Comment suivre les retraits d'espèces dans QuickBooks
Parfois, un chef d'entreprise doit effectuer des retraits d'espèces sur son compte professionnel. Que ce soit pour se payer ou pour avoir de la monnaie, il faut enregistrer le retrait dans QuickBooks pour refléter le compte débité et le « compte » où l'espèce est « déposée ». Si l'entreprise est une entreprise individuelle, ce retrait s'appelle un « prélèvement » (draw). Si c'est une société, c'est une « distribution ».
Suivre les retraits comme « Prélèvements » (Draws)
Étape 1
Créez un compte de capitaux propres nommé « Prélèvements propriétaire » (Owner Draws). Menu « Listes » > « Plan comptable » (Chart of Accounts).
Étape 2
Maintenez « Ctrl + N ». Sous « Type de compte », choisissez « Capitaux propres » (Equity) et cliquez « Continuer ». La fenêtre « Ajouter un compte » s'ouvre.
Étape 3
Entrez « Prélèvement du propriétaire » (Owner's Draw) dans « Nom du compte ». Si société, utilisez « Distributions actionnaires » (Shareholder Distributions). Description et note optionnelles. Laissez « Ligne fiscale » (Tax-Line Mapping) vide sauf si vous connaissez les termes comptables fiscaux.
Étape 4
Cliquez « Banque » dans le menu haut > « Transférer des fonds » (Transfer Funds). Dans la fenêtre, entrez les détails du transfert de « Chèques » (Checking) vers « Prélèvements » (Draws).
Étape 5
Choisissez « Chèques » dans « Transférer de » (Transfer Funds From). Cliquez la flèche, descendez à « Chèques ». Choisissez « Prélèvements » pour « Transférer vers » (Transfer Funds To). Cliquez la flèche, sélectionnez « Prélèvements ».
Étape 6
Entrez le montant du retrait dans « Montant du transfert » (Transfer Amount). Cliquez « Enregistrer et fermer ».
Suivre les retraits d'espèces comme « Caisse » (Petty Cash)
Étape 1
Créez un nouveau compte de banque. « Listes » > « Plan comptable ». Maintenez « Ctrl + N » pour créer le compte.
Étape 2
Choisissez « Banque » (Bank) comme type. Dans « Ajouter un compte », entrez « Caisse » (Petty Cash) comme nom. Ce compte sert à garder de l'espèce pour faire de la monnaie ou des achats quand chéquier ou carte ne sont pas pratiques.
Étape 3
Transférez les fonds pour le retrait avec la même méthode que pour le compte « Prélèvement ». Ou émettez un chèque du compte « Chèques » à l'ordre du compte « Caisse ». Ouvrez le registre du compte « Chèques ». Réouvrez « Plan comptable ».
Étape 4
Descendez au compte « Chèques » dans la liste. Double-cliquez pour ouvrir le registre. La dernière ligne permet d'entrer une nouvelle transaction.
Étape 5
Entrez la date du retrait. Votre nom dans « Bénéficiaire » (Payee) et le montant dans « Paiement » (Payment). Dans « Compte » (Account), cliquez la flèche, remontez pour trouver le compte « Caisse » créé. Cliquez « Enregistrer » (Record). La transaction est complète.
Astuce
QuickBooks permet de faire un retrait d'espèces depuis des dépôts d'espèces, mais deux problèmes : 1) la plupart des banques n'autorisent pas de retrait d'espèces sur un dépôt fait sur un compte professionnel. 2) Pour faciliter la réconciliation bancaire, mieux vaut garder les retraits d'espèces séparés des dépôts professionnels.