7 conseils d'entretien CVC commercial pour les entreprises multi-sites

Quelle valeur votre fournisseur commercial de maintenance CVC apporte-t-il à votre entreprise ?

Obtenir des services commerciaux de maintenance CVC pour une entreprise à plusieurs emplacements est différent de l'approvisionnement de ces mêmes services pour un seul emplacement. Surtout lorsque vous gérez plus de 20 ou 30 emplacements, vous avez besoin de plus qu'un fournisseur techniquement compétent et qui se présente à l'heure aux rendez-vous.

Pour tirer le meilleur parti de votre fournisseur commercial de maintenance CVC, vous avez besoin d'une entreprise qui agit en tant que partenaire commercial :vous permet d'économiser du temps et de l'argent et vous aide à prendre de meilleures décisions.

7 conseils pour obtenir une meilleure maintenance commerciale de CVC pour plusieurs sites

Voici 7 éléments à rechercher auprès de votre entreprise commerciale de maintenance CVC qui vous offrent une valeur supplémentaire pour rationaliser vos opérations et même réduire de manière proactive les coûts de maintenance.

1. Un gestionnaire de compte dédié

En tant qu'entreprise à plusieurs sites, vous fournissez un volume de travail important à votre entreprise commerciale de maintenance CVC, et votre fournisseur doit fournir un responsable dédié affecté à votre compte. Pour vous, c'est un point de contact unique qui connaît votre historique ainsi que ce qui se passe avec la maintenance de tous vos sites. Ce responsable peut rassembler des informations pour la direction régionale et communiquer efficacement avec votre personnel à tous les niveaux.

2. Bons de travail électroniques

Vous n'avez pas le temps de parcourir des piles de bons de travail, ni même de vous rappeler de passer un appel téléphonique pour savoir ce qui s'est passé lors d'un appel de service pour l'un de vos sites. Pour économiser du temps et de la paperasserie, choisissez une entreprise commerciale de maintenance CVC qui utilise la technologie mobile pour envoyer des ordres de travail électroniques à la fin de chaque travail.

3. Rapports d'état trimestriels

En tant que chef d'entreprise, vous vous fiez aux données pour vous aider à prendre des décisions. Alors pourquoi, lorsqu'il s'agit de maintenance commerciale de CVC, devriez-vous être obligé de deviner lorsque vous essayez de budgétiser les dépenses de maintenance et même le coût de remplacement de l'équipement ?

Un fournisseur qui dessert votre entreprise à emplacements multiples devrait vous rencontrer tous les trimestres et vous fournir des rapports qui vous montrent comment vos emplacements fonctionnent du point de vue du service, à la fois individuellement et collectivement en tant que région. Those reports should detail both the costs and the service hours for each location, and show trends over the quarter, year to date, and even over multiple years.

4. Alerting you about problems

Your commercial HVAC maintenance company should be your eyes and ears on the ground about what’s going on with maintenance issues at all of your locations. They should alert you if there’s a spike in service hours for one location, or one is consuming a disproportional number of contract hours. That allows you to look into the underlying cause of the problem.

For example, you might find out that a location that’s using 20 percent of your service hours has equipment that’s very old and outdated, and needs replacement. Having this information allows you to plan for capital improvement expenses (rather than having an emergency on your hands when that old equipment breaks down for good). Pro-actively replacing it also reduces both commercial HVAC maintenance expenses and your energy bills.

Article connexe : 5 Smart Strategies:Energy Saving Tips for Commercial Buildings

5. All-inclusive maintenance agreements

There are many reasons for managers of multiple-location businesses to consider all-inclusive contracts for commercial HVAC maintenance, even though they come with a higher price tag. These agreements take the guesswork out of budgeting for HVAC expenses:they cover all the labor, parts and materials for anything that could go wrong at all your locations. That eliminates your risk of facing a huge unexpected expense when equipment fails.

These contracts also cut down on paperwork and accounting, since you don’t have to track and pay invoices for every part and every service visit. Here’s another unexpected benefit:repairs can be completed faster since there’s no need to wait for approvals. Your tech can just get the part and get things back up and running right away.

Article connexe : HVAC Service Contract Pricing Guide

6. Creative cost-saving proposals

When you are dealing with such a large expense as commercial HVAC maintenance for dozens of sites, you want a vendor that can (and is willing to) think outside the box and offer you cost-saving options. Here’s an example:Arista has offered our large multiple-location clients the option of reducing the cost of their next service contract when they pro-actively replace aging equipment.

7. Beware of the low-ball vendor

When you solicit bids for large commercial HVAC maintenance contracts like this, the result is just about inevitable. You’re going to get low-ball bids from inexperienced vendors who don’t really understand the time and expense it takes to service multiple location accounts. If you decide to take a chance and go with one of these companies, one of two things will happen (and likely both):

• The vendor will come back to you the next year with a much more expensive proposal (once they figure out how much it is really costing them to service your account.) If they do so, be sure the increase is justified by the numbers. The vendor should provide details of costs and service hours your contract has incurred over the year.
• If the price doesn’t go up, the service level will probably go down. You will notice a decrease in service quality:skimping on maintenance tasks, using cheap parts. And you certainly won’t get any of the value-added commercial HVAC maintenance services mentioned above. What’s worse:if you are not paying close attention, you might not realize that they are skimping on service, and you’ll face escalating repair costs as a result.

One way or another, make sure you’re getting the value you want and need for the price you pay for commercial HVAC service.

Here’s a resource that can help you decipher the complexities of commercial HVAC maintenance agreements, and ultimately choose the contract that’s best suited to the needs of your business:HVAC Preventive Maintenance Contracts:How to Find The Right One For Your HVAC Infrastructure

If you’re in the NYC area, get a quote from Arista today!