Comment insérer un document Microsoft Word dans un autre document Microsoft Word
Plusieurs options existent pour consolider deux documents Word 2013. Les fonctions basiques de copier/coller ou de glisser-déposer répliquent rapidement du texte dans un autre document, mais elles n'établiront pas de lien entre les deux. L'utilisation de la fonction Insérer un objet de Word insère du texte à partir d'un autre document et établit éventuellement un lien vers le fichier d'origine, de sorte que les modifications apportées au document source apparaissent automatiquement dans le fichier de destination copié. Vous avez également la possibilité d'ajouter une icône de fichier qui inclut uniquement un lien de référence pratique vers le fichier source.
Copier du texte directement
L'une des méthodes les plus simples de consolidation de fichiers consiste à utiliser le presse-papiers. Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez copier ou appuyez sur "Ctrl-A" pour mettre en surbrillance le document entier, puis appuyez sur "Ctrl-C" pour le copier. Cliquez n'importe où dans le document de destination, puis appuyez sur "Ctrl-V" pour copier le texte, y compris toute mise en forme. Parfois, des problèmes de formatage surviennent (plus à ce sujet plus tard), mais vous pouvez supprimer le formatage d'origine en appuyant à la place sur "Ctrl-Alt-V" pour coller, puis en sélectionnant "Texte non formaté" dans la fenêtre Collage spécial. Cette fenêtre fournit également une option "Coller le lien" qui crée un lien vers le fichier d'origine, de sorte que les modifications apportées au document source sont automatiquement mises à jour dans le fichier de destination lors de son ouverture.
Glisser et déposer du texte
Le glisser-déposer offre une méthode plus rapide de transfert de texte entre deux documents Word ouverts. Mettez en surbrillance le texte source, puis cliquez dessus et faites-le glisser vers la destination. Word affiche un curseur qui suit les mouvements de votre souris, et lorsque vous relâchez le bouton de la souris, Word copie le texte sélectionné à cet emplacement du curseur.
Utilisation de la fonctionnalité d'insertion d'objet
L'utilisation de la fonction Insérer un objet place tout le contenu d'un document Word dans un autre. Cliquez sur l'onglet "Insérer", sélectionnez "Objet" dans le groupe Texte, puis choisissez l'onglet "Créer à partir d'un fichier". Vous pouvez ensuite "Parcourir" pour un autre document Word. Si aucune option n'est sélectionnée, Word inclut tout le contenu du fichier source sous forme de texte modifiable. Cependant, la sélection de l'option "Lien vers le fichier" ajoute le texte dans une zone de texte en lecture seule qui interdit la modification, sauf dans le fichier d'origine ; les modifications apportées au fichier d'origine sont alors automatiquement répercutées dans le fichier de destination lors de sa prochaine ouverture. La sélection de "Afficher sous forme d'icône" ajoute une icône Word DOCX qui ouvre le fichier d'origine lorsque vous cliquez dessus.
Insertion de texte à partir d'un fichier
Cliquez sur le menu déroulant "Objet" dans le groupe Texte de l'onglet Insertion, puis sélectionnez "Texte du fichier" pour ajouter du texte non lié et modifiable. Cette option remplit la même fonction que la recherche d'un fichier dans la fenêtre Objet, mais elle ne vous donne pas les options "Lier au fichier" ou "Afficher sous forme d'icône". Toutefois, si vous n'avez pas besoin de ces options supplémentaires, cette approche vous fait gagner quelques clics.
Problèmes de formatage
Chaque morceau de texte dans un document Word se voit attribuer un style; si vous n'avez pas attribué de style manuellement, le texte utilise automatiquement le style "Normal" par défaut. Toutes les méthodes de copie de texte, à l'exception de l'option Collage spécial pour supprimer la mise en forme, transfèrent la mise en forme par défaut, mais des problèmes peuvent survenir si les deux documents utilisent le même nom pour des styles avec une mise en forme différente. Dans ce cas, les styles du document de destination sont utilisés à la place des styles d'origine du même nom. C'est le plus souvent le cas lors du transfert de texte à partir d'un fichier créé par une ancienne version de Word qui utilise différents styles par défaut.