Comment enregistrer un contrat de location de véhicule dans QuickBooks

L'enregistrement d'un contrat de location de véhicule dans QuickBooks comprend la comptabilisation de la responsabilité totale engagée dans le cadre du contrat de location et l'enregistrement des paiements mensuels et des frais d'intérêts. Etablissez vos comptes, enregistrez une écriture au journal général et vos mensualités. Si votre entreprise possède déjà un véhicule, vous disposez peut-être déjà d'un compte d'immobilisation "Véhicules". Il est également probable que vous ayez déjà un compte de dépenses « Intérêts ». Vérifiez le "Plan comptable" de ces comptes avant d'en créer de nouveaux. Vous devrez ajouter un compte de passif pour le bail.

Configurer des comptes

Étape 1

Ouvrez QuickBooks et maintenez la touche "Ctrl" enfoncée et appuyez sur "A" pour ouvrir la fenêtre "Plan comptable". Maintenez la touche "Ctrl" enfoncée et appuyez sur "N" pour ouvrir la fenêtre de dialogue "Ajouter un nouveau compte".

Étape 2

Sélectionnez le bouton approprié pour configurer le compte que vous souhaitez dans la fenêtre "Ajouter un nouveau compte :choisissez le type de compte". Les types de comptes dont vous aurez besoin pour enregistrer un bail sont « Dépenses » (intérêts), « Immobilisations » (véhicule) et « Passif » (location). Pour sélectionner un compte de passif, sélectionnez le bouton radio "Autres types de comptes" et cliquez sur la flèche. Sélectionnez "Long Term Liability" si le bail est supérieur à un an. Sélectionnez "Autre passif actuel" si le bail est d'un an ou moins. Les instructions qui suivent sont les mêmes quel que soit le type de compte que vous choisissez.

Étape 3

Cliquez sur le bouton "Continuer" pour accéder à la fenêtre "Ajouter un nouveau compte". Entrez un « Nom de compte », une « Description », un « Numéro de compte ». et "Mise en correspondance des lignes fiscales". Une façon courante de nommer le compte de passif est « Location – Véhicules (type de véhicule) ». Nommez le compte selon vos propres préférences ou les normes de votre "plan comptable".

Étape 4

Cliquez sur le bouton "Saisir le solde d'ouverture" dans la fenêtre "Ajouter un compte" pour ouvrir la boîte de dialogue "Saisir le solde d'ouverture". Entrez un solde d'ouverture si le compte avait un solde ouvert avant la date de début de votre QuickBooks. Si ce n'est pas le cas, entrez le solde de départ dans "Entrée du journal général". Cliquez sur le bouton "OK" pour enregistrer les paramètres et revenir à la fenêtre "Ajouter un nouveau compte". Cliquez sur le bouton "Enregistrer et fermer" pour enregistrer le compte et revenir au plan comptable.

Entrée de journal général

Étape 1

Cliquez sur "Société" dans le menu du haut et sélectionnez "Effectuer des écritures au journal général" pour ouvrir la fenêtre "Effectuer des écritures au journal général".

Étape 2

Saisissez le compte d'immobilisations « Véhicules » dans la colonne « Compte » de la fenêtre « Effectuer des écritures au journal général ». Entrez le montant total du bail, excluant les intérêts dans la colonne "Débit" sur la même ligne. Descendez à la ligne suivante.

Étape 3

Saisissez le compte de passif « Location » dans la colonne « Compte » de la fenêtre « Effectuer des écritures au journal général ». Entrez le montant total du crédit-bail, hors intérêts dans la colonne "Crédit" sur la même ligne.

Étape 4

Cliquez sur le bouton "Enregistrer et fermer" dans la fenêtre "Effectuer des écritures au journal général" pour enregistrer la transaction et fermer la fenêtre "Effectuer des écritures au journal général".

Enregistrer un paiement mensuel ou trimestriel

Étape 1

Cliquez sur "Vendor" dans le menu du haut et sélectionnez "Enter Bills" pour ouvrir la fenêtre "Enter Bills".

Étape 2

Entrez le nom de la société de crédit-bail sur la ligne "Vendeur". Cliquez sur la touche "Tab". Si le curseur se déplace sur le champ "Date", sautez l'étape suivante. Si la boîte de dialogue "Vendor Not Found" s'affiche, cela signifie que le fournisseur ne figure pas dans votre liste de fournisseurs. Passez à l'étape suivante.

Étape 3

Cliquez sur le bouton "Configurer" dans la boîte de dialogue "Vendeur introuvable" pour ouvrir la boîte de dialogue "Nouveau fournisseur". Remplissez les informations de contact du fournisseur, cliquez sur le bouton "OK" pour enregistrer les informations et revenir à la fenêtre "Saisir les factures". Cliquez sur la touche "Tabulation" pour passer au champ "Date".

Étape 4

Saisissez les champs « Date », « N° de réf. », « Montant dû », « Conditions », « Facture due » et « Mémo ». Tabulation entre les champs.

Étape 5

Cliquez sur l'onglet « Dépenses » dans la fenêtre « Saisir les factures ». Saisissez le compte de passif « Location » dans la colonne « Compte ». Entrez le montant du paiement qui va vers le solde du bail dans la colonne "Montant". Passez à la ligne suivante.

Étape 6

Entrez le compte de dépenses « Intérêts » dans la colonne « Compte » de l'onglet « Dépenses » dans la fenêtre « Saisir les factures ». Entrez le montant des intérêts dans la colonne "Montant". L'intérêt et le principe sont indiqués séparément sur votre facture. Si ce n'est pas le cas, demandez à votre comptable comment saisir la transaction. Cliquez sur "Enregistrer et fermer" pour enregistrer la transaction.

Astuce

Si vous ne savez pas comment configurer ou nommer les comptes, parlez-en à votre comptable.