Comment enregistrer une location de véhicule dans QuickBooks

Enregistrer une location de véhicule dans QuickBooks implique de comptabiliser le passif total de la location et d'enregistrer les paiements mensuels et frais d'intérêt. Configurez vos comptes, enregistrez une écriture de journal général et vos paiements mensuels. Si votre entreprise possède déjà un véhicule, vous avez peut-être déjà un compte d'actif immobilisé « Véhicules ». Il est aussi probable que vous ayez déjà un compte de charges « Intérêts ». Vérifiez le « Plan comptable » pour ces comptes avant d'en créer de nouveaux. Vous devrez ajouter un compte de passif pour la location.

Configurer les comptes

Étape 1

Ouvrez QuickBooks et maintenez « Ctrl » enfoncé puis appuyez sur « A » pour ouvrir la fenêtre « Plan comptable ». Maintenez « Ctrl » et appuyez sur « N » pour ouvrir la fenêtre « Ajouter un nouveau compte ».

Étape 2

Sélectionnez le bouton approprié pour configurer le compte souhaité dans la fenêtre « Ajouter un nouveau compte : Choisir le type de compte ». Les types nécessaires pour enregistrer une location sont « Charge » (intérêts), « Actif immobilisé » (véhicule) et « Passif » (location). Pour un compte de passif, sélectionnez le bouton radio « Autres types de comptes » et cliquez sur la flèche. Sélectionnez « Passif à long terme » si la location dépasse un an. Sélectionnez « Autre passif à court terme » si la location est d'un an ou moins. Les instructions suivantes sont identiques quel que soit le type choisi.

Étape 3

Cliquez sur « Continuer » pour aller à la fenêtre « Ajouter un nouveau compte ». Entrez un « Nom de compte », « Description », « N° de compte » et « Correspondance ligne fiscale ». Une façon courante de nommer le compte de passif est « Location – Véhicules (type de véhicule) ». Nommez selon vos préférences ou normes de votre « Plan comptable ».

Étape 4

Cliquez sur « Saisir le solde initial » dans la fenêtre « Ajouter un compte » pour ouvrir la boîte « Saisir le solde initial ». Entrez un solde initial si le compte en avait un avant votre date de début QuickBooks. Sinon, entrez le solde de départ dans l' « Écriture de journal général ». Cliquez « OK » pour sauvegarder et revenir à « Ajouter un nouveau compte ». Cliquez « Enregistrer et fermer » pour sauvegarder le compte et revenir au Plan comptable.

Écriture de journal général

Étape 1

Cliquez sur « Entreprise » dans le menu du haut et sélectionnez « Faire des écritures de journal » pour ouvrir la fenêtre correspondante.

Étape 2

Entrez le compte d'actif immobilisé « Véhicules » dans la colonne « Compte ». Entrez le montant total de la location, hors intérêts, dans la colonne « Débit » sur la même ligne. Passez à la ligne suivante.

Étape 3

Entrez le compte de passif « Location » dans la colonne « Compte ». Entrez le montant total de la location, hors intérêts, dans la colonne « Crédit » sur la même ligne.

Étape 4

Cliquez sur « Enregistrer et fermer » pour sauvegarder l'opération et fermer la fenêtre.

Enregistrer le paiement mensuel ou trimestriel

Étape 1

Cliquez sur « Fournisseur » dans le menu du haut et sélectionnez « Saisir factures » pour ouvrir la fenêtre correspondante.

Étape 2

Entrez le nom de la société de location sur la ligne « Fournisseur ». Appuyez sur « Tab ». Si le curseur passe au champ « Date », passez à l'étape suivante. Si la boîte « Fournisseur non trouvé » apparaît, le fournisseur n'est pas dans votre liste. Allez à l'étape suivante.

Étape 3

Cliquez sur « Configurer » dans la boîte « Fournisseur non trouvé » pour ouvrir « Nouveau fournisseur ». Remplissez les coordonnées, cliquez « OK » pour sauvegarder et revenir à « Saisir factures ». Appuyez sur « Tab » pour aller au champ « Date ».

Étape 4

Entrez la « Date » de facture, « N° réf. », « Montant dû », « Conditions », « Échéance » et « Mémo ». Utilisez Tab entre champs.

Étape 5

Cliquez sur l'onglet « Charges » dans « Saisir factures ». Entrez le compte de passif « Location » dans la colonne « Compte ». Entrez la partie du paiement allant au solde de la location dans la colonne « Montant ». Passez à la ligne suivante.

Étape 6

Entrez le compte de charges « Intérêts » dans la colonne « Compte » sur l'onglet « Charges ». Entrez le montant des intérêts dans « Montant ». Intérêts et principal sont listés séparément sur votre facture. Sinon, demandez à votre comptable comment saisir l'opération. Cliquez « Enregistrer et fermer » pour enregistrer.

Astuce

Si vous n'êtes pas sûr de comment configurer ou nommer les comptes, parlez à votre comptable.