Un guide pour obtenir un contrat de maintenance CVC pour les débutants

Qui moi ? Trouver un fournisseur de services CVC ?

Si vous travaillez pour une petite entreprise, il y a de fortes chances que vous portiez de nombreux chapeaux différents. Même si vous avez été embauché pour faire un travail spécifique, on vous demandera probablement périodiquement d'assumer une responsabilité qui sort de votre zone de confort. Lorsque vous ne savez rien de la tâche en question ou même par où commencer, cela peut être pour le moins accablant.

Si on vous a demandé d'obtenir un devis pour un contrat de service CVC et que vous ne connaissez pas un serpentin de condenseur d'un filtre HEPA, lisez la suite pour savoir comment démarrer et à quoi s'attendre des meilleurs fournisseurs de services.

Qui appeler pour un devis ?

Cela peut sembler être la partie la plus difficile. Commencer n'est-il pas toujours la partie la plus difficile ? Mais c'est en fait assez facile. Réfléchissez aux points suivants et vous saurez qui appeler :

Quels camions voyez-vous tout le temps dans votre quartier ?

Un fournisseur qui est présent dans votre région peut vous joindre plus rapidement. Ils connaissent la logistique de la région. Et ils sont probablement assez grands pour offrir des prix compétitifs. Si vous ne vous souvenez pas des noms, essayez une recherche sur Internet pour le service CVC à New York. Lorsque vous voyez la liste des entreprises qui apparaissent, vous reconnaîtrez probablement les noms sur les camions que vous voyez tous les jours.

Qui vos voisins ou collègues à New York recommandent-ils ?

Obtenir des recommandations, en particulier d'une entreprise disposant d'installations similaires aux vôtres, peut vous donner l'assurance que le fournisseur a la réputation d'offrir un excellent service.

Avant de commencer à appeler les fournisseurs, rassemblez quelques informations de base sur votre équipement et vos besoins, afin de pouvoir répondre à leurs questions :

• Combien d'équipements CVC possédez-vous ?
• Quel est leur âge approximatif ?
• Existe-t-il des problèmes connus ou rencontrez-vous des problèmes avec votre système de climatisation et/ou de chauffage ?
• Quel type de contrat recherchez-vous ? Souhaitez-vous inclure les pièces et/ou la main-d'œuvre ?

Ce n'est pas grave si vous n'avez pas toutes les réponses, en particulier pour la dernière question. Les représentants du fournisseur doivent vous informer tout au long du processus afin que vous compreniez exactement ce que propose le contrat.

L'enquête

Une fois que vous avez identifié quelques prospects, appelez chaque fournisseur pour planifier un rendez-vous afin qu'il vienne faire une étude de votre équipement. Répondez à leurs questions du mieux que vous pouvez et remarquez comment ils vous parlent. Parlent-ils dans un jargon technique ou expliquent-ils les choses d'une manière que vous pouvez comprendre ?

Lorsque vous appelez Arista, nous envoyons un conseiller en contrat de service, qui est un technicien qualifié formé pour recueillir toutes les données sur votre équipement et son historique. Il fera un inventaire détaillé de chaque pièce d'équipement sur votre site, y compris la marque, le modèle et les numéros de série. Votre conseiller de service notera également l'état de l'équipement, signalant tout dommage évident ou problème existant. Dans certains cas, vous souhaiterez régler certains problèmes à l'avance ou exclure certains éléments de l'accord. Grâce à ces informations, nous pouvons élaborer un plan personnalisé en fonction des besoins uniques de votre organisation.

La proposition

Dans une semaine environ, vous devriez avoir une proposition complète de chaque fournisseur. Assurez-vous d'informer chaque fournisseur de la manière dont vous souhaitez recevoir votre proposition :souhaitez-vous une copie papier ou un e-mail ? De plus, de nombreux fournisseurs sont heureux de venir vous rencontrer pour passer en revue les détails et répondre à vos questions.

Souvent, la langue et le format d'un contrat fourniront un premier indice important si un fournisseur vous convient. Expriment-ils les choses aussi clairement et simplement que possible, ou se cachent-ils derrière un langage compliqué et difficile à interpréter ? Les contrats sont-ils rédigés et présentés de manière professionnelle, ou semblent-ils bâclés et incomplets ?

S'il n'est pas fourni avec le contrat, demandez à chaque fournisseur comment il peut vous aider à démarrer, et même à passer d'un fournisseur précédent, après avoir signé un accord. Par exemple, Arista envoie une lettre de bienvenue qui vous fournit des informations sur la personne à contacter pour tous vos besoins en tant que nouveau client.

La comparaison des offres de chaque fournisseur peut être la partie la plus difficile du processus. Certains peuvent proposer différents types de contrats qui couvrent différentes choses, vous essayez donc de comparer des pommes à des oranges. Certaines entreprises peuvent proposer un accord pluriannuel, ce qui est bien pour vous car vous pouvez bloquer un prix pour une plus longue période, mais encore une fois, il est plus difficile de comparer les offres.

Si vous avez besoin d'aide pour comprendre les tenants et les aboutissants des conditions d'un contrat de service et pour décider de ce qui convient le mieux à votre entreprise, procurez-vous un exemplaire gratuit de notre guide utile Contrats de maintenance préventive CVC :comment trouver celui qui convient à votre infrastructure.