Comment configurer une feuille de calcul comptable dans Excel

La surveillance de votre compte bancaire est essentielle dans la gestion de votre budget et peut également vous aider à repérer les activités suspectes ou frauduleuses. De nombreuses personnes utilisent des feuilles de calcul comptables pour surveiller les transactions sur leur compte, y compris les retraits et les dépôts. La feuille de calcul comprend généralement la date, le motif de la transaction, ainsi que le montant et le solde actuel du compte. Vous pouvez créer votre propre feuille de calcul comptable pour vous aider à surveiller vos transactions à l'aide d'Excel, une application de feuille de calcul incluse dans la suite Microsoft Office et également disponible de manière autonome.

Étape 1

Ouvrez Excel en double-cliquant sur son icône sur votre bureau. Le programme ouvre automatiquement un nouveau classeur intitulé "Book1". Cliquez sur "Enregistrer" dans le menu "Fichier" pour enregistrer le classeur sur votre ordinateur à l'emplacement souhaité. Nommez la feuille de calcul avec le mois et l'année en cours. Si vous stockez les transactions de chaque mois dans une feuille de calcul distincte, vous pouvez utiliser la convention de dénomination aaaa-mm-jj. Cela garantira que lorsque vous affichez les feuilles de calcul dans un dossier, elles peuvent être triées par ordre chronologique, de la plus récente à la plus ancienne.

Étape 2

Cliquez sur la première cellule dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul, appelée cellule A1. Chaque feuille de calcul est une collection de cellules organisées dans une grille. Chaque cellule est connue par son emplacement dans la grille, spécifié par ses coordonnées de colonne et de ligne. La cellule A1 est la cellule de la colonne A, ligne 1, c'est-à-dire la première cellule, ou en haut à gauche, d'une feuille de calcul.

Étape 3

Tapez "Date" dans la première cellule. Cliquez sur la cellule suivante, qui est B1, et tapez "Transaction". Tapez "Montant" dans la cellule C1 et "Solde" dans la cellule D1 pour créer les en-têtes de votre feuille de calcul comptable.

Étape 4

Modifiez la police des titres en mettant en surbrillance les titres. Cliquez dans la cellule A1 et faites glisser votre souris jusqu'au dernier élément de la ligne 1 pour mettre les cellules en surbrillance. Appuyez sur la touche "Ctrl" et maintenez-la enfoncée tout en appuyant sur la lettre "B", pour appliquer des caractères gras aux titres. Cela garantira qu'ils se distinguent visuellement du reste de la feuille de calcul.

Étape 5

Entrez le montant du solde actuel de votre compte bancaire à la ligne 2 sous "Solde", qui correspond à la cellule D2. Il s'agit du solde duquel vous allez soustraire et ajouter les transactions au fur et à mesure qu'elles apparaissent.

Étape 6

Mettez en surbrillance et formatez toutes les cellules de la colonne "Montant". Le moyen le plus simple de sélectionner toutes les cellules d'une colonne consiste à cliquer sur l'en-tête de la colonne (dans ce cas, "C"). Maintenant, faites un clic droit sur l'en-tête de colonne et sélectionnez "Formater les cellules" dans le menu contextuel pour ouvrir la fenêtre "Formater les cellules". Vous pouvez appliquer le style "Devise" en sélectionnant cette option dans la partie gauche de la fenêtre. Par défaut, Excel formate les valeurs monétaires en fonction de votre localité. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner un format d'affichage des valeurs négatives en choisissant une option dans la liste de droite. Alternativement, vous pouvez appliquer le style "Comptabilité" dans la fenêtre de gauche. Cela alignera automatiquement les symboles monétaires et les points décimaux dans la colonne et affichera les nombres négatifs entre parenthèses :(1 234,10 $). Cela distinguera clairement les retraits des dépôts. Cliquez sur "OK" pour finaliser la procédure.

Étape 7

Répétez les étapes précédentes sur la colonne Solde, qui est la colonne D.

Étape 8

Entrez la date de la première transaction dans la colonne "Date" de la troisième ligne. Le but du dépôt ou du retrait doit être indiqué dans la colonne "Transaction" de la troisième ligne. Le montant du dépôt ou du retrait doit figurer dans la colonne "Montant" de la troisième ligne. Si vous saisissez un retrait, saisissez le signe moins (un trait d'union) avant le montant.

Étape 9

Cliquez sur la cellule "Solde" à la fin de la ligne souhaitée (pour la première transaction, ce sera la cellule D3). Sur votre clavier, tapez le signe "=", puis cliquez sur la cellule au-dessus, D2, utilisez la touche Maj pour saisir un signe "+", puis cliquez sur la cellule à gauche, C3, qui contient le montant de la dernière transaction. Appuyez ensuite sur la touche "Entrée". Cela entrera dans une formule, "=D2+C3", qui calculera un nouveau solde en ajoutant la dernière transaction à la valeur du solde précédent. Bien que vous ayez utilisé un signe plus, Excel calculera correctement le nouveau solde même si la transaction en C3 était une valeur négative pour un retrait.

Étape 10

Répétez les étapes 8 et 9 pour ajouter d'autres transactions. Pour chaque nouvelle transaction, vous pouvez calculer le nouveau solde dans la colonne D en recopiant la cellule ci-dessus. Par exemple, si vous entrez une nouvelle transaction dans la ligne 4, vous souhaiterez que la cellule D4 calcule un nouveau solde basé sur le solde précédent (cellule D3) et le dernier montant (cellule C4). Au lieu de retaper la formule de la cellule D3, sélectionnez la cellule D4, puis appuyez sur la touche "Ctrl" et maintenez-la enfoncée tout en tapant la lettre "D" (pour "vers le bas"). Cela copiera la formule de D3 dans D4 et l'ajustera automatiquement pour qu'elle se réfère maintenant aux dernières informations dans les cellules D3 et C4.