs de recherche. En utilisant un système à deux tables, vous réduirez la redondance et améliorerez l'efficacité. Au lieu de saisir un nom complet pour chaque enregistrement, le champ de recherche se complétera automatiquement une fois que vous n'aurez saisi que quelques lettres.

Étape 1

Créez un tableau « Élèves » en cliquant sur l'onglet « Créer » du ruban en haut de la page et en sélectionnant « Tableau ». Dans "Design View", créez de nouveaux champs pour les noms des étudiants, l'année, les numéros de téléphone et toute autre information importante relative aux étudiants. À moins que les étudiants n'aient des numéros d'identification d'étudiant uniques, conservez le champ "ID" par défaut comme clé primaire.

Étape 2

Enregistrez le tableau sous "Étudiants" en cliquant sur CTRL+S. Basculez vers « Affichage de la feuille de données » en cliquant sur le bouton « Afficher » du ruban et en sélectionnant « Affichage de la feuille de données ». Tapez tous les noms et coordonnées des étudiants dans le tableau. Étant donné que ce tableau ne contient que des informations de base sur les étudiants, ne saisissez aucune date ni aucune information sur la fréquentation.

Étape 3

Créez un tableau « Présence » en cliquant sur l'onglet « Créer » du ruban et en sélectionnant « Tableau ». Conservez le champ "ID" par défaut comme clé primaire. Basculez vers "Design View" et créez un nouveau champ intitulé "Student" et sélectionnez "Lookup Wizard" sous le type de champ.

Étape 4

Définissez l'option de recherche de votre champ avec "les données d'une autre table" et sélectionnez la table "Étudiants" lorsque vous y êtes invité dans "l'assistant de recherche". Choisissez le "Nom de l'étudiant" comme champ de recherche et définissez l'ordre de tri sur Croissant. Complétez "l'assistant de recherche" et nommez le champ "Étudiant".

Étape 5

Créez un champ « Présence » et sélectionnez à nouveau « Assistant de recherche » pour le type de données. Cette fois, choisissez l'option "tapez dans les champs que je veux" pour définir quelques choix de champs. Saisissez les options suivantes :excusé, non excusé, en retard et présent.

Étape 6

Créez un champ "Date" et définissez le type de données sur "Date/Heure" et créez un champ "Notes" et définissez le type de données sur "texte". Enregistrez le tableau en cliquant sur CTRL + S et passez en "Affichage de la feuille de données". Examinez et testez le tableau dans "Mode Feuille de données".

Conseils et avertissements

• Personnalisez les tableaux en fonction de vos besoins en ajoutant de nouveaux champs spécifiques à votre utilisation, tels que la note, le nom du parent et l'adresse.