Comment créer une feuille de frais kilométriques dans Excel

Si vous voyagez fréquemment pour votre travail — même simplement en ville — les dépenses que vous engagez peuvent s'accumuler rapidement. De nombreuses entreprises remboursent les employés pour ces dépenses et même si elles ne le font pas, vous pourrez peut-être les déduire de vos impôts. Un moyen facile de suivre votre kilométrage et vos autres coûts liés aux déplacements est d'utiliser une feuille de calcul Excel. Pas besoin de partir de zéro, car Excel 2013 fournit des modèles riches en fonctionnalités que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement.

Étape 1

Démarrez Excel et sélectionnez l'onglet « Fichier ». Cliquez sur « Nouveau », tapez « kilométrage » dans la zone de recherche et appuyez sur « Entrée ». Cliquez sur un modèle pour l'apercevoir et cliquez sur « Créer » pour ouvrir un nouveau classeur avec le modèle que vous souhaitez utiliser. Par exemple, le stylé « Rapport de frais de déplacement » inclut un journal de kilométrage ainsi que des colonnes pour d'autres dépenses ; le modèle « Journal de consommation avec graphique » ajoute un graphique linéaire affichant votre consommation ; et le « Rapport de frais de déplacement avec journal de kilométrage » est un tableau épuré avec des fonctions intégrées pour calculer les dépenses.

Étape 2

Entrez les détails du voyage. La plupart des modèles de frais kilométriques fournissent plusieurs colonnes dans lesquelles vous pouvez lister des informations utiles, telles que la date, les lieux vers et depuis lesquels vous avez voyagé, le but du voyage et d'autres détails.

Étape 3

Entrez les relevés du compteur kilométrique au début et à la fin de votre voyage. La plupart des modèles fournissent une colonne pour chacun de ces nombres, calculant votre kilométrage pour chaque voyage en fonction de la différence entre les deux valeurs de colonne. De plus, les modèles calculent le total des kilomètres pour la feuille de calcul en bas de la colonne kilométrage.

Étape 4

Ajoutez des champs. Par exemple, si vous voulez suivre d'autres coûts de déplacement, tels que les repas, les dépenses automobiles et l'hébergement, vous pouvez insérer de nouvelles colonnes. Faites un clic droit sur la colonne à côté de laquelle vous voulez insérer une nouvelle colonne et sélectionnez « Insérer ». Excel insère une nouvelle colonne à gauche. Ajoutez un en-tête descriptif dans la première cellule de la colonne.

Étape 5

Modifiez l'apparence de la feuille de calcul. Sélectionnez l'onglet « Mise en page » et choisissez un thème de couleur ou de police différent pour changer les couleurs et les polices dans la feuille de calcul. Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau pour activer l'onglet Design sous Outils de tableau et sélectionnez un style de tableau différent ou modifiez les options de style de tableau, comme l'ajout ou la suppression de lignes ou colonnes alternées.

Étape 6

Calculez les remboursements kilométriques si le modèle ne le fait pas. Entrez le taux kilométrique dans une cellule inutilisée de la feuille de calcul. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez afficher votre montant de remboursement et cliquez à l'intérieur de la barre de formule. Entrez la formule « =(cellule contenant le kilométrage)_(cellule contenant le taux) » pour calculer le total. Par exemple, si votre total de kilomètres est en E4 et votre taux en K4, entrer « =E4*K4 » fournit le produit du total des kilomètres fois le taux.

Étape 7

Calculez d'autres dépenses, si désiré. Si vous avez ajouté une colonne pour d'autres dépenses, sélectionnez la dernière cellule dans cette colonne et cliquez sur « Somme auto » dans le groupe Édition de l'onglet Accueil. Excel calcule automatiquement les nombres dans la colonne. De plus, vous pouvez trouver le total de votre remboursement kilométrique et d'autres dépenses. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez afficher le total et entrez « =SOMME(première cellule,deuxième cellule) » pour calculer votre total.