Comment créer des totaux et des sous-totaux dans Microsoft Access

Microsoft Access dispose de nombreux outils intégrés pour personnaliser vos rapports et augmenter leur convivialité. Au lieu d'ajouter manuellement des valeurs dans votre rapport, Access calcule les totaux et les sous-totaux des groupes. Les valeurs seront automatiquement mises à jour chaque fois que vous ajouterez, supprimerez ou modifierez des enregistrements pour votre rapport. Vous n'aurez pas besoin de passer du temps à organiser, trier ou recalculer vos champs. Après avoir configuré vos totaux et sous-totaux, il vous suffit d'imprimer le rapport et de présenter vos informations.

Étape 1

Ouvrez votre rapport en « Mode Création » en cliquant avec le bouton droit sur le titre dans le « Volet de navigation » et en sélectionnant « Mode Création ». Ce mode vous permet d'apporter des modifications au contenu, à la structure et à l'apparence de votre rapport. Cliquez sur le bouton "Regrouper et trier" de l'onglet "Conception" du ruban en haut de la page pour modifier l'organisation de votre rapport.

Étape 2

Cliquez sur "Ajouter un groupe" pour regrouper vos enregistrements par certains champs. Sélectionnez le champ qui déterminera votre sous-total dans la liste déroulante à côté de "Grouper sur". Cliquez sur le bouton "Plus" pour sélectionner des options supplémentaires.

Étape 3

Cliquez sur "sans totaux" et cochez les cases qui déterminent l'emplacement de vos sous-totaux. Sélectionnez "Afficher le total général" pour créer une expression de totaux pour l'ensemble du rapport. Sélectionnez "Afficher le sous-total dans l'en-tête de groupe" ou "Afficher le sous-total dans le pied de groupe" pour placer l'expression de sous-total sur votre rapport.

Étape 4

Cliquez sur la liste déroulante "Total sur" pour sélectionner le champ qui contient les chiffres de votre total. Sous "Type", indiquez si vous souhaitez compter le nombre d'enregistrements ou les valeurs de ce champ. Enregistrez votre rapport et passez à "Affichage du rapport" à partir de l'onglet "Affichage" du ruban pour examiner les modifications.

Astuce

Vous pouvez trier vos sous-groupes en sélectionnant "Ajouter un tri" sous l'en-tête du groupe dans les options "Grouper et trier".