Comment utiliser les étiquettes Avery 5160 avec Excel

Les étiquettes Avery sont un standard bureautique connu, et les 5160 (entre autres tailles) sont compatibles avec les produits Microsoft. Vous pouvez imprimer des étiquettes Avery depuis Excel, mais le processus nécessite finalement un publipostage pour catégoriser les champs d'étiquettes et les importer dans un format d'étiquette.

Pendant le publipostage, vous configurez des colonnes de données dans Excel puis les faites correspondre aux champs de formatage dans Microsoft Word. Le processus n'est pas compliqué, mais demande du temps pour configurer correctement le formatage. Les grandes listes de contacts ou autres données dans Excel demandent plus de temps.

L'alternative à Excel+Word est de taper manuellement chaque étiquette ou de faire un publipostage via un autre programme compatible comme Microsoft Outlook. L'option Outlook n'est attrayante que si vous l'utilisez déjà comme gestionnaire de messagerie.

Les étiquettes Avery sont standard dans le formatage d'étiquettes Word, et le dimensionnement est déjà préréglé, ce qui en fait un excellent choix. D'autres marques et mises en page courantes sont aussi stockées dans le formatage d'étiquettes de Microsoft.

Façons d'utiliser Excel pour les étiquettes

Avant de vous lancer dans Excel pour héberger vos données, considérez si c'est le meilleur choix pour votre situation. Si vous faites peu d'étiquettes – moins de 100 avec infos minimales – taper directement dans un document Word formaté étiquettes est mieux. Surtout pour une liste à usage unique.

Excel est idéal pour héberger beaucoup d'informations : liste de contacts avec nom, adresse et autres infos pour des centaines ou milliers de personnes. Les listes en croissance continue sont faciles à gérer dans Excel.

Le classeur Excel n'est pas bon pour imprimer directement les étiquettes de la liste gérée, mais le formatage facilite le déplacement des données vers d'autres programmes et formats. Par exemple, vous pouvez téléverser une liste de contacts vers un gestionnaire d'emails depuis Excel facilement.

Utilisez Excel si l'information est importante et verra une utilisation continue. Sinon, envisagez de taper directement dans Word.

Formatage pour imprimer les étiquettes Avery

Dans Excel, formatez les champs d'étiquettes avec des en-têtes de colonne. Par exemple, chaque colonne avec un champ spécifique : prénom, nom, adresse, ville, région/état, code postal, email et toute autre info. Avoir une colonne par donnée est important pour positionner l'info sur les étiquettes lors du publipostage. Chaque ligne correspond à un contact ou jeu de données. Sauvegardez le classeur Excel et quittez. Ouvrez Microsoft Word pour le publipostage et l'impression.

Formater les étiquettes dans Word

Allez dans l'onglet Publipostage du nouveau document Word et sélectionnez Démarrer le publipostage. Choisissez Étiquettes et cliquez Options d'étiquettes. C'est là que vous formatez le document pour les étiquettes Avery 5160.

Choisissez imprimante à alimentation continue ou à feuilles selon votre modèle. Sous les options d'imprimante, les options d'étiquettes. Sélectionnez le menu déroulant pour voir les fournisseurs et choisissez Avery.

Une autre liste génère tous les styles Avery. Cliquez le modèle 5160 et OK. Le document Word dimensionne les étiquettes aux espacements et design exacts.

Maintenant, cliquez Fichier > Options > Avancées pour connecter Excel à Word. Cochez Confirmer la conversion du format de fichier et OK. Retournez dans Publipostage et cliquez Sélectionner les destinataires pour localiser votre fichier Excel. Sélectionnez-le pour fusionner les infos avec Word.

Formatez l'apparence de vos données sur les étiquettes dans les paramètres de Publipostage. Utilisez le style <<prénom>> pour disposer l'information. Cela correspond aux colonnes créées dans Excel. Configurez comme vous voulez.

Une étiquette d'adresse typique contient nom, adresse rue, ville, région/état, code postal. Vous pouvez ajouter un nom d'entreprise ou tout champ personnalisé tant qu'il existe dans une colonne Excel. Formatez chaque en-tête de colonne exactement comme vous voulez qu'il apparaisse : espacement entre mots, ligne d'existence.

Ajustez aussi les paramètres de police ici. La police par défaut mappée depuis Excel va bien, mais un style personnalisé est facile. Faites un aperçu avant impression après fusion pour vérifier que la police et la taille tiennent sur l'étiquette.

Publipostage des étiquettes et impression

Maintenant les étiquettes Avery sont formatées et l'info connectée. Cliquez Faire correspondre les champs sous Publipostage et assurez-vous que les en-têtes de colonnes Excel correspondent au formatage <<prénom>> utilisé. Si tout correspond, continuez. Sinon, ajustez avec les menus déroulants jusqu'à correspondance de tous les champs. Cela mappe les colonnes Excel aux étiquettes.

Cliquez Terminer et fusionner sous l'onglet Publipostage. Cliquez Imprimer pour envoyer au périphérique. Placez les étiquettes Avery dans le bac avant d'imprimer.

Faites aussi un aperçu avant impression pour vérifier alignement, espacement et détecter erreurs. Étiquettes et encre coûtent cher, la vérification évite de réimprimer.

Raccourci via Microsoft Outlook

Une alternative existe au publipostage Excel-Word. L'option Outlook est spécifique aux listes de contacts, mais offre une méthode facile pour charger des contacts d'Excel dans le gestionnaire de contacts Outlook.

Si vous échangez des emails avec qui que ce soit sur la liste, cette fonction est particulièrement utile. Entrez dans Outlook, choisissez Ajouter des contacts > Depuis un fichier. Excel ou CSV standard donnent le même résultat. Sélectionnez le fichier et importez tout dans le gestionnaire Outlook.

Maintenant, un publipostage dans Word est plus court. Sélectionnez tous les contacts désirés avec Maj+Ctrl pour en surligner plusieurs.

Allez dans l'onglet Accueil d'Outlook et choisissez Publipostage > Contacts sélectionnés uniquement. Choisissez les champs de contact pour les étiquettes ou Tous les champs de contact pour tout transférer. Choisissez Nouveau document et le type : Étiquettes de publipostage.

Cela ouvre un document Word avec toutes les infos mappées et prêtes. Il faut encore sélectionner le style d'étiquette Avery dans Word, mais le processus est le même que ci-dessus.

Si vous êtes prudent, allez dans la section Écrire et insérer les champs dans Word pour vérifier le mappage. Vous pouvez aussi faire un aperçu avant impression pour tout vérifier. Sinon, vous êtes prêt à imprimer rapidement via le publipostage Outlook.