Comment intégrer un fichier PDF dans Excel
Les ensembles de données dans Excel ont plus de sens lorsque le lecteur peut voir la documentation à l'appui, comme le matériel de référence ou une présentation sur la signification des données. Vous pouvez fournir cette documentation en incorporant un fichier PDF dans votre feuille de calcul. Le lecteur peut alors l'ouvrir et le visualiser et, dans certains cas, y apporter des modifications.
Intégrer un fichier statique
Pour intégrer un fichier PDF dans votre feuille de calcul Excel, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez que le coin supérieur gauche du PDF apparaisse. Dans l'onglet Insertion, cliquez sur le bouton « Objet », puis sélectionnez « Document Adobe Acrobat » dans l'onglet Créer un nouveau. Recherchez et sélectionnez le PDF que vous souhaitez intégrer. La première page du fichier apparaît dans la feuille de calcul et vous pouvez la redimensionner à l'aide des poignées de redimensionnement de sa zone. Si vous préférez que seule une icône PDF apparaisse sur la feuille de calcul, cochez la case "Afficher sous forme d'icône" dans la zone Objet avant de sélectionner le fichier PDF.
Intégrer un fichier changeant
Si vous allez apporter des modifications au fichier PDF et que vous souhaitez que votre lecteur dispose de la version la plus récente, le processus d'intégration est un peu différent. Dans l'onglet Insertion, cliquez sur le bouton "Objet", puis dans l'onglet Créer à partir d'un fichier, cochez la case "Lier au fichier". Après avoir parcouru et sélectionné votre fichier, il est intégré et s'affiche sous la forme d'une icône Adobe Acrobat avec le nom du fichier. Double-cliquez sur l'icône pour ouvrir la version la plus récente du fichier PDF.
Apporter des modifications à un fichier intégré
Si vous souhaitez que votre lecteur puisse modifier le fichier et que ces modifications soient reflétées dans le PDF intégré du fichier Excel, utilisez le processus d'intégration d'un fichier statique. Le lecteur peut ouvrir le fichier, apporter des modifications et l'enregistrer, soit avec un nouveau nom de fichier, soit avec le même. (L'utilisation d'un nouveau nom de fichier peut vous aider à organiser vos fichiers.) La feuille de calcul Excel ouvrira le nouveau fichier PDF.
Si vous suivez le processus d'intégration d'un fichier évolutif, votre lecteur peut ouvrir le fichier, apporter des modifications et l'enregistrer sous un nom de fichier différent ou le même. Cependant, la feuille de calcul Excel ouvrira toujours le document d'origine au lieu de celui modifié.
Taille du fichier
Lorsque vous décidez comment intégrer votre PDF, tenez compte de la taille du fichier résultant. Intégrer le PDF avec un visuel de sa première page revient à joindre le PDF entier à la feuille de calcul. Cependant, l'intégration du PDF avec une icône ou la création d'un lien vers le PDF a une pénalité de taille beaucoup plus petite, n'ajoutant qu'environ 5 Ko à la taille du fichier.