Comment utiliser Microsoft SharePoint

Alors qu'Internet fait de la collaboration un effort de plus en plus mondial, des outils comme SharePoint 2013 de Microsoft sont de plus en plus précieux pour encourager la productivité et le travail d'équipe. SharePoint permet aux organisations de communiquer, partager des documents et des informations et d'organiser leurs efforts en groupe. Microsoft propose également plusieurs outils supplémentaires pour le déploiement et le développement de SharePoint.

Stockage et partage de documents

SharePoint permet à votre organisation de partager et modifier des documents importants à partir d'une interface unique sur Internet. Les documents peuvent être stockés en ligne en les faisant glisser depuis votre bureau vers SharePoint. Vous pouvez accéder à ces documents depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile, tant que vous vous connectez à votre compte SharePoint. Vous pouvez également partager des documents avec des collègues en sélectionnant le bouton « Partager » et en entrant les noms de collègues sur SharePoint. Toute personne ayant accès au document peut le visualiser et le modifier avec des permissions suffisantes, laissant une seule copie cohérente pour que tout le monde travaille dessus, au lieu de plusieurs copies à des niveaux d'édition différents. La prise en charge intégrée avec OneDrive pour les entreprises vous permet également de synchroniser des fichiers depuis SharePoint vers vos appareils.

Communication et collaboration

SharePoint propose également une interface de réseautage social intégrée pour votre organisation, facilitant la connexion avec des collègues pour des conseils et des avis, et la coordination d'événements et d'échéances. La fonctionnalité Communautés permet également des discussions et un support à l'échelle de l'entreprise pour un nombre illimité de sujets. SharePoint fonctionne également de concert avec Microsoft Office, permettant la messagerie instantanée et le chat depuis les programmes Office et la possibilité d'inviter des collègues à modifier des documents en groupe.

Organisation des projets et tâches

SharePoint permet également l'organisation spécifique aux projets, tâches ou départements grâce à l'utilisation de sites SharePoint. Ces sites sont accessibles uniquement aux collègues sur la liste des contributeurs, et peuvent être utilisés pour stocker des documents et fichiers importants, attribuer des tâches à des personnes spécifiques et gérer un calendrier et une chronologie. Les sites peuvent également stocker des documents de bloc-notes OneNote spécifiques à la tâche ou au groupe assigné au site. Les sites SharePoint peuvent également être utilisés pour lancer Project et organiser des tâches et projets plus complexes, qui peuvent ensuite être synchronisés avec le site SharePoint. Les sites ont également leurs propres boîtes de réception e-mail dédiées, qui s'intègrent à Outlook et créent une boîte de réception dédiée, séparée de votre e-mail personnel.

Recherche spécifique à l'entreprise

SharePoint propose également un outil de recherche qui vous permet de rechercher des personnes, des documents, des projets et des sites au sein de votre organisation. L'outil de recherche est conçu pour être intuitif, en s'appuyant sur les recherches et comportements précédents et en s'adaptant en conséquence. Les documents récupérés par la recherche peuvent être prévisualisés et lancés directement depuis le menu de recherche, et des informations détaillées sur les personnes ou des listes de tous ceux et tous les documents impliqués dans un projet spécifique peuvent également être consultés directement depuis le menu de recherche.

Gestion de site Web

SharePoint peut également être utilisé pour développer les sites Web de votre organisation en plus des sites au sein de SharePoint. SharePoint est compatible avec de nombreux outils de développement Web comme Dreamweaver et ExpressionBlend, et peut être utilisé pour construire directement l'intégralité de votre site Web et gérer toutes ses ressources. Il peut également être utilisé pour optimiser votre site afin qu'il fonctionne sur plusieurs plateformes, y compris différents navigateurs Web et appareils mobiles.

Outils SharePoint supplémentaires

SharePoint offre un certain nombre d'outils supplémentaires pour développer un réseau SharePoint. SharePoint Foundation est une offre gratuite sur site de la technologie sur laquelle SharePoint est construit et peut être utilisée pour créer la plupart du contenu trouvé dans l'édition payante de SharePoint. SharePoint Server ajoute des outils et fonctionnalités supplémentaires pour les déploiements d'entreprise sur site. SharePoint Designer est un outil pour créer des sites Web qui utilisent les logiciels SharePoint Foundation et Server, tandis que SharePoint Workspace est un programme de bureau pour stocker du contenu de votre réseau SharePoint hors ligne pendant les périodes où votre connexion réseau n'est pas disponible. Enfin, SharePoint Online est un service basé sur le cloud qui propose tous les mêmes outils et fonctionnalités de SharePoint sans aucune installation sur site.