Contrats de service CVC : maîtriser le temps, la qualité et le coût

Contrats de service CVC et le triangle de gestion de projet

Si vous avez du mal à comparer des options très différentes lors de l'évaluation de contrats de service CVC, il peut être utile d'utiliser le triangle de gestion de projet comme guide.

Connaissez-vous le triangle de gestion de projet ? C'est un modèle qui décrit la relation entre trois contraintes opposées qui impactent le travail : le temps, la qualité et le coût. Cela signifie que vos choix dans un domaine impactent ce que vous obtenez en termes des autres. Par exemple, si vous décidez que vous avez besoin du prix le plus bas pour un contrat de service CVC commercial, ce choix impacte ce que vous obtenez en termes de qualité et/ou de délai.

La règle empirique qu'on entend souvent concernant le temps, la qualité et le coût est que vous pouvez en choisir deux, mais le contractant contrôle le troisième. Quand il s'agit de contrats de service CVC, nous constatons que cette règle se brise : obtenir la meilleure qualité pour le coût le plus bas n'est pas une option réaliste, peu importe combien de temps vous y mettez. Cependant, comprendre la relation entre ces trois contraintes pour les contrats de service CVC est un exercice utile pour concentrer vos priorités et clarifier ce que vous obtenez pour votre argent.

Contrats de service CVC : qu'est-ce qui est le plus important pour vous ?

Nous aimerions tous obtenir le service le plus rapide et le travail de meilleure qualité pour un prix plancher. L'expérience vous a probablement déjà dit que c'est improbable, pour le moins. Un fournisseur qui se soucie de ses clients (comme Arista !) fera certainement tout son possible pour vous donner le meilleur équilibre des trois pour vos contrats de service CVC. Pourtant, il y a des relations opposées entre le temps, le coût et la qualité qui sont inévitables. Voici plus sur comment cela fonctionne.

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Service rapide (TEMPS)

Pour le service CVC, le temps est souvent un facteur critique. La productivité de votre entreprise souffre quand le contrôle climatique ne fonctionne pas comme il devrait, et vous pourriez même perdre des clients. Quand vous magasinez pour des contrats de service CVC, vous cherchez probablement un temps de réponse rapide et une résolution de problème.

Cependant, faire du temps une priorité coûte de l'argent au prestataire de services, ce qui se traduit par des prix plus élevés pour les contrats de service CVC. C'est particulièrement vrai dans un grand environnement urbain congestionné comme New York. Données les embouteillages imprévisibles et les difficultés de stationnement en ville, fournir un temps de réponse rapide et fiable nécessite d'avoir beaucoup de camions et techniciens positionnés à des emplacements stratégiques.

Aussi, ce n'est pas juste arriver à l'heure qui vous importe, n'est-ce pas ? Vous voulez votre problème réglé AU PLUS VITE. Cela signifie que chaque camion doit transporter un inventaire de pièces plus large pour minimiser le besoin de faire une visite de retour pour finir le travail.

Faire du temps la priorité peut aussi impacter la qualité du service. Faire la bonne chose sur chaque travail prend du temps et peut impacter l'horaire ; par exemple, quand un technicien découvre un problème inattendu pendant une visite de maintenance de routine. Il est possible d'obtenir un service de qualité qui est rapide, mais vous devrez choisir un fournisseur avec des ressources suffisantes pour changer les choses rapidement quand nécessaire pour éviter d'impacter votre horaire. Par exemple, Arista a non seulement la plus grande flotte de véhicules de service et techniciens dans la ville, mais nous employons aussi des chauffeurs dédiés pour livrer des pièces et accélérer le service.

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Prix de contrat le plus bas (COÛT)

Bien sûr, vous cherchez à obtenir un prix raisonnable pour vos contrats de service CVC. Cependant, il y aura des compromis dans le temps et la qualité pour aller avec le prix le plus bas possible :

• Obtenir un plan de maintenance CVC au rabais signifie probablement que votre technicien passe moins de temps sur le travail et saute des étapes importantes. Le temps qu'une visite de maintenance préventive prend peut être révélateur. Sont-ils dedans et dehors en 15 minutes ? Si oui, le technicien a probablement donné un coup d'œil rapide à votre unité et changé les filtres. Si c'est plus comme une heure ou deux, votre maintenance incluait d'autres tâches critiques comme le nettoyage des serpentins, l'ajustement des vitesses de ventilateur, la vérification des connexions électriques et le dégagement des drains. Sauter ces étapes coûte moins cher maintenant, mais vous coûtera probablement plus cher à long terme en factures de réparation.
• Un fournisseur au rabais n'a pas les fonds pour investir dans la formation continue des techniciens, ou un inventaire de pièces étendu. Cela signifie que les réparations prennent fréquemment plusieurs visites. Pire encore, des techniciens inexpérimentés ne repèrent pas les pièces défaillantes qui mènent à une défaillance système coûteuse plus tard.
• Il y a différents niveaux de contrats de service couvrant tout, de la maintenance de base aux contrats de service CVC tout compris couvrant pièces et main-d'œuvre pour les réparations. Vous pourriez trouver que plus de couverture répond mieux à vos besoins pour des coûts prévisibles.

Voici un conseil précieux sur le choix du soumissionnaire le plus bas :

« Il est imprudent de payer trop, mais c'est pire de payer trop peu. Quand vous payez trop, vous perdez un peu d'argent — c'est tout. Quand vous payez trop peu, vous perdez parfois tout, parce que la chose que vous avez achetée était incapable de faire la chose pour laquelle elle a été achetée. La loi commune de l'équilibre des affaires interdit de payer peu et d'obtenir beaucoup — ça ne peut pas être fait. Si vous traitez avec le soumissionnaire le plus bas, il est bon d'ajouter quelque chose pour le risque que vous courez, et si vous faites cela, vous aurez assez pour payer quelque chose de mieux. » — John Ruskin

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Meilleur résultat (QUALITÉ)

Quels résultats attendez-vous de votre contrat de service CVC ? Garder l'équipement en marche de façon fiable ? Éviter les pannes qui peuvent perturber l'entreprise ? Gérer les dépenses en évitant les factures de réparation inattendues et coûteuses ? Réduire les dépenses énergétiques ? Prolonger la durée de vie de votre équipement ? Les objectifs de votre fournisseur de services CVC devraient être les mêmes. Atteindre ces objectifs nécessite un service de qualité de la part de professionnels compétents.

Obtenir un service de maintenance et réparation de qualité impacte votre coût, et pas seulement parce que cela prend plus de temps. Il y a aussi les dépenses associées à l'utilisation de pièces, outils et équipements de meilleure qualité, et à l'embauche et la formation de techniciens compétents. Tous ces coûts vous donnent un travail de plus haute qualité qui fournit les résultats dont vous avez besoin.

Il est aussi important de réaliser que le service de qualité est plus que le service sur site que vous recevez avec les contrats de service CVC. La qualité inclut une communication utile sur vos rendez-vous et l'état de votre équipement, et un processus de facturation rationalisé qui vous fait gagner du temps et des maux de tête. La qualité peut même s'étendre à vous aider à atteindre des dépenses de service prévisibles et à planifier les futures dépenses d'équipement capital.

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Si vous avez des questions sur l'optimisation des contrats de service CVC basés sur vos priorités, nous sommes heureux de vous conseiller. Veuillez nous contacter pour une conversation franche.