Redirection Outlook contre. Transférer

Dans certaines circonstances, par exemple lorsque vous n'êtes pas au bureau mais que vous devez consulter votre messagerie ou lorsque vous jonglez avec plusieurs comptes de messagerie, Microsoft Outlook utilise un ensemble de commandes appelées règles pour transférer ou rediriger automatiquement les messages entrants. Le transfert et la redirection de courrier peuvent également être appliqués à des messages uniques sans créer de règle.

Règles

Outlook utilise des commandes de programme, appelées règles ou filtres, pour faciliter la gestion des e-mails, organiser les messages et rester concentré sur la tâche. L'assistant Règles et alertes intégré permet aux utilisateurs de spécifier les conditions dans lesquelles Outlook exécutera automatiquement une ou plusieurs actions ou tâches. Les règles courantes incluent le déplacement des messages d'une personne particulière dans un dossier désigné, le marquage des messages d'un certain expéditeur pour le suivi et l'envoi d'une alerte mobile à la réception d'un e-mail contenant certains mots. Parmi les règles créées par l'utilisateur figurent des commandes permettant de transférer et de rediriger automatiquement les messages entrants.

Transfert

Lorsqu'un e-mail est transféré, un "FW :" apparaît au début de la ligne d'objet et, par défaut, le corps de l'e-mail contient le message d'origine et les détails de l'historique du message. Le message d'origine reste dans votre boîte de réception ou dans son dossier désigné. Créez une règle pour transférer automatiquement les messages depuis ou vers un compte particulier si certaines informations sont régulièrement partagées avec des collègues ou d'autres parties et que vous souhaitez faire savoir que vous faites partie de l'historique des messages. Par exemple, un assistant chargé de coordonner les déjeuners hebdomadaires peut définir une règle pour transférer automatiquement les e-mails du traiteur de l'entreprise contenant le mot "facture" au service comptable.

Redirection

Un message est souvent redirigé lorsqu'il est reçu par erreur. La principale différence entre le transfert et la redirection est que, bien que le transfert apporte automatiquement des modifications à votre e-mail et inclut des détails sur l'historique des messages, la redirection envoie discrètement l'e-mail à la partie prévue dans son état d'origine, ce qui donne l'impression qu'il a été reçu directement de l'expéditeur d'origine. Il s'agit d'une fonctionnalité utile si la partie visée n'a pas besoin de savoir que vous avez reçu l'e-mail. Pour vos archives, la redirection laisse également une copie du message dans votre boîte de réception ou dans le dossier désigné. Définissez une règle pour rediriger automatiquement les e-mails si vous avez régulièrement besoin de rediriger des messages vers d'autres parties. Par exemple, un diplômé universitaire, qui reçoit toujours des messages envoyés sur le compte de messagerie de son école, peut définir une règle pour rediriger automatiquement le courrier vers une nouvelle adresse e-mail.

Considérations

Parfois, les expéditeurs utilisent la gestion des droits relatifs à l'information, une option Microsoft qui accorde des autorisations aux messages électroniques, empêchant les destinataires de transférer, rediriger ou partager le message d'une autre manière. Dans ces cas, il est recommandé d'informer l'expéditeur que vous n'êtes pas le destinataire prévu, au cas où vous auriez reçu l'e-mail par erreur. L'expéditeur peut supprimer ou modifier les autorisations, ou il peut renvoyer le message lui-même. De plus, pour ceux qui transfèrent un message, en particulier si l'e-mail contient des données sensibles, le réacheminement du courrier vers une adresse en dehors du réseau de votre entreprise peut enfreindre les politiques internes et les lois sur la confidentialité.