Comment puis-je demander à afficher un calendrier dans Outlook ?

La plate-forme logicielle Microsoft Outlook est le plus souvent considérée comme un outil de gestion de messagerie. Cela étant dit, la fonctionnalité complète de cette application s'étend bien au-delà de l'envoi d'e-mails dans une variété de puissantes ressources de productivité, y compris la gestion du calendrier, les outils de journalisation, la navigation Web et plus encore. L'une des façons les plus courantes d'intégrer Outlook dans les espaces de travail professionnels consiste à partager le calendrier. Si vous essayez de demander l'accès aux calendriers dans Outlook, vous pouvez le faire en quelques étapes simples.

Astuce

Le partage de calendriers peut être un outil d'organisation puissant et très efficace pour les entreprises. Vous pouvez demander à afficher le calendrier d'une autre personne dans Outlook en quelques étapes simples.

Les bases des fonctionnalités de calendrier de Microsoft Outlook

Les outils de calendrier inclus dans Microsoft Outlook agissent bien plus qu'un simple service de rappel. En fait, ce calendrier particulier permet aux utilisateurs de créer et de partager des horaires de groupe, d'organiser des réunions et des événements, de créer des rendez-vous et de chevaucher des calendriers pour différents utilisateurs, entre autres fonctions. En particulier dans les situations où le temps libre est une denrée précieuse, Microsoft Outlook a réussi à rationaliser et à optimiser la gestion des horaires.

Après avoir créé votre compte Outlook, vous devriez immédiatement accéder à toutes les fonctionnalités de calendrier incluses dans le logiciel. Si vous utilisez Outlook dans le cadre d'une équipe interne sur votre lieu de travail, il est fort probable que votre administrateur système ait déjà préconfiguré votre compte Outlook pour une intégration transparente avec vos collègues.

Outlook offre également la possibilité unique d'envoyer un calendrier à n'importe qui, y compris aux utilisateurs non Outlook, par courrier électronique. Grâce à un système d'autorisations flexible, ces calendriers peuvent être modifiés pour n'afficher qu'un ensemble spécifique de données prédéterminées par le propriétaire du calendrier. Pour ouvrir le calendrier, cependant, le destinataire devra avoir accès à l'application Outlook.

Demander l'autorisation d'afficher le calendrier dans Outlook 2016 et au-delà

Si vous êtes prêt à demander des autorisations d'affichage pour un calendrier, votre première étape doit être de vous connecter à votre compte Outlook et d'accéder à l'onglet Calendrier. Cliquez sur cet onglet pour ouvrir la fenêtre du calendrier. Votre prochaine étape devrait être de cliquer sur l'icône Partager le calendrier située dans la barre d'outils supérieure de l'application. Cliquer sur cette icône devrait révéler une liste de personnes avec lesquelles vous pouvez envoyer et recevoir des informations de calendrier.

Recherchez la personne dont vous souhaitez afficher le calendrier, sélectionnez son nom, puis cochez la case à côté de l'option "Demander l'autorisation de consulter le calendrier du destinataire". Dans le menu Détails suivant, vous pouvez personnaliser les paramètres d'autorisations avant de cliquer sur Envoyer pour transmettre votre demande à l'utilisateur.

Dès réception de votre demande de partage de son calendrier, l'utilisateur en question a la possibilité de cliquer sur Autoriser ou Refuser. S'ils cliquent sur le bouton Autoriser, vous devriez avoir un accès instantané à leur calendrier.

Dépannage des problèmes pouvant survenir

Si vous ne parvenez toujours pas à accéder à l'autre calendrier après ces étapes, vous devrez peut-être consulter un professionnel de l'informatique. La demande d'accès au calendrier pour Office 365 et d'autres progiciels connexes ne doit pas être difficile, mais cela peut devenir quelque peu déroutant si des problèmes technologiques fondamentaux doivent d'abord être résolus. Dans cet esprit, communiquez clairement avec tout personnel de soutien que vous pourriez avoir sur votre lieu de travail afin de vous assurer que vous pouvez recevoir l'aide dont vous avez besoin en temps opportun.