Utilisations de l'e-mail en entreprise
L'e-mail est l'un des outils de communication d'entreprise les plus omniprésents ces dernières années. Les utilisations de l'e-mail en entreprise incluent la communication avec les collègues et les clients, la planification de réunions, l'envoi de notifications automatisées et le partage de newsletters avec les clients actuels et potentiels. L'un des avantages de l'e-mail dans la communication d'entreprise est qu'il est si omniprésent que tout le monde suppose que quiconque a accès à Internet peut envoyer et recevoir des e-mails. L'e-mail a également été utilisé par certains escrocs et pirates ces dernières années, il est donc important d'être vigilant face aux messages frauduleux.
Utilisations de l'e-mail au bureau
Un rôle majeur de l'e-mail dans la communication d'entreprise est de connecter les personnes au sein de la même entreprise ou organisation. Les e-mails sont très fréquemment utilisés pour poser des questions aux collègues sans avoir à les déranger par un appel téléphonique ou une tape sur l'épaule. Ils servent à envoyer des convocations et comptes rendus de réunions, à distribuer des formulaires importants et à mener des enquêtes sur le lieu de travail.
De nombreux bureaux ont diverses listes de diffusion internes auxquelles les gens peuvent envoyer des messages pour les transmettre à une unité particulière de l'entreprise, que ce soit tous les employés des ressources humaines qui doivent voir une mise à jour de la politique de congés ou tous ceux travaillant à un étage particulier qui doivent savoir qu'un collègue fête son anniversaire. L'e-mail est également fréquemment utilisé avec des outils de calendrier intégrés de fournisseurs comme Microsoft et Google pour planifier des réunions et d'autres événements.
Les pièces jointes d'e-mail sont couramment utilisées pour partager des fichiers, des documents Microsoft Word aux échantillons de matériel publicitaire comme des logos ou des jingles.
Les gens consultent de plus en plus les e-mails professionnels sur des appareils personnels comme les smartphones, ce qui leur permet de rester en contact avec leurs collègues en dehors du bureau. Cela peut être à la fois positif et négatif : les gens peuvent plus facilement travailler depuis chez eux ou vérifier rapidement pendant leur trajet matinal, mais ils peuvent aussi avoir moins de véritables heures de repos en dehors du bureau.
Étiquette de l'e-mail au travail
Le rôle vital de l'e-mail dans la communication d'entreprise rend peu surprenant l'évolution de règles formelles et informelles d'étiquette autour de l'e-mail.
Les gens essaient généralement d'adresser les e-mails avec un certain degré de professionnalisme, en s'assurant d'avoir une ligne d'objet claire et concise qui rend les e-mails faciles à repérer dans la boîte de réception et en accordant au moins une certaine attention à la grammaire, l'orthographe et la capitalisation. La plupart essaient d'éviter tout commentaire déplacé dans les e-mails professionnels, y compris les blagues de mauvais goût, les références à la politique et à la religion ou toute pique contre leurs employeurs.
Certains essaient aussi de paraître aimables dans les e-mails professionnels, car il est difficile de déterminer le ton en regardant uniquement un message écrit. Cela peut se faire avec des points d'exclamation ou des emojis, bien qu'en abuser puisse sembler non professionnel. En général, vous voudrez suivre l'exemple des autres dans votre organisation pour la rédaction d'e-mails aux collègues ou clients.
De nombreuses organisations ont leurs propres politiques concernant l'e-mail, comme l'exigence d'un format de signature particulier ajouté à chaque e-mail sortant. Certains lieux de travail ont des politiques sur quand, le cas échéant, l'e-mail professionnel peut être utilisé à des fins personnelles. Beaucoup ont aussi des politiques sur quand les e-mails doivent être conservés ou supprimés pour des raisons de sécurité.
Messages e-mail automatisés
La réception de messages e-mail automatisés d'organisations avec lesquelles vous faites affaire est devenue courante. Les sites de vente en ligne envoient des notifications de ventes, confirmations d'achat et mises à jour sur les délais de livraison. Les journaux et autres organisations médiatiques envoient des e-mails automatisés avec des titres et mises à jour d'articles.
Il existe une variété d'entreprises qui peuvent envoyer des e-mails automatisés pour les entreprises, incluant les e-mails marketing et ceux déclenchés par un achat, parfois appelés e-mails transactionnels. Certaines lois régissent quand les entreprises peuvent stocker des adresses e-mail, quand elles doivent permettre aux gens de se désabonner et quand elles peuvent envoyer des messages marketing. Assurez-vous de respecter les règles dans votre juridiction et, potentiellement, dans les lieux où les personnes que vous contactez travaillent ou résident.
Certains fournisseurs d'e-mail commerciaux peuvent vous aider à gérer les désabonnements, listes d'abonnement et autres informations. Comparez pour trouver celui qui répond à vos besoins à un prix qui vous convient.
Le monde des newsletters par e-mail
Les newsletters par e-mail sont devenues de plus en plus populaires ces dernières années. Certaines entreprises les utilisent pour contacter les clients et les informer sur les ventes, nouveaux produits ou services existants. Par exemple, une entreprise de nettoyage de piscines pourrait envoyer une newsletter rappelant ses services à l'approche de l'été, ou un studio de podcast pourrait annoncer une nouvelle série ou saison.
Dans d'autres cas, la newsletter elle-même est le produit. Certaines organisations médiatiques et autres groupes ont réussi avec des newsletters payantes contenant des informations non disponibles ailleurs. Certaines sont créées avec des plateformes spécialisées ou via des outils de financement participatif comme Patreon.
Comme pour les autres e-mails commerciaux, si vous envoyez une newsletter par e-mail, assurez-vous d'avoir le consentement explicite des destinataires et qu'ils ont un moyen facile de se désabonner. Vous pourriez inviter les gens à s'inscrire lorsqu'ils visitent votre site ou effectuent une transaction. Naturellement, si vous proposez une newsletter payante, vous devrez vous assurer que les gens ont un moyen facile d'annuler leur abonnement et de cesser d'être facturés.
Risques de fraude par e-mail
La fraude par e-mail, souvent appelée hameçonnage (phishing), est devenue répandue ces dernières années. Les escrocs envoient des e-mails en se faisant passer pour des institutions de confiance ou même des collègues individuels, cherchant à tromper les destinataires pour qu'ils envoient de l'argent ou fournissent des informations précieuses comme noms d'utilisateur et mots de passe. Dans certains cas, ces e-mails sont envoyés en masse à d'énormes nombres de destinataires, mais dans d'autres, ils sont spécifiquement ciblés vers des destinataires particuliers.
Les logiciels malveillants sont aussi parfois distribués par e-mail, généralement via des pièces jointes ou des liens vers des sites douteux inclus dans les messages. Dans certains cas, si le fichier suspect est ouvert, il infectera l'ordinateur du destinataire et utilisera son logiciel de messagerie pour envoyer d'autres copies de lui-même aux contacts du destinataire d'origine.
Pour éviter d'être victime d'arnaques par e-mail, examinez attentivement les adresses d'expédition et assurez-vous qu'elles correspondent réellement aux personnes ou institutions qu'elles prétendent être. Vérifiez que les liens dans les e-mails mènent bien aux sites qu'ils prétendent lier. Si vous recevez un e-mail inattendu avec une pièce jointe, vérifiez qu'il vient réellement de la personne qu'il prétend être, même si vous devez appeler ou contacter cette personne par un autre moyen pour confirmer son identité.
De nombreuses entreprises ont des logiciels antivirus pour analyser les e-mails entrants et sortants à la recherche de logiciels malveillants, mais il est toujours bon d'être vigilant pour éviter les arnaques.
Alternatives à l'e-mail
Dans certains bureaux, l'e-mail est de plus en plus remplacé par des logiciels de messagerie instantanée, comme Microsoft Teams ou Slack. Les entreprises utilisent également des outils de messagerie et des logiciels de réseautage social pour parler aux clients, souvent via des boîtes de discussion automatisées ou des liens placés sur les sites web de l'entreprise.
Ces plateformes en temps réel peuvent souvent être plus rapides et plus pratiques que l'e-mail. Beaucoup facilitent aussi le partage de fichiers ou même la configuration de sessions de conférence vocale et vidéo, ce qui ne peut pas être fait directement par e-mail.
Pourtant, il est peu probable que ces plateformes remplacent complètement l'e-mail de sitôt.