Comment créer une feuille de frais kilométriques dans Excel

Si vous voyagez fréquemment pour votre travail, même juste en ville, les dépenses que vous engagez peuvent s'accumuler rapidement. De nombreuses entreprises remboursent ces dépenses à leurs employés et même si elles ne le font pas, vous pourrez peut-être les déduire de vos impôts. Un moyen simple de suivre votre kilométrage et d'autres frais liés au voyage consiste à utiliser une feuille de calcul Excel. Inutile de recommencer à zéro, car Excel 2013 fournit des modèles riches en fonctionnalités que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement.

Étape 1

Démarrez Excel et sélectionnez l'onglet "Fichier". Cliquez sur "Nouveau", tapez "kilométrage" dans le champ de recherche et appuyez sur "Entrée". Cliquez sur un modèle pour le prévisualiser et cliquez sur "Créer" pour ouvrir un nouveau classeur avec le modèle que vous souhaitez utiliser. Par exemple, l'élégant "Rapport de frais de voyage" comprend un journal de kilométrage ainsi que des colonnes pour d'autres dépenses ; le modèle "Gas Mileage Log with Chart" ajoute un graphique linéaire qui affiche votre MPG ; et le "Rapport de frais de voyage avec journal de kilométrage" est un tableau simplifié avec des fonctions intégrées pour calculer les dépenses.

Étape 2

Entrez les détails du voyage. La plupart des modèles de dépenses kilométriques fournissent plusieurs colonnes dans lesquelles vous pouvez répertorier des informations utiles, telles que la date, les lieux de destination et de départ, le but du voyage et d'autres détails.

Étape 3

Entrez les lectures de l'odomètre depuis le début et la fin de votre voyage. La plupart des modèles fournissent une colonne pour chacun de ces chiffres, calculant votre kilométrage pour chaque voyage en fonction de la différence entre les valeurs des deux colonnes. De plus, les modèles calculent le nombre total de miles pour la feuille de calcul au bas de la colonne de kilométrage.

Étape 4

Ajouter des champs. Par exemple, si vous souhaitez suivre d'autres frais de déplacement, tels que les repas, les dépenses automobiles et l'hébergement, vous pouvez insérer de nouvelles colonnes. Faites un clic droit sur la colonne à côté de laquelle vous souhaitez insérer une nouvelle colonne et sélectionnez "Insérer". Excel insère une nouvelle colonne à gauche. Ajoutez un titre descriptif dans la première cellule de la colonne.

Étape 5

Modifier l'apparence de la feuille de calcul. Sélectionnez l'onglet "Mise en page" et choisissez une couleur ou un thème de police différent pour modifier les couleurs et les polices dans la feuille de calcul. Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau pour activer l'onglet Conception sous Outils de tableau et sélectionnez un style de tableau différent ou modifiez les options de style de tableau, telles que l'ajout ou la suppression de lignes ou de colonnes à bandes.

Étape 6

Calculez les remboursements de kilométrage si le modèle ne le fait pas. Entrez le taux de kilométrage dans une cellule inutilisée sur la feuille de calcul. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher le montant de votre remboursement et cliquez dans la barre de formule. Entrez la formule "=(cellule contenant le kilométrage)_(cellule contenant le taux)" pour calculer le total. Par exemple, si votre total de miles est en E4 et que votre tarif est en K4, la saisie de "=E4_K4" fournit le produit du total de miles par le tarif.

Étape 7

Calculez les autres dépenses, si vous le souhaitez. Si vous avez ajouté une colonne pour d'autres dépenses, sélectionnez la dernière cellule de cette colonne et cliquez sur « Somme automatique » dans le groupe Édition de l'onglet Accueil. Excel calcule automatiquement les nombres dans la colonne. De plus, vous pouvez trouver le total de vos remboursements kilométriques et autres dépenses. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher le total et saisissez "=SOMME(première cellule, deuxième cellule)" pour calculer votre total.