Utilisations du courrier électronique en entreprise

Le courrier électronique est l'un des outils de communication d'entreprise les plus répandus ces dernières années. Les utilisations du courrier électronique dans les affaires comprennent la communication avec les collègues et les clients, la planification de réunions, l'envoi de notifications automatisées et le partage de newsletters avec les clients anciens et nouveaux. L'un des avantages du courrier électronique dans la communication d'entreprise est qu'il est si omniprésent que tout le monde suppose que toute personne ayant accès à Internet peut envoyer et recevoir du courrier électronique. Les e-mails ont également été utilisés par certains escrocs et pirates informatiques ces dernières années, il est donc important d'être vigilant face aux messages frauduleux.

Usages du courrier électronique dans les bureaux

L'un des rôles majeurs du courrier électronique dans la communication d'entreprise consiste à connecter les personnes au sein d'une même entreprise ou organisation. Les e-mails sont très fréquemment utilisés pour poser des questions aux collègues sans avoir à les déranger par un coup de fil ou une tape sur l'épaule. Ils sont utilisés pour envoyer des annonces et des procès-verbaux de réunion, pour distribuer des formulaires importants et pour mener des enquêtes sur le lieu de travail.

De nombreux bureaux ont diverses listes de diffusion internes auxquels les gens peuvent envoyer des messages afin de les amener à une unité particulière de l'entreprise, qu'il s'agisse de tous ceux qui travaillent dans les ressources humaines qui pourraient avoir besoin de voir une mise à jour de la politique de vacances ou de tous ceux qui travaillent à un étage particulier qui devraient savoir que c'est l'anniversaire d'un collègue. Le courrier électronique est également fréquemment utilisé avec les outils de calendrier intégrés de fournisseurs tels que Microsoft et Google pour planifier des réunions et d'autres événements.

Envoyer les pièces jointes par e-mail sont couramment utilisés pour partager des fichiers, qu'il s'agisse de documents Microsoft Word ou d'échantillons de supports publicitaires tels que des logos ou des jingles.

Les gens consultent de plus en plus les e-mails de l'entreprise sur des appareils personnels tels que les smartphones , ce qui leur permet de rester en contact avec leurs collègues en dehors du bureau. Cela peut être à la fois positif et négatif :les gens peuvent plus facilement travailler à domicile ou s'enregistrer rapidement pendant un trajet du matin, mais ils peuvent également avoir moins de véritables heures creuses lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

Étiquette des e-mails en milieu de travail

Le rôle vital du courrier électronique dans la communication d'entreprise fait qu'il n'est pas surprenant que des règles d'étiquette formelles et informelles aient évolué autour du courrier électronique.

Les gens essaient généralement d'adresser leurs e-mails avec un certain degré de professionnalisme , en vous assurant d'avoir un objet clair et concis qui rend les e-mails faciles à repérer dans la boîte de réception et en accordant au moins une certaine attention à la grammaire, à l'orthographe et aux majuscules . La plupart des gens essaient d'éviter de faire des commentaires déplacés dans les e-mails de l'entreprise, y compris des blagues de goût douteux, des références à la politique et à la religion ou des attaques contre leurs employeurs.

Certaines personnes essaient également de paraître joyeuses dans les e-mails de l'entreprise, car il est difficile de déterminer le ton en regardant uniquement un message écrit. Cela peut être fait avec l'utilisation de points d'exclamation ou d'emoji, bien qu'en faire trop puisse sembler peu professionnel. Généralement, vous souhaiterez suivre l'exemple des autres membres de votre organisation lorsqu'il s'agit de rédiger des e-mails destinés à des collègues ou à des clients.

De nombreuses organisations ont leurs propres politiques concernant les e-mails, telles que l'exigence qu'un format de signature particulier soit ajouté à chaque e-mail sortant. Certains lieux de travail ont des politiques sur le moment où, le cas échéant, le courrier électronique de l'entreprise peut être utilisé à des fins personnelles. Beaucoup ont également des politiques sur le moment où les e-mails doivent être conservés ou supprimés pour des raisons de sécurité.

Messages électroniques automatisés

Recevoir des e-mails automatisés d'organisations avec lesquelles vous faites affaire est devenu monnaie courante. Les points de vente en ligne envoient des notifications de ventes, des confirmations d'achat et des mises à jour sur les horaires d'expédition. Les journaux et autres médias envoient des e-mails automatisés avec les titres et les mises à jour des articles .

Il existe une variété d'entreprises qui peuvent envoyer des e-mails automatisés aux entreprises, y compris des e-mails marketing et ceux déclenchés par un achat, parfois appelés e-mails transactionnels. . Certaines lois régissent le moment où les entreprises peuvent stocker les adresses e-mail des personnes, quand elles sont tenues de permettre aux personnes de se désinscrire des e-mails et quand elles peuvent envoyer des messages marketing. Assurez-vous de respecter les règles de votre juridiction et, potentiellement, dans les endroits où les personnes auxquelles vous envoyez des e-mails travaillent ou résident.

Certains fournisseurs de messagerie commerciaux peuvent vous aider à gérer les désinscriptions, les listes d'abonnement et d'autres informations. Faites le tour pour trouver celui qui répond à vos besoins à un prix que vous aimez.

Le monde des newsletters par e-mail

Envoyez des bulletins par e-mail sont devenus de plus en plus populaires ces dernières années. Certaines entreprises les utilisent pour contacter les clients et les informer des ventes, des nouveaux produits ou des services existants. Par exemple, une entreprise de nettoyage de piscines peut envoyer une newsletter rappelant ses services à l'approche de l'été, ou un studio de podcast peut envoyer des newsletters par e-mail annonçant une nouvelle série ou la nouvelle saison d'une émission existante.

Dans d'autres cas, la newsletter elle-même est le produit . Certaines organisations médiatiques et d'autres groupes ont eu du succès avec des newsletters payantes qui contiennent des informations qui ne sont disponibles nulle part ailleurs. Certains d'entre eux sont créés avec des plateformes spécialisées ou via des outils de financement participatif tels que Patreon.

Comme pour les autres e-mails commerciaux, si vous envoyez une newsletter par e-mail, vous devez vous assurer d'avoir le consentement explicite des personnes à qui vous envoyez des messages et qu'elles disposent d'un moyen simple de se désabonner . Vous pouvez inviter les gens à s'inscrire à une newsletter lorsqu'ils visitent votre site ou lorsqu'ils effectuent une transaction, par exemple. Naturellement, si vous proposez une newsletter payante, vous devez vous assurer que les utilisateurs disposent d'un moyen simple d'annuler leur abonnement et de ne plus être facturés.

Risques de fraude par e-mail

Fraude par e-mail, souvent appelée hameçonnage , s'est généralisé ces dernières années. Les escrocs envoient des e-mails à des personnes se faisant passer pour des institutions de confiance ou même des collègues individuels, cherchant à inciter les destinataires à envoyer de l'argent ou à fournir des informations précieuses telles que des noms d'utilisateur et des mots de passe. Dans certains cas, ces e-mails sont envoyés en masse à un grand nombre de destinataires, mais dans d'autres cas, ils ciblent spécifiquement des destinataires particuliers.

Les logiciels malveillants sont également parfois distribués par e-mail, généralement via des pièces jointes ou des liens vers des sites louches inclus dans les e-mails. Dans certains cas, si le fichier suspect est ouvert, il infecte l'ordinateur du destinataire et utilise son logiciel de messagerie pour envoyer d'autres copies de lui-même aux contacts du destinataire d'origine.

Pour éviter d'être victime d'escroqueries par e-mail, regardez attentivement les adresses d'où proviennent les messages et assurez-vous qu'ils correspondent bien aux personnes ou aux institutions dont ils prétendent appartenir. Vérifiez que tous les liens contenus dans les e-mails pointent vers les sites vers lesquels ils prétendent être liés. Si vous recevez un e-mail inattendu avec une pièce jointe, vérifiez qu'il provient bien de la personne dont il prétend provenir, même si vous devez appeler ou envoyer un message à cette personne pour confirmer son identité.

De nombreuses entreprises ont des logiciels antivirus pour analyser les e-mails entrants et sortants à la recherche de logiciels malveillants, mais il est toujours bon d'être vigilant pour éviter les escroqueries.

Alternatives au courrier électronique

Dans certains bureaux, le courrier électronique est de plus en plus remplacé par un logiciel de messagerie instantanée , comme Microsoft Teams ou Slack. Les entreprises utilisent également des outils de messagerie et des logiciels de réseaux sociaux pour parler aux clients, souvent par le biais de boîtes de discussion automatisées ou de liens placés sur les sites Web des entreprises.

Ces plates-formes en temps réel peuvent souvent être plus rapides et plus pratiques que l'utilisation du courrier électronique. Beaucoup facilitent également le partage de fichiers ou même la configuration de sessions de conférence audio et vidéo, ce qui ne peut pas être fait directement par e-mail.

Néanmoins, il est peu probable que ces plates-formes remplacent entièrement les e-mails de sitôt.