Comment utiliser Microsoft Excel pour cataloguer des livres

Bien que de nombreuses fonctionnalités d'Excel concernent le calcul et la création de graphiques numériques, le programme de feuille de calcul fonctionne également bien pour créer une liste interactive. En utilisant Excel, plutôt que Word, pour cataloguer votre bibliothèque personnelle, vous pouvez trier vos livres par n'importe quelle donnée que vous entrez, restreindre l'affichage pour afficher des auteurs spécifiques et ajouter des informations supplémentaires sans casser la mise en page et le formatage de la page. Pour commencer, chargez un modèle de catalogue de livres et commencez à entrer vos données.

Étape 1

Cliquez sur « Fichier » et « Nouveau » dans Excel 2013. Recherchez « collection de livres » et choisissez « Liste de collection de livres ». Si vous préférez, vous pouvez concevoir votre propre feuille de calcul à partir de zéro, mais l'utilisation du modèle automatise la plupart du formatage et de la conception des colonnes, et permet toujours la personnalisation.

Étape 2

Faites un clic droit sur les en-têtes de colonne au-dessus de chaque donnée que vous ne souhaitez pas suivre et choisissez « Supprimer » pour supprimer la colonne.

Étape 3

Ajoutez vos propres colonnes de données en sélectionnant et en tapant par-dessus les colonnes indésirables, ou en faisant un clic droit sur un en-tête de colonne et en choisissant « Insérer » pour créer une nouvelle colonne. Supprimez, renommez et insérez autant de colonnes que nécessaire pour créer les catégories de catalogue que vous souhaitez.

Étape 4

Remplissez la feuille de calcul avec vos livres. Vous n'avez pas besoin d'entrer des données dans chaque cellule — Excel n'aura aucun problème si certains livres ont des informations manquantes. Une fois que vous manquez de place dans le modèle, faites glisser la poignée dans le coin inférieur droit vers le bas pour ajouter plus d'espace. Si une colonne est trop étroite, double-cliquez sur la barre après l'en-tête de la colonne pour l'élargir pour qu'elle s'adapte au texte le plus long.

Étape 5

Sélectionnez la première ligne sous les titres de colonne, ouvrez l'onglet « Affichage » et choisissez « Figer les volets » dans le groupe Fenêtre pour garder les titres visibles même lorsque vous faites défiler la page vers le bas.

Étape 6

Choisissez « Trier » dans la section Trier et filtrer de l'onglet « Données » pour réorganiser vos lignes. Choisissez une colonne par laquelle trier et cliquez sur « Ajouter un niveau » si vous voulez affiner le tri par une autre colonne. Lorsque vous appuyez sur « OK », Excel réorganise définitivement vos lignes — si vous tenez à l'ordre dans lequel vous avez entré vos livres, créez une colonne indiquant « Ordre d'ajout » avec des numéros incrémentaux avant de trier.

Étape 7

Cliquez sur la flèche à côté d'un titre de colonne pour filtrer le catalogue. Cochez un ou plusieurs éléments dans la colonne et cliquez sur « OK » pour masquer toutes les entrées qui ne correspondent pas aux éléments choisis. Le filtrage ne modifie pas définitivement vos données — rouvrez le filtre et choisissez « Effacer le filtre » pour réafficher toute la feuille de calcul.

Étape 8

Ajoutez des pages supplémentaires si nécessaire, par exemple pour diviser votre catalogue en feuilles de calcul « Fiction » et « Non-Fiction ». Faites un clic droit sur l'onglet de la feuille actuelle, choisissez « Insérer » et sélectionnez le modèle de collection de livres pour ajouter une autre page. Pour renommer une page, double-cliquez sur le titre de l'onglet.

Conseil

Lors de l'ajout de centaines ou de milliers de livres, gagnez du temps en recherchant l'ISBN de chaque livre en ligne pour trouver et copier les données du livre dans Excel, plutôt que de fouiller dans la page de copyright de chaque livre et de taper les informations à la main.

Un lecteur de code-barres USB portable peut encore plus automatiser le processus en important l'ISBN de chaque livre sur votre ordinateur.

Avertissement

Si vous devez comparer plusieurs ensembles de données connexes sur vos livres, comme si vous gérez une boutique et voulez garder une base de données de clients, de ventes de livres et d'achats, envisagez d'utiliser Access au lieu d'Excel pour mieux organiser et suivre votre catalogue.