Comment utiliser les étiquettes Avery 5160 sur Excel
Les étiquettes Avery sont un produit de bureau standard bien connu et les étiquettes 5160 (entre autres tailles) sont compatibles avec les produits Microsoft. Vous pouvez imprimer des étiquettes Avery à partir d'Excel, mais le processus nécessite finalement un publipostage pour catégoriser les champs d'étiquette et les importer dans un format d'étiquette.
Au cours du processus de fusion et publipostage, vous configurez des colonnes de données dans Excel, puis faites correspondre celles-ci avec les champs de mise en forme dans Microsoft Word. Le processus n'est pas compliqué, mais il faut du temps pour configurer correctement le formatage. Les listes de contacts volumineuses ou d'autres formes de données dans Excel nécessitent également plus de temps.
L'alternative à l'utilisation d'Excel avec Word consiste à taper manuellement chaque étiquette ou à exécuter un publipostage via un autre programme compatible tel que Microsoft Outlook. L'option Microsoft Outlook n'est intéressante que si vous utilisez déjà le service en tant que gestionnaire de messagerie.
Les étiquettes Avery sont standard dans le formatage des étiquettes Microsoft Word, et le dimensionnement est déjà stocké dans un préréglage, ce qui en fait un excellent choix pour le processus d'étiquetage. D'autres marques et mises en page d'étiquettes courantes sont également stockées dans la mise en forme des étiquettes pour Microsoft.
Façons d'utiliser Excel pour les étiquettes
Avant de vous lancer dans Excel et d'utiliser le programme pour héberger vos données, déterminez si Excel est la meilleure utilisation pour votre situation particulière. Si vous créez un petit nombre d'étiquettes - moins de 100 avec un minimum d'informations, par exemple - taper les informations directement dans un document Word au format d'étiquette est une meilleure option. Cela est particulièrement vrai pour une liste à usage unique.
Excel est idéal pour héberger une grande quantité d'informations telles qu'une liste de contacts avec le nom, l'adresse et d'autres informations pour des centaines voire des milliers de personnes. Les listes qui ne cessent de croître et d'évoluer sont faciles à gérer dans Excel.
Le classeur Excel n'est pas un bon choix pour imprimer des étiquettes pour la liste gérée, mais la mise en forme facilite le déplacement des données vers d'autres programmes et formats. Par exemple, vous pouvez facilement télécharger une liste de contacts vers un gestionnaire de messagerie à partir d'Excel.
Utilisez Excel si les informations sont importantes et seront utilisées en permanence. Sinon, envisagez de saisir manuellement les informations directement dans un document Word.
Formatage pour imprimer les étiquettes Avery
Dans Excel, mettez en forme les champs d'étiquette à l'aide d'en-têtes de colonne. Par exemple, dirigez chaque colonne avec un champ spécifique tel que prénom , nom de famille , adresse , ville , état , code postal , adresse e-mail et toute autre information que vous conservez sur les contacts. La configuration d'une colonne pour chaque ensemble spécifique de données est importante lorsque vient le temps de formater les étiquettes.
Chaque ligne correspond à un seul contact ou ensemble de données. L'utilisation d'un en-tête de colonne pour chaque élément d'information maximise votre capacité à positionner l'information sur les étiquettes ultérieurement lorsque vous utilisez le processus de fusion et publipostage. À ce stade, enregistrez la feuille de calcul Excel et quittez le programme. Ensuite, ouvrez Microsoft Word pour exécuter le publipostage et finalement imprimer les étiquettes.
Formater les étiquettes dans Word
Dirigez-vous vers les mailings tab in the new Word document and select the Start Mail Merge option. Select Labels and click Label Options. This is where you format the Word document for the Avery 5160 labels.
Choose continuous feed printer or page printer based on the model you use. Below the printer options are the label options. Select the drop-down menu to view the suppliers and select Avery from this list.
Another list generates with all the Avery label styles. Click the 5160 model labels and select OK . The Word document sizes the labels to match the exact spacing and design necessary.
Now, click File and select the Advanced option to connect Excel to Word. Mark the Confirm file format conversion check box and select OK . Return to Mailings and click Select Recipients to locate your Excel file. Select the file to merge the information with Word.
Format the way your data should look on the labels in the Mailings settings as well. Use the <
An address label typically hosts the name, street address, city, state and ZIP code. You can also add a company name or any custom field as long as it exists in an Excel column. Format each column heading in the exact manner you want it to appear. This includes the spacing between words and the line on which it exists.
Adjust the font settings in this area as well. Using the default font as mapped from Excel works fine, but custom styling is an easy option for labels. Just run a print preview after merging to make sure the font and text size fit on the label.
Mail Merge Labels and Print
Now the Avery labels are formatted, and the information is connected. Click Match Fields under Mailings and make sure the column headings from Excel match the <
Click Finish and Merge under the Mailings tab to complete the process. Click Print to send the job to your printer. Place the Avery labels in the printer tray before executing the print function.
Also, do a print preview to double-check alignment and spacing and to locate any errors. Labels and printer ink are costly, and double-checking the file ensures you do not need to print more than one time.
Microsoft Outlook Shortcut
An alternative exists to running a mail merge between Excel and Word. The Outlook option is specific to contact lists, but it offers an easy method for loading contacts from Excel into the Outlook contact manager.
If you maintain email contact with anyone on the list, this feature is especially useful. Enter Outlook and choose Add contacts and select From file. You can use Excel or a standard CSV file to achieve the same result. Select the file and import everything into the Outlook manager.
Now, running a mail merge in Word is a much shorter process. Select all the desired contacts using the Shift +Control keyboard command to highlight multiple contacts.
Go to the Home tab in Outlook and choose Mail Merge followed by Only Selected Contacts . Choose the contact fields you want on the labels or click All Contact Fields to transfer everything. Choose New Document and select the type of document. Mailing Labels is the most obvious selection on the list.
This action triggers a Word document to open, and all the contact information is mapped and ready. You still need to use Word to select the Avery label style, but the process is the same as listed above.
If you are prudent, enter the Write and Insert Fields section in Word to double-check the mapping. You can also run a print preview to ensure everything is laid out correctly and ready to print. Otherwise, you are all set and can print out the labels quickly using the Outlook mail merge process.