Guide pour obtenir un contrat de maintenance HVAC : pour les débutants

Moi ? Trouver un prestataire de services HVAC ?

Si vous travaillez dans une petite structure, vous portez probablement plusieurs casquettes. Même si vous avez été embauché pour un poste précis, on vous demande périodiquement d'assumer une responsabilité hors de votre zone de confort. Quand vous ne connaissez rien à la tâche ni par où commencer, c'est déstabilisant.

Si on vous a demandé d'obtenir un devis pour un contrat de service HVAC, et que vous ne distingueriez pas une batterie de condenseur d'un filtre HEPA, lisez la suite pour savoir comment démarrer et quoi attendre des meilleurs prestataires.

Qui contacter pour un devis ?

Cela peut sembler la partie la plus difficile. Commencer est toujours le plus dur, n'est-ce pas ? En réalité, c'est assez simple. Réfléchissez aux points suivants et vous saurez qui appeler :

Quels camions voyez-vous régulièrement dans votre quartier ?

Un prestataire présent dans votre secteur peut intervenir plus vite. Il connaît la logistique locale et est probablement assez important pour offrir des tarifs compétitifs. Si vous ne vous souvenez pas des noms, faites une recherche internet pour "service HVAC à NYC". La liste des entreprises qui apparaît contient probablement les noms sur les camions que vous croisez chaque jour.

Qui vos voisins ou collègues de NYC recommandent-ils ?

Obtenir des recommandations, surtout d'une entreprise avec des installations similaires aux vôtres, vous donne l'assurance que le fournisseur a une réputation de service de qualité.

Avant d'appeler les fournisseurs, rassemblez quelques informations de base sur vos équipements et vos besoins, pour pouvoir répondre à leurs questions :

• Combien d'équipements HVAC avez-vous ?
• Quels sont leurs âges approximatifs ?
• Y a-t-il des problèmes connus ou rencontrez-vous des soucis de chauffage/climatisation ?
• Quel type de contrat recherchez-vous ? Voulez-vous inclure pièces et/ou main-d'œuvre ?

C'est normal si vous n'avez pas toutes les réponses, surtout pour la dernière question. Les représentants des fournisseurs doivent vous éduquer tout au long du processus pour que vous compreniez exactement ce que le contrat offre.

L'étude de site

Une fois quelques prospects identifiés, appelez chaque fournisseur pour planifier une visite d'étude de vos équipements. Répondez au mieux à leurs questions, et observez leur façon de vous parler. Utilisent-ils du jargon technique ou expliquent-ils clairement ?

Quand vous appelez Arista, nous envoyons un conseiller en contrats de service, technicien qualifié formé pour recueillir toutes les données sur vos équipements et leur historique. Il établira un inventaire détaillé de chaque équipement sur votre site : marque, modèle, numéros de série. Votre conseiller notera aussi l'état des équipements, signalant tout dommage apparent ou problème existant. Dans certains cas, vous voudrez régler certains problèmes à l'avance ou exclure certains éléments du contrat. Avec ces informations, nous pouvons élaborer un plan personnalisé selon les besoins uniques de votre organisation.

La proposition

Sous une semaine environ, vous devriez recevoir une proposition complète de chaque fournisseur. Précisez comment vous souhaitez la recevoir : version papier ou email ? Beaucoup de fournisseurs acceptent aussi de venir vous rencontrer pour passer en revue les détails et répondre à vos questions.

Souvent, le langage et le format du contrat donnent un premier indice important sur le fournisseur. Les choses sont-elles énoncées clairement et simplement, ou se cachent-elles derrière un langage compliqué difficile à interpréter ? Les contrats sont-ils rédigés et présentés professionnellement, ou semblent-ils bâclés et incomplets ?

Si le contrat ne le prévoit pas, demandez à chaque fournisseur comment il peut vous aider à démarrer, et même à transitionner depuis un ancien fournisseur après la signature. Par exemple, Arista envoie une lettre de bienvenue avec les informations sur qui contacter pour tous vos besoins en tant que nouveau client.

Comparer les offres de chaque fournisseur est souvent la partie la plus difficile. Certains proposent différents types de contrats couvrant des choses différentes, vous comparez des pommes et des oranges. Certaines entreprises offrent des contrats pluriannuels, ce qui est pratique pour verrouiller un prix plus longtemps, mais rend la comparaison plus ardue.

Si vous avez besoin d'aide pour comprendre les tenants et aboutissants des termes des contrats de service et décider ce qui est le mieux pour votre entreprise, téléchargez gratuitement notre guide sur les contrats de maintenance préventive HVAC : comment trouver le bon pour votre infrastructure.