Comment utiliser Microsoft Excel pour cataloguer des livres ?

Bien que de nombreuses fonctionnalités d'Excel concernent le calcul et la représentation graphique des nombres, le tableur fonctionne également bien pour créer une liste interactive. En utilisant Excel, plutôt que Word, pour cataloguer votre bibliothèque personnelle, vous pouvez trier vos livres en fonction des données que vous entrez, affiner la vue pour afficher des auteurs spécifiques et ajouter des informations supplémentaires sans casser le formatage et la mise en page de la page. Pour commencer, chargez un modèle de catalogue de livres et commencez à saisir vos données.

Étape 1

Cliquez sur "Fichier" et "Nouveau" dans Excel 2013. Recherchez "collection de livres" et choisissez "Liste des collections de livres". Si vous préférez, vous pouvez créer votre propre feuille de calcul à partir de zéro, mais l'utilisation du modèle automatise la plupart du formatage et de la conception des colonnes, tout en permettant la personnalisation.

Étape 2

Cliquez avec le bouton droit sur les en-têtes de colonne au-dessus de chaque élément de données que vous ne souhaitez pas suivre et choisissez "Supprimer" pour supprimer la colonne.

Étape 3

Ajoutez vos propres colonnes de données en sélectionnant et en tapant sur les colonnes indésirables, ou en cliquant avec le bouton droit sur un en-tête de colonne et en choisissant "Insérer" pour créer une nouvelle colonne. Supprimez, renommez et insérez autant de colonnes que nécessaire pour créer les catégories de catalogue souhaitées.

Étape 4

Remplissez la feuille de calcul avec vos livres. Vous n'avez pas besoin de saisir des données dans chaque cellule - Excel n'aura aucun problème si certains livres contiennent des informations manquantes. Une fois que vous manquez de place dans le modèle, faites glisser la poignée dans le coin inférieur droit vers le bas pour ajouter plus d'espace. Si une colonne est trop étroite, double-cliquez sur la barre après l'en-tête de la colonne pour développer la colonne afin qu'elle tienne le texte le plus long.

Étape 5

Sélectionnez la première ligne sous les titres des colonnes, ouvrez l'onglet "Affichage" et choisissez "Figer les volets" dans le groupe Fenêtre pour que les titres restent visibles même lorsque vous faites défiler la page vers le bas.

Étape 6

Choisissez "Trier" dans la section Trier et filtrer de l'onglet "Données" pour réorganiser vos lignes. Choisissez une colonne à trier et cliquez sur "Ajouter un niveau" si vous souhaitez affiner le tri par une autre colonne. [Voir référence 4.] Lorsque vous appuyez sur "OK", Excel réorganise en permanence vos lignes - si vous vous souciez de l'ordre dans lequel vous avez entré vos livres, créez une colonne indiquant "Ordre ajouté" avec des nombres croissants avant le tri.

Étape 7

Cliquez sur la flèche à côté d'un titre de colonne pour filtrer le catalogue. Cochez un ou plusieurs éléments de la colonne et cliquez sur "OK" pour masquer toutes les entrées qui ne correspondent pas aux éléments choisis. Le filtrage ne modifie pas vos données de manière permanente. Rouvrez le filtre et choisissez "Effacer le filtre" pour afficher à nouveau l'intégralité de la feuille de calcul.

Étape 8

Ajoutez des pages supplémentaires si nécessaire, par exemple pour diviser votre catalogue en feuilles de calcul "Fiction" et "Non-Fiction". Faites un clic droit sur l'onglet de la feuille actuelle, choisissez "Insérer" et choisissez le modèle de collection de livres pour ajouter une autre page. Pour renommer une page, double-cliquez sur le titre de l'onglet.

Astuce

Lorsque vous ajoutez des centaines ou des milliers de livres, gagnez du temps en recherchant l'ISBN de chaque livre en ligne pour trouver et copier les données du livre dans Excel, plutôt que de fouiller dans la page de copyright de chaque livre et de saisir les informations à la main.

Un lecteur de codes-barres USB portable peut automatiser davantage le processus en important l'ISBN de chaque livre sur votre ordinateur.

Avertissement

Si vous avez besoin de comparer plusieurs ensembles de données connexes sur vos livres, par exemple si vous gérez un magasin et souhaitez conserver une base de données de clients, de ventes et d'achats de livres, envisagez d'utiliser Access au lieu d'Excel pour mieux organiser et suivre votre catalogue.